ペーパーレス会議システムおすすめ10選！メリット・デメリット＆選び方

社内での会議の効率化を目的に、ペーパーレス会議システムの導入を検討している方も多いでしょう。

「ペーパーレス会議システムのメリットやデメリットは？」「ペーパーレス会議システムを選ぶ基準は？」「おすすめのペーパーレス会議システムは？」など、本記事ではペーパーレス会議システムについて、メリットやデメリット、選ぶ際の基準、おすすめのツールを紹介します。

ペーパーレス会議システムの導入を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。

ペーパーレス会議システムとは？

ペーパーレス会議システムとは、文字どおり紙の資料をデジタル化し、オンラインで会議ができるようにしたシステムのことです。オンラインだけではなくオフラインでの会議も可能で、Web会議システム（Zoomなど）の補完ツールとしても使われます。

会議資料のアップロードといった会議の準備に役立つ機能のほか、通話やチャット機能といった会議中のコミュニケーションに役立つ機能などを搭載していることが一般的です。また、ホワイトボード機能やアンケートによる採決機能など、会議の進行を補助する機能も搭載されています。

では、実際にペーパーレス会議システムを導入することでどのようなメリットを得られるのか、具体的に解説していきましょう。

ペーパーレス会議システムのメリット

ペーパーレス会議システムを導入するメリットは、主に次の5つです。1つずつ詳しく解説しましょう。

会議の準備を効率化できる

ペーパーレス会議システムのメリット1つ目は、会議の準備を効率化できることです。

会議資料のアップロードや会議開催の告知など、会議開催前の準備は全てペーパーレス会議システム上で実施できます。人数分の資料が印刷されているか確認したり、メールで会議の参加人数を確認したりといった手間はありません。

ペーパーレス会議システムを導入すれば、会議の準備を効率化しスムーズに会議を開催できます。

資料の差し替えがスムーズ

ペーパーレス会議システムのメリット2つ目は、資料の差し替えがスムーズなことです。

会議直前に資料の間違いなどが発覚した場合、紙ベースだと大急ぎで資料を修正し印刷し直す必要があります。また、会議中に資料を追加したい場合には、部下に連絡して追加資料を会議室まで持ってきてもらうなどの手間もかかります。

ペーパーレス会議システムを導入すれば上記のような手間は一切かからず、システム上で簡単に資料の差し替えが可能です。資料の追加や間違いの訂正など、資料の差し替えが必要な場合でもスムーズに対応できます。

セキュリティの向上

ペーパーレス会議システムのメリット3つ目は、セキュリティが向上することです。

会議資料を紙で用意する場合、紛失や持ち帰り、盗難といったセキュリティ面での不安が懸念されます。一方で、ペーパーレス会議システムの場合は、会議が終了した時点で、資料を削除したり会議資料の閲覧に権限を設けたりすることが可能です。

また、データの不正利用ができないよう、端末自体のデータも削除もできます。紙ベースの会議と違いセキュリティ面が大幅に向上するため、盗難や紛失といった心配をする必要はありません。

オンライン会議ができる

ペーパーレス会議システムのメリット4つ目は、オンライン会議ができることです。

ペーパーレス会議システムは、ZoomなどのWeb会議ツールと連携してオンラインでも会議を開催できます。また、Web会議システムそのものを搭載したペーパーレス会議システムもあり、オンライン会議で便利なチャットや通話機能も備わっています。

さらに、会議毎に発行されるURLとパスコードを入力すれば、事前のユーザー登録をすることなくスムーズに会議に参加できることもポイントです。

紙やインク代が節約できる

ペーパーレス会議システムのメリット5つ目は、紙やインク代を節約できることです。

紙ベースの会議を開催する場合、負担となるものの一つに資料を印刷するための用紙代やインク代があります。参加人数や開催回数が多いほど、大量の紙とインクが消費されることになるため、会議を開催する度にコストが発生します。

ペーパーレス会議システムを導入すれば、用紙代やインク代はかかりません。資料の追加や差し替えもスムーズであるため、コストを抑えつつ効率よく会議を開催できます。

ペーパーレス会議システムのデメリット

ペーパーレス会議システムのデメリットは、主に次の3つです。それぞれ詳しく解説しましょう。

導入コストがかかる

ペーパーレス会議システムのデメリット1つ目は、導入時にコストがかかることです。

ペーパーレス会議システムの多くは月額制の料金システムとなっているため、ペーパーレス会議システムを使い続ける限りランニングコストがかかります。また、月々のランニングコストだけではなく、導入時には併せて初期費用も必要になります。

社内の環境を整える必要がある

ペーパーレス会議システムのデメリット2つ目は、社内の環境を整える必要があることです。

参加人数分のPCやタブレットを用意したり、場合によってはプロジェクターや大画面モニターなども用意しなければなりません。また、オンラインで会議を開催する場合は、インターネットの接続環境も整える必要もあります。

システムの浸透まで時間がかかる

ペーパーレス会議システムのデメリット3つ目は、システムの浸透まで時間がかかることです。

従来の紙をベースとした会議に慣れている場合、ペーパーレス会議システムを使った会議に慣れず、社内に浸透するまで時間がかかる恐れがあります。特に、ITツールの操作が苦手な社員に対しては、丁寧に使用方法をレクチャーするなどの対応が求められるでしょう。

ペーパーレス会議システムを選ぶ基準

ペーパーレス会議システムを選ぶ基準は、主に次の3つがあります。それぞれ詳しく解説しましょう。

使いやすさ

ペーパーレス会議システムを選ぶ基準の1つ目は、システムの使いやすさです。

特に紙ベースの会議に慣れてしまっている場合は、紙と同じような利便性で使えるかが選ぶ基準となります。具体的には、「資料に直接書き込める」「資料の先読みや後戻りができる」などの機能を搭載しているとスムーズに使えます。

また、ITツールに不慣れな社員が多い場合は、画面が見やすく操作性の高い初心者向けのシステムを検討してみましょう。

セキュリティ性

ペーパーレス会議システムを選ぶ基準の2つ目は、システムのセキュリティ性です。

会議で取り扱う資料は機密性が高いため、システムのセキュリティ面は特に重要です。「資料に閲覧制限をかけられるか」「会議終了後はデータを残さないか」など、セキュリティ面についてもしっかりとチェックしておきましょう。

拡張性

ペーパーレス会議システムを選ぶ基準の3つ目は、拡張性の有無です。

「同時接続の台数」「アカウントの数」「Web会議システムとの連携」など、会議の規模や特性に合わせて、ペーパーレス会議システムも機能を拡張できるかが重要です。拡張性の低いシステムを導入した場合、ペーパーレス会議システム自体を変更しないと対応できないケースも考えられます。

ペーパーレス会議システムを乗り換えなくても良いよう、事前に拡張性の高いシステムを導入しておくと安心です。

ペーパーレス会議システムおすすめ10選

最後に、おすすめペーパーレス会議システムを10種類紹介しましょう。

• moreNOTE
• スマートセッション
• LiveOnPaperless
• MetaMoJi Share for Business
• ECO Meeting
• SmartDiscussion
• RICOH Smart Presenter
• スマートAIボード
• Bigtincan Hub
• Handbook

moreNOTE（モアノート）

moreNOTEは、富士ソフト株式会社が提供するペーパーレス会議システムです。

ペーパーレス会議やオンライン会議で簡単に資料共有ができ、社内会議やクライアントとの商談など、ビジネスシーンに合わせた会議機能を豊富に搭載しています。また、moreNOTEスマートフォンやPCなどマルチデバイス対応で、外出先でも手軽に資料の編集が可能。外回りの多い営業担当者の業務効率化にもつながります。

スマートセッション

スマートセッションは、日本インフォメーション株式会社が提供するペーパーレス会議システムです。

初心者でも使いやすい直感性の高い操作性と、拡張性の高さが特長のシステムです。「複数資料比較マルチ表示」や「自動PDF変換/登録ツール」などの会議に便利な機能も豊富に搭載しています。

また、資料のダウンロードを制限する「読み取り専用モード」の機能など、セキュリティ性の高さもポイントです。安心安全にシステムを利用できます。

LiveOnPaperless

LiveOnPaperlessは、ジャパンメディアシステム株式会社が提供するペーパーレス会議システムです。

Web会議システム「LiveOn」の補助ツールで、会議資料の閲覧や編集機能が搭載されています。Web会議システム「LiveOn」と併用することで、より便利に会議の進行ができるようになります。

MetaMoJi Share for Business

MetaMoJi Share for Businessは、株式会社MetaMoJiが提供するペーパーレス会議システムです。

会議用のノートや資料に対し、複数人が同時にメモや指示を書き込みできる機能を搭載しており、リアルタイムでの資料共有が可能です。社内会議や役員会議はもちろん、対面やオンライン形式などあらゆる会議シーンで効率化を図ります。

ECO Meeting

ECO Meetingは、株式会社エステックが提供するペーパーレス会議システムです。

Web会議システムとの連携や投票機能、資料の自動消去機能など、ペーパーレス会議に便利な機能を豊富に搭載しています。また、個体認証によるアクセス制限やアカウントロック機能など、セキュリティ対策も万全。安心安全に会議を進められます。

SmartDiscussion（スマートディスカッション）

SmartDiscussionは、キッセイコムテック株式会社が提供するペーパーレス会議システムです。

Zoomとの連携機能やディスカッションに便利な資料やホワイトボードへの同時書込機能を搭載。快適なペーパーレス会議を実現します。

また、一般企業向けの他に、官公庁向けのペーパーレス会議システムも用意されています。地方自治体や役所でのペーパーレス会議にも導入可能です。

RICOH Smart Presenter

RICOH Smart Presenterは、株式会社リコーが提供するペーパーレス会議システムです。

ITツールが苦手な初心者でも使いやすいシンプルな操作性と、国際会議などで培った高い信頼性が特徴のペーパーレス会議システムです。

マルチデバイス対応なので、スマートフォンを用いた外出先での会議参加も可能。手書きメモ機能など、会議進行に便利な機能も搭載しています。

スマートAIボード

スマートAIボードは、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供するペーパーレス会議システムです。

スマートAIボードの最大の特徴は、AIを搭載したインタラクティブホワイトボード機能。ホワイトボートやプロジェクタ、会議用テレビなどを全て1つで対応できます。

資料を画面に投影や直接書き込みができるほか、手書きの文字や図形であってもAI-OCR機能がスムーズにデジタル変換。高品質なWeb会議を実現します。

Bigtincan Hub

Bigtincan Hubは、株式会社テラが提供するペーパーレス会議システムです。

月額2,000円（税抜）からの低コストで利用できるのが特徴で、ペーパーレス会議で必要な資料をスムーズにアップロードします。

また、ドキュメントの編集や作成はもちろん、プレゼンテーション機能やチャット機能といったWeb会議に便利な機能も豊富に搭載しています。

Handbook

Handbookは、アステリア株式会社が提供するペーパーレス会議システムです。

1,500社以上の導入実績による信頼性と、エンタープライズレベルのセキュリティによる安全性が特徴。資料はクラウドサーバーで一括管理しており、いつでも閲覧可能です。

また、ITツールに慣れていない初心者でも使えるように、分かりやすくやさしいインターフェースを採用しています。

まとめ

ペーパーレス会議システムのメリットやデメリット、選ぶ際のポイントやおすすめのツールを解説してきました。

ペーパーレス会議システムを導入することで、会議準備の効率化や紙やインク代などのコスト削減につながるメリットがあります。一方、デメリットとしては、導入時にコストがかかることやシステムに慣れるまで時間がかかることが挙げられます。

また、ペーパーレス会議システムを選ぶ際は、使いやすさやセキュリティ、拡張性の高さなどで選ぶことがポイントです。今回お伝えした内容を参考に、ぜひペーパーレス会議システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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