DX（デジタルトランスメーション）や働き方改革など、国家政策の一つとしてデジタル化が推進されています。
その中でも、ペーパーレス化は環境面からも行う必要があります。また、2022年1月から適用された電子帳簿保存法改正により、業務内の帳票等の資料を電子ファイル化して保存することが推奨、必須となりました。これらの要因もあり、ますますペーパーレスを行うことが企業に課せられています。
そこで、ペーパーレス化の効果が非常に大きいペーパーレス会議が注目を浴びています。この記事では、ペーパーレス会議とは一体どのようなものなのか、そしてペーパーレス会議のメリットやデメリットを解説し、おすすめのシステムを紹介します。
ペーパーレス会議とは
ペーパーレス会議とは、紙ベースで作成していた会議の資料を電子データ化して、パソコンやタブレットなどで会議資料を見ながら行う会議のことです。その名のとおり、ペーパーレス会議とは紙ベースの資料がない会議のことで、業務の効率化や、印紙代の削減の観点からペーパーレス会議を導入する企業が年々増えています。
ペーパーレス会議は、主にクラウド型のサービスを利用して行われるため、インターネットがつながる環境と、パソコンやスマートフォン、タブレットがあれば簡単に会議が行えるシステムです。このクラウド型のペーパーレス会議は、Web上で会議を行うことが可能であるため、会議の場所を選ばず、遠方でも会議に参加できます。
ペーパーレス会議のメリット
ペーパーレス会議のメリットとは一体どのようなものがあるのでしょうか？ここでは、主な5つのメリットを紹介します。
- 印刷、場所代のコストを削減できる
- 会議場所を選ぶ必要がない
- 会議資料の保管場所が必要ない
- 会議資料の修正や更新が簡単にできる
- セキュリティ面で紙媒体より優れている
印刷、場所代のコストを削減できる
会議を行う場合、会議の内容に合わせた資料を作成し印刷するといった作業が一般的には発生します。しかし、ペーパーレス会議にすることで、資料を人数分印刷するための紙代、インク代、クリップ代そして、会議室のレンタル代等のコストを大幅に抑えることができます。
少人数で行う会議や会議をあまり行わない等でペーパーレス会議の導入をまだ検討している企業でも、会議開催を年間ベースで考えると、会議で使用しているコストは意外とかかっているものです。また、紙を削減することは、環境問題への取り組みにもなります。
会議場所を選ぶ必要がない
会議で使用する資料をペーパーレス化することで、会議資料を配る必要がなくなり、電子化した資料をメール等で送信すれば良くなり、会議は場所を選ぶ必要がなくなります。
遠方にいる客先との会議も会議資料をペーパーレス化するだけで、Web会議を行うことができるため、遠方まで客先に出向く必要がありません。インターネットがつながっているところがあれば、どこでも会議を行うことができます。
会議資料の保管場所が必要ない
紙ベースでの会議の場合は、会議が終わるたびに参考資料としてその資料を保管するための場所の確保を行っておくことが多いでしょう。一方で、ペーパーレス会議では、その会議で使用した資料の物理的な保管場所を確保する必要がありません。
また、紙ベースの保管時は、その資料を探すときに保管場所へ行って探す必要があり、膨大な資料の中から探すのに一苦労です。しかし、ペーパーレス化した資料の場合は、物理的な保管場所が不要で、会社の共有のファイルサーバー上等の環境に保管するだけで良いため、検索機能ですぐに資料を見つけることができるメリットがあります。
会議資料の修正や更新が簡単にできる
紙ベースの会議資料の場合、修正・更新があった際に、再度新しいものに印刷する作業を行う必要があります。この作業は、会議の参加人数が多ければ多いほど、時間と人手のかかる作業になります。
ペーパーレス会議にすれば、会議に使用する資料に修正、変更があった場合でも、電子ファイルの修正・変更部分を編集しファイルを更新すれば良いだけなので大きな手間になりません。また、電子ファイルにすることで修正履歴がわかり、どの部分をいつ誰が修正したのかわかるというメリットもあります。
セキュリティ面で紙媒体より優れている
会議のペーパーレス化は、資料を電子ファイル化することで、セキュリティが高くなります。
紙ベースの資料の場合、資料の紛失や第三者にも簡単に見られてしまう可能性があります。
資料をペーパーレス化することにより、電子化した資料ファイルにパスワードを設定したり、参照権限を付与したりして決められた人にだけ閲覧可能にすれば、セキュリティが強化され、情報漏えい防止に役立ちます。
ペーパーレス会議のデメリット
ペーパーレス会議がもたらすメリットを紹介しましたが、ペーパーレス会議にはどのようなデメリットがあるでしょうか？ここでは、主な3つのデメリットについて解説します。
- 導入コストがかかる
- 環境整備が必要となる
- 慣れるまでに時間がかかる
ペーパーレス会議の導入を考えている企業の方は、お伝えするデメリットを参考にして、ペーパーレス会議システムの選定に役立ててみてください。
導入コストがかかる
ペーパーレス会議システムの導入にはコストがかかります。ペーパーレス会議システム自体のコストはもちろん、ペーパーレス会議を行う環境を整えるための費用もかかります。
たとえば、社内ネットワークのみでペーパーレス会議を行いたい場合は、自社内用のサーバーを置く必要があり、高額な費用がかかります。ただ、外部ネットワークを使用してのペーパーレス会議の開催が可能な企業の場合、サーバー設置費用が必要なく、コストがあまりかからずに導入できます。
環境整備が必要となる
ペーパーレス会議には、会議を行うための環境整備が必要です。会議に参加する社員全員に、パソコンやスマートフォン、タブレット、インターネット環境を準備する必要があります。
これらの電子機器は、ある一定以上の性能が必要であるため、型が古かったり、新しくても性能が高くなかったりすると、ペーパーレス会議に参加することができません。また、スマートフォンの場合、画面が小さく資料が見づらいため、パソコンやタブレットを併用すると良いでしょう。
慣れるまでに時間がかかる
ペーパーレス会議を導入し開催しても、慣れるまでに時間がかかるというデメリットがあります。
このデメリットは人それぞれで、ITリテラシーがある程度高い方の場合はすぐに慣れることができると考えられます。一方で、ITリテラシーが低い方は慣れるのに時間が多くかかると考えられます。
このように、社員によって大きく差が出ないように、ペーパーレス会議の導入前に、会議への参加の仕方や資料の見方などを予習しておく必要があります。
ペーパーレス会議システムの選び方のポイント
ペーパーレス会議システムを会社に導入することが決まったら、どのようなことに気をつけてシステムを選べば良いのでしょうか？ここでは、ペーパーレス会議システムの選び方のポイントを3つ紹介していきます。
- 会社で使用しているデバイスとの相性
- 会議の規模
- セキュリティ
会社で使用しているデバイスとの相性
ペーパーレス会議には、社員が使用しているパソコンやタブレット、スマートフォンから各自が参加することになります。そのため、社員の使用しているパソコン等から使用可能なペーパーレス会議システムを導入しなければ、せっかく導入しても使えない状態になっています。
社員が使用しているパソコンのスペックを調査し、導入を検討しているペーパーレス会議システムが対応しているかチェックするようにしてください。
会議の規模
開催されるペーパーレス会議がどの程度の規模のものなのか、導入前に把握しておく必要があります。
ペーパーレス会議システムは、会議に参加する人数によって月額料が変わるシステムがほとんどです。そのため、実際に会議に参加する人数より多く見積もってシステムを導入してしまうと、毎月使用していないアカウントの使用料を払うことになりかねません。
コスト削減のためにペーパーレス会議システムを導入したにもかかわらず、コストが余計にかかってしまうことも起きかねません。そのため、ペーパーレス会議システムを導入する前に、会議に参加する人数の規模を把握しておいた方が良いでしょう。
セキュリティ
ペーパーレス会議では、社外秘の内容の資料を取り扱うこともあるでしょう。そのため、外部に資料の情報が漏れないようなセキュリティ対策が取られているか確認する必要があります。
先ほどお伝えしたように、会議の資料が紙の場合は紛失による情報漏えいの危険性がありますが、電子データ化した場合には不正アクセスなどで情報漏えいする可能性があります。そのため、導入を検討しているペーパーレス会議システムのセキュリティ機能について確認しておきましょう。
おすすめのペーパーレス会議システム
近年、ペーパーレス会議システムは多くの会社から提供されており、種類も豊富です。ここでは、主なペーパーレス会議システムを5種類紹介します。
moreNOTE（モアノート）
moreNOTEは、富士ソフト株式会社から発売されているペーパーレス会議システムです。5年連続のシェアNo.1で、4,500社への導入実績があります。マルチデバイスに対応しているため、書類や資料の閲覧ツールとして営業や建設現場など社外で勤務する従業員が多い企業におすすめです。
会議の資料はカレンダーと連携可能で迷うことなく資料へアクセスできるため、操作に慣れていない社員でも容易に会議の資料を見つけることができます。また、セキュリティ面も対策がされており、暗号化や公開権限を細かく設定が可能です。
料金
- クラウド版：
- 600円（税抜）/ID～
- 初期費用：36,000円（税抜）
- ライセンス費用：1,200円（税抜）/ID（31ID以降は 600円（税抜））
- ディスク費用：1,200円（税抜）/GB
- オンプレミス版：ユーザー数に応じた設定のためお見積り
- オンプレミス スタンドアローン版：お見積り
公式サイト
スマートセッション
スマートセッションは、日本インフォメーション株式会社が提供しているペーパーレス会議システムです。スマートセッションは初心者に好評で、シンプルモード機能を使うと直感的に使えるペーパーレス会議システムとなっています。
また、スマートセッションは会議だけの利用のみならず、会社説明会や採用試験、面接、事業報告、または議案説明、質疑応答といった用途にも使用できるシステムです。ビデオ遠隔機能会議の機能も搭載されています。
料金
- クラウド版：
- 初期費用：50,000円～
- 月額利用料金：30,000円～
- サブスクリプション版：問い合わせ
- オンプレミス版：問い合わせ
公式サイト
MetaMoJi Share for Business
株式会社MetaMoJiが提供しているMetaMoJi Share for Businessは、タブレットに最適なペーパーレス会議システムです。会議の参加者が同時に閲覧、編集可能なシェアノートの作成を容易にできます。
MetaMoJi Share for Businessのログイン方法は、QRコードをかざすだけでIDとパスワードが自動入力され非常にシンプルです。また、1台のタブレットを複数人で使用する環境も想定したマルチアカウントに対応しており、利用者登録数の制限がないことも特徴です。
ログアウト時には、タブレット等の端末からデータが自動で削除されるため、セキュリティ面も考慮されています。
料金
- 問い合わせ
公式サイト
Smart Meeting
SmartMeetingは、株式会社SmartMeetingが提供しているペーパーレス会議システムです。
SmartMeetingは会議に特化したテンプレートを使用することで、誰でも簡単に会議を準備することができます。テンプレートでフォーマットを統一することで、会議の準備の標準化や準備時間の短縮を実現できます。
また、タイムキープ機能があり、会議のアジェンダ毎に目安の議論時間を設定できるため、会議の時間をマネジメントしやすいといえます。また、議事録を一元管理することができます。そのため、過去の議事録を管理しやすく、会議後の情報共有も容易に行うことができ、会議準備の負担を軽減できます。
料金
- 問い合わせ
公式サイト
RICOH Smart Presenter
RICOH Smart Presenterは、株式会社リコーが提供しているペーパーレス会議システムです。iPad、iPhone用アプリは、無料で使用することができます。
RICOH Smart Presenterのアプリで会議に参加すると自動的に参加者に資料が配布されます。全員に同じページが表示されるようになっているため、スムーズにプレゼンテーションを進行することができます。
また、共有メモ機能を使えば参加者全員で修正点やメモなどを共有することが可能ですが、個人モードを利用すれば他の参加者には見られない自分だけのメモを取ることも可能です。
料金
- 問い合わせ
公式サイト
まとめ
ペーパーレス会議を導入することは、業務効率化やコスト削減など、企業にとって多くのメリットがあります。メリットがある一方で、ペーパーレス会議を会社内で浸透させるためには、周辺機器の整備や、社員のITリテラシーを高める教育が必要であり、ペーパーレス会議が浸透するまでには時間のかかることも念頭にしておかなければなりません。
今回紹介したように、ペーパーレス会議システムはさまざまなタイプのものが販売されているため、ご自身の会社の規模に合った使用しやすいものを導入することで、デメリットをカバーすることが可能です。
まだペーパーレス会議システムを導入していない企業の方は、この機会にぜひ検討してみてください。
