人事制度の目的とは？最新トレンドや設計・作り方・見直し方を解説

人事制度とは、従業員の能力や仕事の成果を正しく評価し、等級や報酬に反映することが目的です。特に、報酬は生活と密接に結びついているため従業員の関心も高いです。企業への貢献度が正当に評価されていないと感じると、モチベーションの低下や離職を招きます。

今回は、人事評価のトレンドや運用を効率化する方法などを交えつつ、人事制度の目的について解説します。

人事制度とは

人事制度とは、従業員の情報管理や人事評価を下す仕組みを指します。

近年、人事評価の内容だけに焦点を絞り、人事制度と称することが一般的な形です。人事制度では従業員の能力や実績、職務内容などに応じて、等級や報酬に関する評価を下します。

仕事で多くの成果を上げた従業員＝企業への貢献度が高いと判断し、多くの給与を支給するのが人事制度の仕組みです。マネジメントスキルやコミュニケーション能力に優れている従業員には、管理職を任せます。

また、個々の能力や適性を最大限発揮できる環境を整備する目的にも、人事制度は活用されます。従業員のスキルや実績、特性を分析し、適性に応じた役割を任せることが狙いです。

能力を発揮しやすい業務体制の確立によって、効果的な人材育成と組織力強化に結び付けます。

人事制度の構成要素

人事制度は、主に次の3つの要素から構成されています。

等級制度

等級制度は、勤続年数や職務遂行能力、役割などを等級別に分類し、従業員の仕事ぶりを評価する制度です。たとえば、一般社員と部長では、業務遂行に求められる能力は異なります。

等級ごとに求められる能力を明確化し、スキルアップや昇進への意欲を高めることが目的です。

評価制度

評価制度とは従業員の能力や実績、目標の達成度など、企業への貢献度を総合的に評価する制度です。人事評価制度における軸とも呼べるでしょう。

評価制度は、等級制度や報酬制度と密接に関連している点が特徴です。従業員の能力や成果に対する評価は、等級や報酬に反映されます。定量的な目標と定性的な目標の達成度合いをバランス良く評価することが重要です。

企業への貢献度が正当に評価されていないと従業員が感じた場合、企業への信頼感や帰属意識は低下します。

報酬制度

報酬制度は評価制度での内容を基に給与や賞与、退職金の支給額など、報酬内容を決める制度です。報酬には外部研修への参加や広報誌での掲載など、非金銭的な報酬も含まれます。

報酬制度は、従業員のモチベーションアップを目的としています。評価制度と連動しているため、事前の制度設計が重要になります。

人事制度手法の最新トレンド

続いては、企業への導入が増えている人事制度の評価手法を5つ紹介しましょう。

ノーレイティング

ノーレイティングは数字や記号を使わずに、従業員の成績を評価する手法です。従業員をランク付けしません。

管理職との定期的な個別面談を実施し、目標の達成状況や評価を確認する形です。フィードバックをもらいつつ、面談の場で目標を設定する形を繰り返すため、評価への納得感が高まります。

また、定期的に部下と上司がコミュニケーションを重ねる場を持つことで、信頼関係も強固になります。一方、管理職への業務負担が増大するため、プレイングマネージャーとして働いている場合は、導入が困難です。

マネジメントスキルやコミュニケーション能力が低い場合は、部下からの信頼を失われます。管理職のスキルと業務量を見ながら、導入ができるかどうかを慎重に判断することが重要です。

ノーレイティングのメリットとデメリット

MBO（目標管理制度）

MBOは、従業員が設定した個人目標に対し、達成度に応じて人事評価を下す手法です。MBOは従業員一人ひとりの貢献度が高くなるほど、組織として掲げる目標達成に近づくとの考えです。企業理念や部署の方針と関連する内容の目標を設定しなければなりません。

管理職は、部下が立てた目標設定の内容を精査し、内容の修正や進捗を見守るのが役割となります。MBOを導入すると組織全体の一体感が高まり、従業員のパフォーマンスが高まります。目標達成に向けた行動を求められるため、従業員のマネジメントスキルが磨かれます。

半面、組織や所属部署と関連した目標以外は立てられません。目標の難易度が適切かどうかを見極めることが難しく、管理職のスキルや経験に大きく左右されます。

MBOのメリットとデメリット

コンピテンシー評価

コンピテンシー評価は、優れた成績を残す従業員の行動特性を分析し、評価基準や評価項目に取り入れる評価手法です。職種別と全社共通の評価項目を個別に設け、理想のロールモデルを作り上げた後、各従業員の実践状況を評価します。

スキルや成果ではなく、行動特性に着目している点がコンピテンシー評価の特徴です。プロセスを重視しているため、人事評価への公平性や納得感が高く、従業員からの不満を抑えられることがメリットです。

また、ロールモデルで設定した行動特性を実践する従業員が増えると、効果的な人材育成や業績拡大が期待できます。半面、ロールモデルの設定や評価項目の抽出など、導入に多くの時間を要します。

また、評価基準を定期的に変更するのが難しく、短期的なサイクルで評価を下すのには向いていません。3ヶ月〜6ヶ月単位で目標達成度を評価する場合は、MBOやOKRなど、他の評価手法との併用が必要です。

コンピテンシー評価のメリットとデメリット

360度評価

360度評価は先輩や上司、他部署の同僚など、さまざまな立場の方が一人の従業員に対し評価を下す手法です。多角的な視点に基づいて評価を下すことで、納得感を高められます。

評価対象者は自身が抱くイメージと現実のギャップを可視化でき、今後の仕事への取り組み方や行動に反映できます。一方、主観的な評価に偏る可能性も高く、客観性の確保が困難です。

また、上司や先輩を評価する場合、今後の関係や人事評価への影響を考え、厳しい評価を避ける可能性も考えられます。今後の仕事に影響を及ぼさないよう、匿名性を必ず確保しましょう。

さらに、勤務態度や仕事へ取り組む姿勢など、360度評価は情意評価に留め、他の評価手法を併用するのも有効な選択肢となります。

360度評価のメリットとデメリット

ピアボーナス

ピアボーナスは仕事ぶりや成果に対し、従業員同士が報酬を贈り合う制度です。感謝や賞賛の気持ちを表現する際、アプリを通じて少額のポイントを贈ります。一定のポイントが貯まると、商品や特典と交換できる仕組みです。

ピアボーナスの導入によって、仕事で挙げた成果や企業への貢献度に対し、従業員同士が認めあう文化が形成されます。社内コミュニケーションが活性化し、チームワークやエンゲージメント向上が期待できます。

一方、ピアボーナスを運用していくには、一定のコストが必要です。初期費用やランニングコストがどの程度かかるか、導入前に慎重な分析が求められます。また、評価の獲得に固執する従業員が出てくる可能性があるため、運用のルール作りが重要になります。

ピアボーナスのメリットとデメリット

人事制度の目的

人事制度の目的は、主に次の4つです。

従業員のモチベーションアップ

人事制度の目的の一つは、従業員のモチベーションアップです。

仕事で挙げた成果が等級や報酬に正しく反映されると、従業員は充実感ややりがいを得られます。従業員が仕事を続ける上での原動力となり、今後も継続的な貢献を見込めるでしょう。

また、従業員が日頃の取り組みを正しく評価されていると実感できると、企業への信頼感や帰属意識も高まります。

個々の適性に応じた人員配置

人事制度を活用すると、従業員一人ひとりのスキルや適性を正確に見極められます。

個々の特性を活かした人員配置によって、従業員がパフォーマンスを最大限発揮できる環境を整備できます。ケアレスミスが減り、業務の正確性とスピードを高いレベルで両立可能です。

また、仕事で能力を発揮できる状態が続くと、従業員が抱える仕事への不安や悩みを軽減でき、メンタルヘルスを保てます。

人材育成

人事制度は、人材育成の面でも有益な効果をもたらします。従業員のスキルや実績、職務経歴を分析し、一人ひとりが能力を発揮しやすいポジションに配置します。

仕事で能力を発揮できると自信が生まれ、積極性やスキルアップへの意欲が高まるでしょう。また、重要なプロジェクトへの参加を従業員へ命じると、コミュニケーション能力や提案力、マネジメントスキルなど、さまざまな能力を磨くことができます。

優秀な人材が社内に増え、生産力向上や組織力強化につなげられます。

企業理念やビジョンの浸透

人事評価の項目に企業理念や将来的なビジョンを入れておくと、企業の方針を従業員に伝えられます。

従業員は日々業務に追われており、目の前の仕事をこなすことを最優先に置いています。企業理念や将来のビジョンを常に意識して行動している従業員は、ほとんどいないでしょう。

人事評価の場で企業が求める行動や期待を発信することで、従業員に組織の一員としての振舞いを求めます。

人事制度における課題

人事担当者が直面している課題は、主に次の5つです。

人事評価に十分な工数を割けない

人事制度における課題の一つは、人事評価に割く時間と手間を十分に確保できないない点です。

人的リソースが限られている企業の場合、人事と労務を1人の担当者が兼任している状態です。2つの仕事を兼任している状況は、好ましい状況ではありません。

限られた時間で多くの業務をこなさないといけず、業務の正確性が低下します。長時間労働が慢性化し、従業員の健康状態が悪化する点もデメリットの一つです。

また、人事評価制度は、評価項目の設定や評価手法の検討など、見直しに工数が多く掛かります。制度内容を見直す時間を確保できなければ、現行の人事評価制度が機能していなくても、再整備に踏み切れません。

結果として課題が放置される状態が続き、人事評価制度が機能不全に陥ります。

現行の人事制度が機能していない

現行の人事制度が十分に機能せず形骸化していることも、多くの企業を悩ませる課題の一つです。

人事評価では、従業員の能力や仕事で挙げた成果、仕事に取り組む姿勢を報酬や等級に正しく反映することが求められます。組織への貢献度が十分反映されていないと従業員が感じると、帰属意識の低下や離職につながります。

また、定量的な目標と定性的な目標の達成状況をバランス良く評価することが重要です。

たとえば、仕事に対する責任感の強さや部署メンバーへの接し方などは、数値に表わせません。客観的な評価は難しいですが、数値化できる内容ばかりを重視していると、チームワークの低下や職場の人間関係が悪化します。成果を出すまでのプロセスや仕事への取り組みを評価する視点を持ちましょう。

多様な働き方への対応が求められる

新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、在宅勤務やサテライトオフィスワークを導入する企業が増えました。従業員にとっては多大なメリットをもたらす働き方ですが、人事制度においてはデメリットの方が目立っています。

オフィスワークと異なり、テレワークは従業員の勤務態度や仕事の姿勢を直接確認できません。Ｗeb会議やチャットツールでコミュニケーションは取れますが、対面よりも情報量は少なくなります。

結果として、数値化できない定性的な目標の評価が難しくなり、売上や利益の達成度など、定量的な目標の達成度を重視する傾向が強くなります。成果主義の色が強くなる形です。

成果主義は年功序列からの脱却が望める一方、協調性や積極性が失われるデメリットもあります。従業員が目先の目標ばかりを追求しないよう、評価基準の明確化や管理職のスキルアップが求められます。

ジョブ型雇用に対応した評価基準が必要になる

従来のメンバーシップ型雇用からジョブ型雇用に移行する場合、ジョブ型雇用に対応した人事評価の整備が必要になります。

ジョブ型雇用は、業務内容や責任の範囲、勤務時間など、労働条件を明確にした上で、従業員と雇用契約を締結します。上記の内容をまとめたジョブディスクリプションを提示し、雇用契約を締結するのが一般的な形です。

ジョブ型雇用は、担当する職務内容で挙げた成果に対して、賃金が支払われるシステムです。残業や人事異動、転勤は基本的にありません。

職務内容のミスマッチや成果を出せなければ、解雇する場合もあります。ですが、多くの日本企業は、解雇が厳しく制限されたメンバーシップ型雇用を採用しています。

人事権や給与の決定方式も異なるため、ジョブ型雇用に対応した評価基準や評価項目を新たに設けなければなりません。人事担当者は通常業務をこなしながら、評価基準や評価項目を見直さなければならず、業務負担や健康リスクが増大します。

評価にバラつきが発生している

管理職の評価スキルや実務経験が乏しいと、評価の客観性や公平性を確保するのが困難になります。評価基準が明確化されていないと主観が入りやすく、人事評価にバラつきが生じます。

管理職との関係や印象が人事評価に大きく反映されると、従業員が抱く不満は大きくなるでしょう。企業への不信感も募り、離職者が増加します。

自社に人事評価に関するノウハウが乏しい場合、客観的な視点を持つ外部企業に業務を依頼するのも一つの選択肢です。実務経験豊富なスタッフが在籍する企業に依頼すると、公平性の高い評価を下すことができます。

人事制度の運用を効率化する方法

人事制度の運用や見直しを効率化する方法は、主に次の3つです。

人事評価システムの導入

人事制度の運用を効率化する方法の一つは、人事評価システムを導入することです。

人事評価システムは、従業員のスキルや職務経歴、性格などを一元管理できるシステムです。評価ワークフロー機能も搭載されており、システム上で人事評価が行えます。

MBOや360度評価、コンピテンシー評価など、多様な評価手法に対応しており、自社に合った人事評価の手法を選択できます。システムによっては人事異動のシミュレーションを行える機能も搭載しており、組織力強化に向けた人員配置を実現可能です。

BPOサービスの利用

BPOサービスは人事や経理、事務作業など、バックオフィス業務全般を外部企業に依頼できるサービスです。近年、マーケティングや営業代行までこなす企業も登場しています。

BPOサービスを利用するメリットは、人事評価制度の運用に割くリソースを確保できる点です。工数が多く掛かっている業務を中心に外部企業へ委託でき、人事担当者の業務負担を軽減できます。

また、業務量の増減に応じてサービスを利用できるため、新たに人材を雇うよりもコストを安く抑えられます。ただし、多くの業務を依頼すると社内にノウハウが蓄積されません。コストも高くなるため、委託する業務の範囲を絞っておくことが重要です。

人材コンサルティング会社の利用

人材コンサルティング会社を活用するメリットは、自社の課題を正確に反映したアドバイスを受けられる点です。

コンサルタントは多くの企業に携わっており、専門的なスキルやノウハウを磨いています。客観的な視点に基づいた上で課題と解決方法の提示が望めるので、やるべき作業が明確になります。

ただし、すべての人材コンサルティング会社が、人事評価制度の見直しや運用を得意としているわけではありません。企業のホームページで実績を確認した後、候補先をリストアップしてください。

まとめ

人事制度の目的は、働きやすい職場環境の整備や従業員のモチベーションを高めるためです。個々の適正に応じた人員配置によって、業務で能力を発揮できるようになり、積極性や自信が身につきます。

所定労働時間での集中力も高まり、ミスの削減と業務効率化の両立が見込めます。また、日頃の仕事ぶりが報酬や等級に反映されると、企業への信頼感も高まり、継続的な貢献を見込めるでしょう。

しかし、人事担当者は多くの業務をこなさないといけず、人事制度に問題があっても、改善に着手する時間を確保できません。当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」を導入すれば、入社手続きに掛かる時間を大幅に短縮できます。

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