電子契約書とは？作り方やメリット、デメリットなどを紹介

電子契約書とは、電子データで作成された契約書のことです。書面の契約書とは異なり、電子契約書を作成する際には、守らなければならない法律があります。

そこで今回は、電子契約書の作り方やメリット・デメリット、作成の際の注意点などを解説します。担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

電子契約書とは

電子契約書とは、電子データで作成された契約書のことです。電子データのため、郵送や用紙の印刷が不要になり、出社の必要がなくなります。また、オンライン上ですべての作業を完結できるため、担当者の業務負担を軽減できます。

では、電子契約書について具体的に確認していきましょう。

書面契約書との違い

書面契約書との違いは、契約書が紙かデータかにあります。どちらも契約内容が同じであれば、契約の意味は同じです。

書面契約書の場合、契約用紙に署名捺印が必要で、場合によっては印紙の貼り付けが必要です。また、契約用紙は紙なので、書棚に保管する必要があります。

一方、電子契約書は署名捺印の代わりに電子署名やタイムスタンプを付与するため、郵送や持参の必要がありません。電子署名やタイムスタンプは、契約書を改ざんされたり、複製されたりといったリスクを避けるために付与します。また、電子データのため、収入印紙も不要です。データはサーバー上に保管するため、収納スペースは必要ありません。

このように、書面契約書は紙、電子契約書は電子データで契約書を作成します。

電子署名の必要性

電子署名は電子契約の場合、必ず必要です。なぜなら、契約書の複製や改ざんを防ぐためです。電子署名によって、本人が契約書の内容に同意していることを証明します。

法的効力はある？

電子契約であっても、適切な方法で契約すれば、法的に有効性が認められます。具体的には、電子署名を適切に行うことが重要です。電子署名とタイムスタンプがあれば、署名捺印のある紙の契約書と同等の効果が得られます。

第三条　電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用：e-GOV 電子署名及び認証業務に関する法律 第三条

上記の通り、従業員本人が電子署名を行っていることが必要です。

電子契約書の作り方

電子契約書の作り方は、以下の2つに分類できます。

• 電子契約システムを導入する
• 自社で環境を整える

それぞれの方法をみていきましょう。

電子契約システムを導入する

外部の電子契約システムを導入することで、電子契約書を作成します。電子契約システムを利用すると、書類の作成から締結まですべてシステム上で対応が可能です。また、法改正があると、自動で対応してくれます。

電子契約システムには種類が多数あり、機能や価格で自社に合ったシステムを選択できます。電子契約に時間や手間をかけたくない場合、電子契約システムの導入がおすすめです。

自社で環境を整える

電子契約書作成のために、自社で環境を整える方法があります。自社で環境を整える場合、電子契約に関連する法令をすべて確認する必要があり、時間と手間がかかります。

自社で電子契約書を作成する場合、Wordで作成してPDFに変換したり、メールで送付したりといった手間がかかります。また、電子署名を契約して書類に付与することも必要です。費用をあまりかけずに電子契約をしたい場合、こちらがおすすめです。

入社手続き電子化なら「人事労務コボット」がおすすめ

入社手続きの電子化には、「人事労務コボット」がおすすめです。「人事労務コボット」について、詳しく説明していきます。

人事労務コボットとは

「人事労務コボット」は、入社手続きをペーパーレス化することにより、作業時間を短縮できるサービスです。作業時間は紙での手続きと比較して、約85%削減できます。「人事労務コボット」はスマホ操作に対応しているため、従業員の負担も軽減できます。

「人事労務コボット」の管理画面の操作は非常にシンプルで、以下の手順で簡単に手続き書類の作成が可能です。

1. 従業員の氏名とメールアドレスを入力
2. 手続きに必要な書類項目を選択する
3. 従業員がWEBフォーマットに情報を入力

手順2で必要な書類項目を選択すると、従業員のスマホに手続きに必要な所定のWEBフォーマットが送信されます。そのため、担当者は従業員が入力した情報に誤りがないか確認をするだけで、書類が作成できます。

特徴

「人事労務コボット」の最大の特徴は、契約書の電子サインができる点です。従業員の承諾が必要な契約書などの作成から送付、締結まですべてをシステム上で完結できます。今まで書類の印刷や郵送、押印にかけていた時間や手間を省くことが可能です。

従業員はスマホを使って電子サインができるため、素早く契約を進められます。締結した契約書はPDFでダウンロードできるため、そのまま保管しておくことが可能です。

機能

「人事労務コボット」には、入社手続きに必要な以下のような機能が揃っています。

• 書類作成
• 書類送付
• 契約締結
• 書類のダウンロード
• 書類回収
• 従業員情報・マイナンバー管理
• 社労士との共同管理

電子契約に必要な書類作成や送付、締結の機能がすべてあります。オンライン上ですべての操作を行えるため、スムーズに契約締結が可能です。

電子契約書を利用する際の注意点

電子契約書を利用する際の注意点は、次の3つです。

一つずつ確認していきましょう。

電子契約システムの機能に過不足がないか確認する

電子契約書を導入する前に、電子契約システムの機能に過不足が無いか確認しましょう。なぜなら、導入後にシステムを変更するのは難しいからです。変更するとなると、費用や手間がかかります。

過不足を確認するために、必要な機能を洗い出しておきましょう。具体的には、電子契約したい契約書の種類や数、現状使っているシステムとの連携の必要性などを確認します。

システムの機能によって価格は変わるため、契約前に検討しておきましょう。

書類は電子帳簿保存法に従って保管する

電子契約の書類は、電子帳簿保存法に従って保管しましょう。電子帳簿保存法は、帳簿や重要書類の電子保存に関する法律です。帳簿や重要書類を一定の要件を満たせば電子データで保存できることや、データの保存義務などが定められています。

電子帳簿保存法の主な保存区分は、以下の3種類に分類できます。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引データ保存

参考：経済産業省 中小企業庁 どうすればいいの？「電子帳簿保存法」

電子帳簿保存のルールは区分ごとに定められているため、必ず確認してから保管するようにしましょう。詳しくは、国税庁の「電子帳簿等保存制度特設サイト」をご確認ください。

e-文書法の要件を満たす必要がある

電子契約書を利用する際には、e-文書法の要件を満たす必要があります。e-文書法は、保存が義務付けられている書類を電子で保存することを認める法律です。「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」など、さまざまな法律の総称としてe-文書法とよばれています。

e-文書法の要件は、主に以下の4つです。

• 見読性（情報を即座に読み取れること）
• 完全性（改ざんや消失の防止）
• 検索性（必要な情報を検索できること）
• 機密性（不正アクセスや情報漏洩などの防止）

上記の4つの要件は、すべて満たさなければならない訳ではなく、対象の文書によって満たすべき要件は異なります。対象文書ごとに要件が定められているため、要件を満たすように気をつけましょう。

電子契約書のメリット

電子契約書には、紙の書類から電子データに契約書を変更することにより、メリットが多数あります。

具体的な内容を確認していきましょう。

費用が削減できる

電子契約書導入により、さまざまな費用が削減できます。例えば、収入印紙が不要になります。収入印紙は、紙の文書が対象だからです。

また、オンライン上で契約書を送付できるため、郵送も不要になります。郵送にかかっていた印刷代や封筒代、切手代などがかからなくなります。

このように、契約書をペーパーレス化することにより、費用の削減が可能です。

すぐに契約できる

電子契約の場合、すぐに契約ができます。なぜなら、郵送が不要だからです。郵送にかかっていた時間が短縮できるため、タイムラグが起きません。作成した契約書はオンライン上で送信すれば、すぐに届きます。

インターネット環境さえあれば、お互いオンライン上で書類の確認や合意ができます。そのため、迅速に契約を進めることが可能です。

管理が容易になる

電子契約だと、書類の管理が容易になります。紙の場合、ファイルに入れて保管が必要なため、場所を取ります。さらに、書類を探す際も量が多いとなかなか見つからず、大変です。

一方、データであれば保管に場所をとらず、システム内で検索ができます。そのため、契約書の管理が容易になります。

電子契約書のデメリット

電子契約書は電子データであることから、複製されるリスクが高かったり、契約できないケースがあったりとデメリットがあります。それぞれの内容を確認していきましょう。

複製が容易である

電子契約書は電子データのため、複製が容易です。不正アクセスなどにより複製されると、悪用される危険性があります。

しかし、タイムスタンプや電子署名を行うことで、本物がわかります。生体認証による本人確認や二段階認証が必要なシステムを使うなど、セキュリティが万全なシステムを使うようにしましょう。電子署名が無いと正式と認められない可能性があるため、注意が必要です。

契約内容や取引先によっては契約できない

電子契約書は契約内容や取引先によっては、契約できない場合があります。電子契約が法律で認められていない契約書は、締結できません。そのため、あらかじめ契約できるか確認が必要です。

また、取引先によっては電子契約を取り入れていない場合があります。電子契約を導入する場合、いつから導入するかや、今後の手続きについて詳しく説明し、電子契約に同意を得ることが必要です。

まとめ

電子契約書は書面契約書と異なり、電子データで作成します。電子契約書であっても、適切に契約すれば、法的な効力があります。電子契約システムを導入するには、必要な機能を洗い出すことが重要です。また、電子契約をするには電子帳簿保存法やe-文書法を理解し、守る必要があります。

電子契約書のメリットは、郵送にかかる費用などを削減できる点とすぐに契約できる点、書類の管理が容易になる点です。デメリットは複製が容易である点と、契約内容や取引先によって契約ができない点です。複製は電子署名やタイムスタンプによって、悪用を防げます。

電子契約書を作成するなど入社手続きの電子化には、「人事労務コボット」がおすすめです。

「人事労務コボット」導入により、電子契約書の作成から送付、締結までをオンライン上ですべて完結できます。入社手続きのDX化をお考えの方は、ぜひ当社ディップ株式会社までお気軽にお問い合わせください。