【2022】人事を業務委託するメリット・デメリットは？おすすめサービスと選び方

人事業務の外部委託とは、採用活動や勤怠管理、給与計算など、人事が担当する業務プロセスの一部を外部企業に依頼することです。豊富なノウハウを持つ外部企業に業務を依頼し、業務効率化やコスト削減を図ります。

近年は人事業務を外部委託する企業の増加に伴い、委託先の選択肢も拡がりました。今回は、人事業務を依頼できる委託先やメリット、おすすめのサービスについて解説します。

人事業務の外部委託とは

人事業務の外部委託とは、採用活動や給与計算など、人事が担当する業務内容の一部を外部企業に任せることです。専門的なスキルとノウハウを備えた企業に業務を依頼し、労働力不足解消と業務効率化を実現できます。

人事担当者は、採用戦略の立案や人事評価制度の整備、研修の運営など、多くの業務をこなさなければなりません。組織力強化や人材育成に関する業務が多く、非常に重要な役目を担っています。

ですが、一つひとつの業務に向き合う時間を十分に確保できないと、課題があったとしても対策を立てられません。課題が放置された状態が続くと、従業員のモチベーション低下や組織の弱体化につながります。

人事担当者の業務負担を軽減するため、外部委託を利用する企業が増えています。

外部委託できる人事業務

外部委託できる人事関連の業務は、主に次の6つです。一度に複数の業務を依頼することもできます。

外部委託可能な人事業務

・採用活動
・給与計算
・人事評価
・労務管理
・勤怠管理
・社内研修代行

採用活動

採用活動は、人事業務においても工数が多く掛かる業務の一つです。

応募者の情報管理や説明会の開催、面接の日程調整など、さまざまな業務をこなさなければなりません。採用活動に関する業務全般を外部企業に委託すると、人事担当者の業務負担を軽減できます。

また、採用活動に関する豊富なノウハウを持つ企業に業務を委託すると、採用戦略の立案や求人媒体の管理など、専門的な業務も任せられます。選考期間を短縮しつつ、優秀な人材を獲得できる確率が高まる点が、外部企業へ委託するメリットです。

予算との兼ね合いもあるため、委託する業務の範囲を明確にしておきましょう。

給与計算

従業員の給与計算も外部企業に委託できる業務の一つです。

給与計算は毎月発生する作業で、従業員が多いほど工数が増加します。特に、所得税や社会保険料、雇用保険料の算出は法律が絡んでくるため、慎重に作業を進めなければなりません。

煩雑な計算業務を外部委託することで、ミスの削減と業務効率化を図れます。給与明細の作成や振込まで一連の業務を委託できる企業もあります。

人事評価

人事評価も工数が掛かる人事業務の一つです。

評価基準の設定や評価手法の選択、評価シートの作成など、多くの業務をこなさなければなりません。従業員から人事評価に関する不満が相次いでいる場合は、現状把握や新たな評価手法の調査など、改善に向けた取り組みが必要です。しかし、人事評価は給与体系と連動しており、見直しや再整備を行うのは簡単ではありません。

人事評価に関する業務全般を外部の企業へ依頼することで、人事担当者の負担を軽減できます。また、客観的な視点に基づく人事評価によって、評価への納得感や公平性を高められます。

ただし、外部委託を行う場合は、人事評価の代行実績が豊富な企業を選択しましょう。報酬は生活と密接に関連しており、従業員も高い関心を寄せています。そのため、企業への貢献度が正しく評価されていないと感じる従業員が増えると、モチベーションの低下や離職を招くからです。

労務管理

労務管理は、雇用契約書作成や社会保険への加入など、各種手続きを行う業務です。期限までに書類を提出しなければならず、スピードと正確性が高いレベルで求められます。扱う書類の数も多く、手続きに応じて必要な書類を正確に把握しておかなければなりません。

労務管理を外部委託すると、スピーディーかつ正確な手続きの締結が望めます。労務管理は給与計算や勤怠管理との業務関連性が高く、セットで依頼することが一般的でしょう。

勤怠管理

勤怠管理は、労働関連の法律や給与算出と密接に関連している業務です。法律違反や計算ミスが発生しないよう、細心の注意を払わなければなりません。

外部企業への委託によって、労働時間や時間外労働、有給休暇の取得状況など、従業員の勤怠データ集計〜管理までを一任できます。ただし、委託先に丸投げするのではなく、従業員の勤怠データを把握する姿勢が重要です。

厚生労働省は各企業に対し、従業員の労働時間を正確に把握するよう求めています。残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化など、働き方改革関連法への対応も必要です。

従業員の勤怠状況を把握するためにも、委託先と小まめにやり取りを重ねましょう。

社内研修代行

効果的な人材育成を実現するには、質の高い研修が不可欠です。従業員に合った研修プログラムはどのような内容か、調査する時間も必要になります。しかし、人事担当者が他の業務をこなすのに精一杯の場合、手が回らない場合も多いでしょう。

外部企業に委託すれば、研修の企画立案～運営まで一連の業務を依頼できます。良質な研修の受講によって、スキルアップを促せます。

人事業務を外部委託するメリット

人事業務の外部委託によって得られるメリットは、次の4点です。

メリット

・人事担当者の業務負担軽減
・コスト削減
・テレワークへの移行
・コンプライアンス違反の回避

人事担当者の業務負担軽減

人事業務を外部委託するメリットは、人事担当者の業務負担を軽減できる点です。

人事は採用活動や人事評価、人員配置など、様々な業務を担当しています。人的リソースに制限がある企業では、労務管理も兼任している可能性が高いでしょう。

1人の従業員が2つの仕事を兼任しているのは、決して好ましい状況ではありません。限られた時間で多くの仕事をこなさなければならず、ケアレスミスが増えます。また、慢性的な長時間労働を強いられ、ストレスを発散する時間を確保できません。

ストレスが溜まると自律神経のバランスが乱れ、頭痛や吐き気など、複数の症状に悩まされます。工数の掛かる業務を中心に外部委託を行うことで、人事担当者の健康リスクや業務負担を軽減できます。

コスト削減

無駄なコストを削減できる点も、人事業務の外部委託によって得られるメリットの一つです。

人事業務代行をサービスとして提供する企業には、実務経験豊富なスタッフが多数在籍しています。複数の業務を委託できるだけでなく、教育コストも発生しません。

業務量の増減に応じて委託する範囲も決められるため、新たに人を雇用するよりもコストを削減できます。また、人事業務の外部委託によって、人事担当者の労働時間が少なくなり、残業代を削減できます。

テレワークへの移行

オンラインで作業が進められない業務のみを外部委託することで、在宅勤務を導入できます。テレワークは従業員と企業側、双方にとってメリットの多い働き方です。主なメリットは下の表のとおりです。

表：在宅勤務を導入するメリット

従業員側	企業側
・通勤による心身の消耗回避・プライベートな時間の増加・就業時間中の集中力向上・職場の人間関係に伴うストレス削減・育児や介護との両立が可能	・ワークライフバランス改善・職場内クラスターの回避・オフィス賃料や交通費の削減・優秀な人材の流出防止・自社のイメージアップ

必要に応じてオフィスワークを併用すれば、テレワークの課題であるコミュニケーション不足や生産性低下を解消できます。

コンプライアンス違反の回避

勤怠管理や給与計算、労務管理など、法律の知識が求められる業務を委託することで、コンプライアンス違反を回避できます。コンプライアンス違反に対する視線は、年々厳しくなっています。

仮に給与の未払いや違法労働が発覚した場合、社会的信用の低下は避けられないでしょう。ブランドイメージも傷つき、今後の業績や企業経営に多大な悪影響を及ぼします。実績が豊富な企業に依頼することで、コンプライアンス遵守の姿勢を徹底できます。

仮に法改正が起きてもスムーズな対応が望めるため、従業員に負担は掛かりません。

人事業務を外部委託するデメリット

人事業務を外部委託する際は、次の3つのデメリットを念頭に置いておきましょう。

デメリット

・社内にノウハウが蓄積されない
・情報漏洩のリスクが高まる
・コミュニケーションコストが掛かる

社内にノウハウが蓄積されない

人事業務の外部委託によるデメリットは、社内にノウハウが蓄積されない点です。委託先に業務を依頼している限り、担当者のスキルは磨かれません。実務経験が積めず、勤続年数が長くなっても対応できる業務内容は限定されます。

また、委託する業務量が増えるほどコストも高くなります。外部委託を行う前に、業務内容を限定しておくことが重要です。

情報漏洩のリスクが高まる

情報漏洩のリスクが高まる点も、人事業務の外部委託によって生じるデメリットの一つです。特に、勤怠管理や給与計算など、従業員の個人情報を多数扱う業務を依頼した場合は、注意が必要です。

仮に個人情報が流出した場合は、従業員との信頼関係が悪化し、最悪の場合は離職につながります。サイバー攻撃への対策や機密情報をどのように扱っているのかなど、セキュリティ対策を事前に確認しましょう。

コミュニケーションコストが掛かる

委託先との認識のズレを生まないよう、業務を依頼した当初はコミュニケーションコストが多く発生します。コミュニケーションコストが多く掛かると、人事業務を外部委託した意義が薄れ、投資に見合った効果が得られません。

委託先との連携に多くの工数を割かれ、業務効率の低下や人事担当者への負担増大を招くためです。業務を委託する前に、業務プロセスでの課題や自社の要望を共有しておきましょう。

また、進捗管理表の作成や定期的な報告の義務化など、業務の進捗状況をすぐに把握できる体制を確立することも重要です。

人事業務の委託先を決める上でのポイント

委託先を決める上で重要なポイントは次の4点です。

ポイント

・工数が掛かっている業務内容を把握する
・委託する業務の範囲を絞る
・委託する業務領域の実績が豊富かを確認する
・スムーズなコミュニケーションが取れるかを確認する

工数が掛かっている業務内容を把握する

どの内容の業務に多くの工数が掛かっているのか、現状を把握することが重要です。作業時間が多く掛かっている業務を依頼しなければ、人事担当者の業務負担軽減にはつながりません。人事担当者とヒアリングを重ね、外部委託する内容を決めましょう。

委託する業務の範囲を絞る

委託する業務の範囲を絞ることも重要なポイントの一つです。委託する業務の量が多いと業務効率化につながる半面、コストが増加します。外部に業務を委託している限り、ノウハウや実務経験も蓄積されません。予算や内製化の有無を考慮しつつ、委託する業務の範囲を絞ることが重要です。

委託する業務領域の実績が豊富かを確認する

委託先の候補をリストアップする際、自社が依頼を検討している業務内容の作業実績が、豊富かどうかを確認してください。人事業務のすべてを得意としている企業は、ほとんどありません。多くの企業は特定の領域に特化しています。

ミスマッチを避けるためにも、企業のホームページから得意分野や実績の有無を確認しておきましょう。

スムーズなコミュニケーションが取れるかを確認する

窓口となる担当者とスムーズな情報共有や意思疎通が図れるかも重要なポイントです。仮に担当者のコミュニケーション能力やマネジメントスキルが低い場合、認識のズレに伴うトラブルが発生します。

スケジュールの調整ミスや業務の未対応などが発生し、対応に多くのリソースを割かなければなりません。費用に見合った効果が得られないだけでなく、互いに不信感が増します。

認識のズレに伴うトラブルを回避するためにも、スムーズに意思疎通が図れる企業に業務を依頼しましょう。

人事業務代行を依頼できる委託先

人事業務を依頼できる委託先は次の4つです。予算や自社の抱える課題に応じて、選択してください。

BPOサービス提供会社
人材コンサルティング
人材育成会社
フリーランス

BPOサービス提供会社

BPOサービスを専門的なサービスとして提供する会社に、人事業務を外部委託する形です。BPOサービスは総務や人事、経理など、業務プロセスの一部を外部企業に委託できるサービスです。

依頼できる業務はバックオフィス業務が中心ですが、近年はマーケティングや営業代行を手掛ける企業も増えています。BPOサービスを利用するメリットは、コア業務へリソースを集中できる点です。

給与計算や勤怠管理など、毎月発生している業務を委託すれば、人事担当者は別の作業に時間と労力を割けます。BPOサービスを提供する会社には、専門的なスキルやノウハウを持つスタッフが多数在籍しています。

法律への対応や作業の進捗状況を過度に心配する必要はありません。また、業務量の増減に応じて委託する内容を調整できるため、新たに人材を雇用するよりもコストを抑えられます。ただし、依頼する業務量が多いと必然的にコストも増えるため、業務範囲の絞り込みが重要です。

人材コンサルティング会社

人材コンサルティング会社にも、人事業務の外部委託を依頼できます。人材コンサルティング会社は、採用活動や人材育成、人事制度、いずれかの分野に特化している点が特徴です。

該当する分野の業務に課題を抱えている場合、自社の課題を正確に反映したアドバイスを受けられます。課題改善に向けた提案をもらえるため、やるべき行動が明確になります。

また、採用計画の立案や人事評価制度の設計など、工数の掛かる業務を依頼できる点も魅力です。一方、BPOサービスを提供する会社よりも、対応できる業務の幅は限定されます。

多くの業務を効率化したい場合は、BPOサービスを選択した方がメリットを多く得られるでしょう。

人材育成会社

人材育成会社は、主に社内研修代行をサービスとして手掛ける企業です。

職種や等級によって、受講すべき研修内容は異なります。同様に得意とする業界や研修内容も人材育成会社によって異なるため、どのような内容の研修を受けたいかを明確化してください。

受講すべき研修内容が明確になった後、ホームぺージで導入企業数やサービス継続率を確認しましょう。豊富な実績を持つ人材育成会社の利用によって質の高い研修を受講でき、従業員のスキルアップを促せます。

また、研修内容の企画〜運営まで、一連の作業を任せられるため、人事担当者は別の業務にリソースを割けます。

フリーランス

フリーランスとして活動している方に、人事業務を依頼するのも一つの選択肢です。フリーランスで活躍している方は、優れたスキルや豊富な知識を持った方が多く、質の高い仕事ぶりが期待できます。

また、企業に業務を委託する場合や従業員を雇用する場合と比べて、コストを抑えられることが多い点も魅力の一つです。フリーランスの場合は契約書で報酬に関する取り決めを行うことが一般的であるため、追加作業が発生しない限り、合意した金額以上の報酬を支払う必要がありません。従業員と異なり、社会保険料や福利厚生の費用なども支払わずに済みます。

一方で、フリーランスは法人と異なり、稼働時間や労働日数が一定ではありません。どのような仕事ぶりが望めるかも未知数です。

信頼関係が構築するまでは、業務の進捗状況を定期的に確認しなければなりません。また、誤認識に伴うトラブルを防ぐためにも、委託する業務内容の範囲や報酬に関して詰めておく必要があります。

まとめ

人事業務を外部委託するメリットは、人事担当者の業務負担を軽減できることです。

給与計算や勤怠管理、人事評価など、工数の掛かる業務を中心に外部企業へ委託し、労働力不足を解消します。BPOサービス提供会社や人材コンサルティング会社など、自社が抱える課題に応じて委託先を選択してください。

ですが、委託先に業務を任せずに、業務効率化を図りたいと考えている方も多いでしょう。当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」を導入すると、入社手続きに掛かる時間を大幅に削減できます。

雇用契約書や身元保証書、内定承諾書など、従業員からの署名が必要な書類の作成〜締結まで、オンライン上で完結できます。緊急連絡先や給与の振込先など、個人情報はWebフォームから収集するため、書類を用意する必要はありません。

また、従業員もスマートフォンから書類への署名やフォームへの入力を行えるため、スムーズに作業を進められます。人事業務の工数増大にお悩みの方は、当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」の導入をご検討ください。少しでもご興味をお持ちの方は、お気軽にお問い合わせください。