HRテックを採用に導入するメリットは？活用したいツールの種類

「最近よく聞くHRテックとは何？」「HRテックにはどのような種類があるのか知りたい」「採用活動にHRテックを活用するとどんなメリットがあるのかわからない」このように考えている人事の担当者もいるのではないでしょうか？

HRテックとは人事の業務を効率化し、パフォーマンスを高めることができるシステムのことです。今回は、HRテックが近年注目されている理由や代表的なHRテックの種類について解説します。

採用活動にHRテックを活用するメリットや導入する際の注意点も紹介します。今回お伝えする内容をもとに、自社に合うHRテックを選んでみてください。

HRテックとは

HRテックとは、「Human Recource（人事）」と「テクノロジー」を掛け合わせたことばです。人事の業務を効率化し、抱える課題を解決に導くシステムやサービス、技術のことを指します。

たとえば、労務勤怠管理システムや人事管理システム、採用管理システムなどがあります。業務を効率化するだけではなく、情報を一元管理し、ビッグデータを活用した人的資源の調査や分析が可能になります。

ビジネスのパフォーマンスを高めることができるのがHRテックです。

HRテックの導入が進んでいる背景

近年急速にHRテックが普及しているのには、主に次の3つの理由があります。それぞれ詳しく解説していきましょう。

働き方の多様化

近年、新型コロナウイルスの影響で急速にテレワークが普及しました。

オフィスで働いていないと、上司や評価者の目が届かず、仕事への取り組みを把握できないという課題があります。そのため、これまで以上に客観的に成果を評価できる仕組みが求められました。

HRテックがあれば、実績ベースでの評価を行うことができるようになることに加え、データが蓄積されていくため、前回との評価結果を見比べて成長した部分を可視化することができます。

また、自社サーバーにシステムを構築するオンプレミス版を使用している企業だと、外部からのアクセスができないため、自宅での業務ができません。働き方の多様化に対応するために、外部からのアクセスが容易なクラウドサービスを活用せざるを得なくなり、HRテックを導入したという企業も多いでしょう。

人材不足

日本は少子高齢化により労働人口の減少傾向にあります。そのため、いかに良い人材を採用できるかが焦点となります。

戦略に基づいた育成計画や人材配置をするためにHRテックを活用する企業が増えています。HRテックを活用すれば、候補者のスキルや経験などが一目で分かるようになるので、データに基づいた人事戦略の立案に役立ちます。

また、人事部門の人が足りておらず、労務と掛け持ちで業務に従事する人が多いことも現状です。

採用業務には応募者の対応や採用した内定者のフォローなど、工数がかかる業務が多い傾向にあります。このようなコア業務に時間をかけるため、定型的な業務はHRテックに任せるという企業もいます。

IT技術の進化

IT技術が進歩したことによりクラウドサービスが急速に広まりました。HRテックには主に次のような3つのIT技術が活用されています。

従来は自社サーバーにシステムを入れるオンプレミス版が一般的でしたが、導入費用や初期の工数をあまりかけずに導入ができるクラウドサービスは中小企業も取り入れやすいことが特徴です。場所や時間を問わず利用できるクラウドサービスは現代の時代の流れとマッチして急速に導入が進んでいます。

また、AIやRPAの進歩により、今まで人がやっていた業務をテクノロジーが代わりに対応できるようになりました。RPA（ロボディクス・プロセス・オートメーション）というロボットが代行してくれる技術により、手作業で行っていた入力作業やリストの精査などを実際にソフトウェアが代行しています。

人事労務の仕事には多くの事務作業が発生します。そのような業務を、RPAをはじめとするIT技術に任せることによって、担当者の業務効率化を図ることができます。

代表的なHRテックの種類

HRテックのアプリケーションにはさまざまな種類があります。日常的に使用する勤怠管理などのシステムから、社員の健康状態や福利厚生を管理するツールなど用途は多岐にわたります。

ここでは代表的なHRテックの種類について解説します。主なHRテックは次の7つです。それぞれ詳しく解説していきます。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、日々勤怠を行う社員の打刻を管理するツールです。勤怠管理は毎日利用しているので、どこの企業も導入しやすいシステムの一つです。

働き方の多様化により、裁量労働制やフレックス制など勤務体系にもさまざまなものがあります。部署によって裁量労働制を採用していたり、フレックス制を採用していたりする企業もあるため、それぞれの部署ごとに管理をするのは大変ですよね。

勤怠管理ツールは、社員ごとに勤怠管理の仕方が異なっていたり勤務体系が複雑になっていたりしても一元的に管理をすることができる仕組みです。後述する給与計算にも情報を連動できるようになっているものがほとんどなので、併せて活用することで業務の効率化を図ることができます。

採用管理システム

採用管理システムは、採用のオペレーションのDXを図り、自動化を可能とするシステムです。応募者の管理システムや転職希望者に対してアプローチするダイレクトリクルーティングツールなどがあります。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは人事評価や人材配置に役立つシステムです。社員数が多くなると人事評価の手間が膨大に増えるだけではなく、社員のスキルが見える化しづらいですよね。

タレントマネジメントシステムで社員のスキルが可視化できると、個人のスキルを最大限活用できる部署への配置転換ができるようになったり、より社員の管理がしやすくなったりします。

給与計算システム

給与計算を行うのが給与計算システムです。勤怠管理システムによって日々の勤怠が記録されている場合、データを自動連携すれば入力の作業を効率化することができます。転記の必要もないのでミスも減らすことにもつながります。

手当や通勤費など根幹となる情報を更新すれば給与計算に自動で反映されるようにもなっているため、そういった側面でも業務の効率化を図ることができます。

健康管理システム

健康管理システムは、社員の健康状態を一元的に管理することができるシステムです。毎年行われる健康診断の結果や面談の様子、産業医の診断などを蓄積しておきます。ストレスチェックなどの結果も入れておくことが可能です。

このような情報を蓄積することにより、事前に社員の異変に気づくことができたり、ストレスによる退職などを防ぐことができたりします。社員が気軽に産業医や保健師に相談できる体制を健康管理システム上で整えておけば、社員も安心しながら働ける環境づくりにもつながるでしょう。

労務管理システム

労務管理システムは、バックオフィス業務を効率化するためのシステムです。たとえば、入社や退社時の手続きを効率化することができます。

入退社時の手続きを効率化したいのであれば、当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」がおすすめです。人事労務コボットは、Web上で完結するクラウドサービスです。

そのため、入職者に対して必要な項目を入力してもらうためのフォーマットを送ったら、スマホ上で必要事項を記入し、必要な画像データなどをアップロードして送信するだけで入職前の手続きを完了させることができます。

電子サインなどの機能も持っているため、雇用契約書などの締結が必要な書類も作成・締結ができますよ。

社内コミュニケーションツール

オンラインでもコミュニケーションを円滑に行うにはチャットツールを活用するのが良いでしょう。コミュニケーションツールには、主に次のものがあります

• Chatwork
• Slack
• Google Meet
• Discord
• Microsoft Teams

掲示板やグループチャットなどが作れたり、スケジュールの共有もできたりするため、社員同士のコミュニケーション活性化のためには必要不可欠のツールです。

採用活動にHRテックを利用する4つのメリット

採用活動にHRテックを利用するメリットには、主に次の4つがあります。それぞれ解説していきましょう。

採用業務を効率化できる

採用業務にHRを導入するメリットの一つ目は、採用業務の効率化です。

採用業務において定型的な事務作業として挙げられるのが、応募者の管理やスケジュール設定です。これらの業務をHRテックでカバーできるようになれば、面接や内定後のフォローなどの人材採用におけるコア業務にリソースを割くことができますよ。

システム内に情報を一元管理できるようになるので、エントリーシートや履歴書、職務経歴書などをわざわざ面接ために印刷する必要もありません。無駄なコスト削減にもつながります。

先入観に囚われない採用につながる

HRテックは先入観に捉われない採用活動を実現できます。AIを活用したシステムを導入すれば、蓄積された膨大なデータを参考に、応募者を振り分けて採用候補者のシミュレーションを行うことができます。

また、採用担当者による思い込みで優秀な人材を逃さないよう、新しい視点で応募者の評価をしてくれるでしょう。HRテックによって多様な人材を確保しやすくなります。

ミスマッチを防止しやすくなる

HRテックは採用のミスマッチを防ぐこともできます。自社で活躍している人の素養やスキルを分析し、応募者と比較することでのちのち採用者が活躍できるかどうかを数値的な目線で評価ができます。

HRテックを活用すれば、自社の環境に適した人材を採用できるようになります。事前にミスマッチを減らすことができれば、早期離職や内定辞退を防ぐことができ、膨大な採用コストを無駄にしなくて済みます。

離職者を抑止しやすくなる

HRテックは離職者の抑止にも貢献してくれます。自社を退職した人のデータを分析することで、退職理由や退職傾向を掴み、事前に流出を予防する試作を打つことができるようになります。

勤務記録や人事評価の内容、従業員満足度のアンケートの結果などを一元管理し、総合的に分析することで離職者を減らしていきましょう。

HRテックを導入する際に確認すべきポイント

最後に、HRテックを導入する際には下記のようなポイントを確認しておきましょう。

テレワークに対応しているか

テレワークは、新しいワークスタイルとして今後も活用されていきます。担当者が自宅でもシステムが利用できるよう、導入する際はテレワークに対応しているかどうかを確認しましょう。

それに伴って、セキュリティ対策がしっかりしているかなども確認しておくと良いでしょう。

通年採用にも対応できるか

将来、人材不足が深刻化してくることが想定されるため、通年を通して採用活動を行っていく可能性が高くなります。

会社説明会やインターン、面接の日程調整などが、従来に比べて複雑になることが考えられます。そのため、複雑になっても適切に管理ができるシステムかどうかをチェックしておきましょう。

ステータス管理機能などがあると、候補者のステータスから状況を把握しやすいでしょう。

人事や労務の定型業務を自動化できるか

人事や労務は、定型的な事務作業が非常に多いです。そういった簡易的な業務はシステムで自動化し、本来のコア業務に充てる時間を捻出することが大切です。

システムを導入する際は、AIやRPAが組み込まれているかを確認し、定型業務を自動化できるかどうかをチェックしましょう。

まとめ

近年HRテックが注目されている理由や、代表的なHRテックの種類について解説しました。

採用活動にHRテックを活用することで、採用業務の効率化やミスマッチ採用の防止をすることができます。システムを導入する際は、人事や労務の定型業務も併せて自動化できる仕組みかどうかを確認することが重要です。

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