シフトを作成する担当者のなかには、さまざまな事情で作成が遅くなってしまい、悩んでいる人もいるかもしれません。
シフトの作成が遅れると、従業員は自分の予定を組みづらくなり不満を抱えてしまう可能性があります。
雇う側と従業員の双方が気持ちよく業務に取り組めるよう、シフト作成が遅くなる原因を理解し、改善することが大切です。
この記事では、シフト作成が遅くなることで考えられる影響や遅くなる原因、また、従業員の不満を解決し、効率的にシフトを作成する方法について詳しく解説します。
シフトが出るのが遅いことによる従業員の不満や悩み
シフトの発表が遅れると、多くの従業員にとって大きなストレスになります。
友人との予定を入れづらかったり、かけ持ちのアルバイトや副業のスケジュール調整が難しくなったりするため、結果的に機会損失につながるケースもあります。
また、旅行の計画を立てる際にも、直前までシフトが確定しないと予約がしづらくなり、せっかくの休暇の計画が台無しになってしまうこともあるでしょう。
さらに、アルバイトの場合、シフトの確定が遅れると、収入の見通しが立ちにくくなるという問題も生じます。月ごとの労働時間が把握できないと、生活費の管理が難しくなり、経済的な不安にもつながりかねません。
シフトが出るのが遅いことによる影響
従業員を雇用する側にも、シフトをすぐに出せないさまざまな事情が考えられます。しかし、シフトの確定が遅れると、雇用する側と従業員の双方に悪影響をおよぼします。
ここでは、シフトが出るのが遅くなると、どのようなリスクがあるのかを解説します。
従業員の不満が蓄積する
シフトがなかなか確定しないと、プライベートの予定を入れにくくなったり、ほかの予定を変更せざるを得なくなったりと、従業員は自分の予定を組み立てにくくなります。
その結果、「このアルバイトを続けるべきか？」と考えるようになる人もいるかもしれません。
また、シフト確定の遅れに対する不満がSNSなどに投稿されるケースも考えられます。もし、そのような書き込みが拡散されれば、その職場は「働きにくい」と認識されて社会的信用が低下する恐れもあります。
さらに、こうした悪い評判が広がると、次第に求職者からの人気がなくなり、応募率の低下にもつながりかねません。
労働契約違反の可能性がある
シフトが前日まで確定しないこと自体は、法律上ただちに違反とはなりません。しかし、その状況によっては労働基準法違反となる可能性があります。
例えば、労働契約において「シフトは1週間前までに確定する」などの取り決めがある場合、それを守らず直前までシフトを決めないと労働契約違反になります
また、企業が一方的にシフトを変更し、労働者に不利益を与える場合も問題となります。例えば、事前に通知していたシフトを直前で削る、または急な出勤を命じるといったケースは、労働基準法違反になる可能性があるため注意が必要です。
シフトが出るのが遅くなる原因
シフトの作成が遅くなる原因は、企業によってさまざまです。そのなかでも、特にシフト作成に影響すると考えられる原因を4つ紹介します。当てはまる内容はないか確認してみてください。
シフト作成の管理体制に問題がある
シフト作成の担当者が日々の業務に追われている場合、シフト作成の優先度が下がり、後回しになりがちです。
特に、店舗や会社の管理者がシフト作成のほかに複数のコア業務を抱えている場合、作業時間の確保が難しくなります。その結果、シフトの作成や調整に遅れが生じてしまう可能性があります。
さらに、シフト作成の方法がアナログの場合、作業に多くの時間を要します。手書きで管理していると、変更が発生するたびに修正して作り直さなければならず、確認や調整に手間がかかってしまいます。
デジタルツールを導入していない職場では、こうした作業負担が原因でシフトの調整が遅れることも少なくありません。
シフト希望の提出が遅い
シフト希望の提出が遅れると、シフト確定も遅くなります。管理者は従業員全員の希望を考慮してシフトを組む必要があり、その調整に時間がかかるためです。
もし、提出の締め切りを守らない従業員がいても、その人が提出したシフト希望を無視することはできません。そのため、シフトを組み直すことになり、シフトの確定が遅れてしまいます。
また、職場によっては、シフト希望の提出期限が曖昧になっている場合もあるかもしれません。期限が明確でないと、提出を後回しにする傾向が強くなります。結果、提出がダラダラと続くことになり、なかなかシフトを確定できなくなります。
人手不足や急な欠勤の影響
人手不足も、シフト作成を難しくする要因の一つです。慢性的な人手不足が続いている状況では出勤できる人が限られてしまい、欠勤者が多い場合にシフトの調整が難しくなります。
例えば、学生アルバイトが多い職場では、テスト期間などに欠勤が増える場合があります。そうすると、特定の期間にシフトの変更が頻発し、シフト確定に影響をおよぼします。
また、主婦層が多い職場では、子供の体調不良で急遽休んだり、学校行事で休みの希望が重なったりするケースが多く、シフト調整が困難になることも珍しくありません。
このように、欠勤を考慮しながら限られた人員でシフトを組むには多くの調整が必要となり、作成に時間がかかってしまいます。
シフト希望の調整が難しい
従業員のシフト希望を収集した結果、特定の曜日や時間帯に希望が偏ることもあります。例えば「土日は休みたい」「夜シフトに入りたい」といった希望が多い場合、全員の要望を満たすシフトを作成するのは困難です。
反対に、特定の時間帯や曜日に希望が集まらないケースもあるため、管理者はその穴を埋める調整を行なう必要があります。この場合も、特定の従業員に負担が偏らないよう、バランスのとれたシフトを作成しなければなりません。
人手不足はシフト作成を難しくする要因の一つですが、従業員が多い場合でも要望が増えることでシフト配分の難易度が高まる点も理解しておきましょう。
「シフトが出るのが遅い！」というアルバイトの不満を解決する方法
アルバイトに納得して業務に従事してもらうためにも、シフトは少しでも早く出すことが大切です。ここでは、余裕を持ってシフトを作成するために有効な方法について解説します。
シフト希望の提出期限を徹底する
シフト作成の遅れを防ぐには、アルバイトがシフト希望を提出する期限を事前に決めて、それを厳守するルールを設けるのが効果的です。
確実に期限内にシフト希望を収集できれば、余裕を持ってスムーズにシフト作成を進められるでしょう。例えば、毎月25日までに翌月のシフト希望を提出するルールを徹底すれば、店舗側は26日以降すぐにシフト作成に取りかかれます。
また、シフト希望の提出期限を明示することで、アルバイトも自分のスケジュールを調整しやすくなります。
さらに、提出期限を守る意識を高めるために、提出期限が近づいたらリマインドを行なうのも有効です。
万が一提出を忘れた場合には、シフトの希望が考慮されない可能性があることを事前に伝えておくと、アルバイトも期限を意識するようになります。
固定シフトを増やし調整の手間を減らす
シフト作成の負担を軽減し、確定までの時間を短縮するには、固定シフトを増やすのも一つの方法です。
例えば、毎週同じ曜日・時間帯に勤務できるアルバイトを増やすことが対策として挙げられます。
固定シフトを採用すると、店舗側は毎回ゼロからシフトを組み直す必要がなくなるため、細かな調整にかかる時間の削減が可能です。その結果、シフト作成のスピードが上がり、「シフトが出るのが遅い」という不満を解消しやすくなります。
また、アルバイトにとっても毎回シフト希望を提出する手間が省けると同時に、予定が立てやすくなるというメリットがあります。固定シフトを採り入れることで、店舗とアルバイト双方の利便性が向上するため、導入を検討する価値は十分にあるでしょう。
シフト管理アプリを導入し効率化する
紙やエクセルでシフト管理をしていると、シフト希望の収集や調整に時間がかかり、ミスが発生しやすくなります。効率的に正確なシフト管理をするには、シフト管理アプリの導入が効果的です。
シフト管理アプリを導入することで、以下のようなメリットが考えられます。
| ・アルバイトはアプリ上で簡単にシフト希望を提出できる ・シフト希望が自動で集計されるため、作成者の負担が軽減される ・作成したシフトを即座に共有でき、確認作業がスムーズになる |
また、シフト管理アプリには自動シフト作成機能が備わっているものもあり、そうしたアプリを活用すれば、手作業での調整が不要になります。アプリの導入はシフト作成作業の効率化を進め、作成の遅れを解消する有力な手段となるでしょう。
コミュニケーションアプリを活用する
シフト作成の遅れを防ぐには、アルバイトとのスムーズな連携が欠かせません。そのためには、コミュニケーションアプリを活用するのが効果的です。
例えば、「バイトルトーク」は、店舗とアルバイトの連絡をスムーズにし、双方がストレスなくシフト調整できるよう開発されたコミュニケーションアプリです。
チャット機能を備えているので、アルバイトはシフト希望を伝えやすくなり、調整も簡単です。従業員はチャットを通じて気軽に質問や相談ができるため、課題になっているコミュニケーション不足の解消も期待できるでしょう。
また、店舗側はシフトの進捗状況をアプリ内でリアルタイムに確認できるため、シフト作成の時間も短縮されます。
さらに、シフト希望の提出忘れを防止するのに役立つのが、リマインド機能です。提出期限が近づいたらアプリで通知を送ることで期限内の提出をうながし、スムーズなシフト作成を可能にします。
まとめ：シフト作成を効率化してアルバイトの不満を解消しよう！
シフトが出るのが遅くなると、従業員の不満が蓄積してしまう可能性があり、労働契約違反になるリスクが高まります。
店舗側と従業員の双方の負担を軽減するためにも、シフト作成が遅くなってしまう原因に理解を深め、対策を講じることが大切です。
シフト作成の遅れを改善するには、シフト希望の提出期限を徹底したり、固定シフトを採用したりするほかに、コミュニケーションアプリを活用するのが効果的です。アプリを導入することで、従業員側はシフト希望を伝えやすくなり、店舗側はシフト作成を効率化できます。
ぜひ、「バイトルトーク」の導入など適切な対策を講じて、ストレスのないシフト調整を実現してください。
