【2022】おすすめの契約書作成アプリは？人事労務業務効率化の3つのポイント

「労務の管理業務をもっと効率化したい」「やることが多く、たくさんの時間が取られてしまっていて、いつも業務に余裕がない」「社内の業務負担を減らしたい」このように悩んでいる労務や人事の担当者も多いことでしょう。

企業の人事部や労務管理をする部署は、社員たちの日々の勤怠管理や給与計算に加え、入社や退社の手続きなど業務範囲が広いです。そのため、日々の業務をこなすことに精一杯になりやすい傾向があります。

人事労務の業務負担を実現するにはツールを活用したり、システムを導入したりすることが効果的です。今回は、人事労務の作業効率を上げる方法やおすすめのシステムについて解説します。

システムの特徴や、成功させるためのポイントについても解説していますのでぜひ最後まで読んで参考にしてみてください。

作業効率をアップする人事労務におすすめの方法とは？

日々の業務に忙殺されてしまいがちな人事労務の仕事。できれば効率化をして別の業務に時間を充てたいですよね。効率化するためには、まず下記の3つの方法を取り入れてみると良いでしょう。それぞれ詳しく解説していきます。

マニュアル化をする

作業効率を上げるためには、業務のマニュアルを作成するのがおすすめです。

人事労務の仕事は定型的な仕事が多いことが特徴です。「入職者に対する入社手続き」や「退職手続き」でやることというのは、特別な事情がない限りほとんど同じです。

人事労務の仕事に慣れている人はすでに何度もこなしたことがあるため、やるべきことを覚えていたり、すぐに取り組めたりすることもあるでしょう。しかし、仕事に慣れていない人は一から確認する必要があります。

やるべきことが決まっている業務に関しては、それらのやり方や連携先を記載したマニュアルを作成することで、誰でもその業務を進めることができるようになります。業務の属人化を防ぐこともできるため、将来的に教育の手間も省くことができます。

新入社員への教育を徹底する

新しく入ってきたメンバーに対しての教育を徹底するということも、効率化する方法の一つとして良いでしょう。新入社員への教育を手厚く行えば、即戦力としてすぐに活躍することができます。

OJTを通して、簡単な作業を担当してもらいながら業務の流れを知ってもらうと良いでしょう。普段から実務に携わる先輩から業務やコツなどの指導を直接受けられるため、実務経験を積みながら学ぶことができます。

教える側の成長にも役立ち、組織としての関係構築の向上にもつながるため、新人に対する教育にウエイトを置いてみることもおすすめです。

システムを導入する

労務管理のシステムを導入し、人の手で行う部分を減らすというのもおすすめです。

人事労務システムとは、労務に関連する業務を一括でサポートしてくれるシステムです。入社時や退社時に必要な書類の作成や、関連する期間や人物への連絡、提出などをシステム上で簡単に行うことができます。

システムを導入することで、次のようなメリットを得られます。

電子申請に対応しているシステムであれば、システム上からそのまま提出することも可能です。申請書を従業員から回収し、わざわざ関係機関に持ち寄る必要がなくなるのは大きな業務削減になりますよ。

人事労務全体の業務をサポートしてくれる以外に、スポットの業務に特化した次のようなシステムなどもあります。

人事労務の担当者で行う部分とシステム上で賄う部分を切り分けて考え、自社に合ったシステムを導入しましょう。

業務効率化を成功させるための3つのポイント

システムを導入すれば業務が削減できる、マニュアル化すれば効率化が実現できるというわけではありません。業務効率化を成功させるためには、自社に最も適した方法を取り入れることが重要です。

自社に最も適した方法を選択するためには、次の3つに着目しながら普段の業務を棚卸ししてみましょう。それぞれ詳しく解説していきます。

業務の必要性を検討する

前提として、その業務が本当に必要な業務なのかどうかを考えてみましょう。

昔からやっていたからなんとなく続けていた業務や、やらなくても特に支障をきたさない業務、必要のない業務は省いてしまっても問題ありません。この作業が本当に業務を行う上で必要なのかどうかを精査しましょう。

たとえば、紙での出勤簿の管理や転記作業などは初めから直接システムに入力すれば必要なくなる業務です。

人がやるべきなのか、外注やシステムに任せてしまっても問題ないのかという判断軸で検討するのも良いでしょう。

業務のフローを整理してフローチャートを作成する

取り組むべき業務が決まったら、業務のフローチャートを作成しましょう。その業務にはどれくらいの時間や日数がかかっているのかを棚卸しし、業務一つひとつの全体像を把握します。そうすることにより、時間配分ができるようになります。

「この業務には時間がかかるから、これだけの時間を確保できる◯日に取り組もう」「この業務は比較的すぐ終わるから、あの業務と並行して進めよう」などの見通しがつけられるようになります。

業務の優先順位を決める

業務の必要性を検討できたら、最後は優先順位を決めます。優先順位は次のような項目を着眼点にして整理してみると良いでしょう。

• 緊急度
• 作業工数
• 他の業務への影響
• 期日
• コスト

優先順位の高い業務から取り組み重点的にリソースを割くことで、最大限リソースを活用できます。優先順位の高いものからシステム化するのも良いでしょう。

システムを導入するなら人事労務コボットがおすすめ

人事労務のシステムを導入するなら、当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」がおすすめです。

「人事労務コボット」は、入社手続きや雇用契約などの業務をペーパーレス化する入社手続きに特化したクラウドサービスです。入社手続きの際に必要な書類や情報の取得や社労士との連携、マイナンバーの管理など、日々現場で行われている業務の負担軽減や人事労務担当者の工数削減を実現します。

また、人事労務コボットの他に、「採用コボット」や「HRコボット」などの豊富なサービスを提供しています。各業務フローに合わせてパッケージを選ぶことができるのがコボットの特徴です。コストを抑えてシステムを導入したいと考えている企業に特におすすめです。

人事労務コボットの特徴

ここでは、人事労務コボットの特徴について詳しく解説していきましょう。

スマホで簡単に手続きが完結する

人事労務コボットの最大の特徴は手軽さです。従業員はスマホだけで入力業務や署名などを完結させることが可能です。入社手続きは労務の担当者だけではなく、入社する従業員からしてもとても大きな負担です。

人事労務コボットでは送られてきたフォーマットに必要な項目を入力したり、電子サインを行ったりできます。流れに沿って対応するだけなので従業員の作業削減にもなります。

入社対応に費やしていた時間やコストの削減ができる

人事労務コボットはペーパーレスを実現し、完全にWeb上のみで完結する仕組みとなっています。

内定通知を出した後、必要な書類を選択するだけで入職者にオンライン上で通知することができます。わざわざ書類を印刷したり、発送の手配をしたりする必要ありません。そのため、作業時間を85％も削減することができます。

入社手続きに必要な書類の準備や、採用者からの問い合わせ対応、受け取ったデータの共有作業や保管業務にはおおよそ1〜2週間かかるとされています。これまで一人当たり45分ほどかけていた入社手続きは2〜5分で完結できるので、人事自労務コボットでは1〜3日で完了させることができます。

削減できた時間を別の業務の時間に充てることができるため、入社手続き以外の主幹業務に集中できる環境づくりをサポートしています。

充実した運用サポートがある

人事労務コボットには充実した運用サポートがあります。

導入後はカスタマーサクセスチームから専任の担当者がつくので、困ったときにいつでも相談することができます。情報の管理や運用のアドバイスなどを行い、システムの導入を成功に導きます。

人事労務コボットではどんな書類が作成できる？

人事労務コボットでは、次のような書類の作成が可能です。

契約書や誓約書などの書類

従業員や入職者の承諾やサインが必要な雇用契約書や誓約書の作成、および締結まですべてオンライン上で完結することができます。

雇用契約書だけではなく、労働条件通知書や誓約書、身元保証書などの作成ができ、それぞれ自社フォーマットに合わせて契約書の雛形の設定ができるため、業務効率化を実現します。

新しい書式を覚えたり、社員の人に理解してもらうためのマニュアルを作成したりする必要がないので、導入にあたって業務量が増えることはありません。

従業員の個人情報を回収する書類

給与振込先口座や緊急連絡先、保証人の情報、通勤手段など、個人情報の取得は完全にオンライン上で完結させることができます。画像のアップロードにも対応できるため、免許証の写真やマイナンバーの通知書など、画像として回収しておきたい情報も合わせて回収できます。

回収した上布はそのまま管理画面に反映させられるので、集めた書類を見ながら転記する必要もありません。オンタイムで反映できるので、情報の回収とデータの確認を同時に行えますよ。

まとめ

人事労務の作業効率を上げる方法や、おすすめのシステムについて解説しました。人事労務の作業効率を上げるにはまずは業務の棚卸しをして、一部分でもシステム化をすることをおすすめします。

当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」は、雇用契約書の作成や送付、締結がオンライン上で完結し、作業時間を85％も削減できる人事労務システムです。

書面の作成だけではなく、拠点間の情報共有やマイナンバー管理、社労士との共同管理など人事労務の業務を効率化するサービスを提供しています。ご興味のある方は、お気軽に当社ディップ株式会社までお問い合わせください。