人事システムは人事評価や採用、人員配置など、人事業務全般の効率化を目指すシステムです。書類作成の簡素化やデータ集計の自動化を実現し、人事担当者の業務負担を軽減します。
しかし、人事システムを初めて導入する場合、わからない点も多いことでしょう。そこで今回は、人事システムの概要や導入メリット、おすすめのシステムなどについて解説します。
人事システムとは
人事システムとは、人事評価や採用など、工数の掛かる人事業務の効率化を図るシステムです。勤怠管理や給与計算、入退社の手続きなど、労務管理も含めて人事システムと称することが一般的です。
近年、従業員のスキルや適性を可視化するタレントマネジメントシステムも増加しています。人事システムを導入すると、情報の一元管理や書類作成の簡素化によって、人事担当者の業務負担を大幅に軽減できます。
必要な作業はシステム上で完結できるため、ペーパーレス化を促進できる点もメリットです。紙の書類とは異なり、オフィスに保管スペースを用意しておく必要もありません。
人事システムの種類
人材に関する機能を搭載しているシステム＝人事システムと分類されるため、対応領域は幅広いです。大きく、次の6種類に分類できます。
・人事管理システム
・タレントマネジメントシステム
・採用管理システム
・勤怠管理システム
・給与計算システム
・労務管理システム
人事管理システム
人事管理システムは、人事評価業務を効率化するシステムです。
職務経歴や勤続年数、スキルなど、従業員に関するさまざまな情報を一元管理します。また、評価シートのテンプレートやワークフロー機能がシステムに搭載されており、人事評価をシステム上で完結できます。
評価シートの印刷や配布を行う必要はありません。従業員情報や人事評価を基に、人事異動のシミュレーションを行えるシステムもあります。
タレントマネジメントシステム
タレントマネジメントシステムは、能力や保有資格、実績など、従業員のスキルに関する情報を一元管理するシステムです。従業員一人ひとりの能力や才能を可視化し、適正に応じた人員配置を実現することが目的です。
従業員のスキルをさまざまな角度から評価できるよう、コンピテンシー評価やOKRなど、さまざまな評価手法に対応しています。従業員が能力を最大限発揮できる環境を整えられると、生産性向上やモチベーションアップが望めます。
採用管理システム
採用管理システムは、求職者や求人、選考状況など、採用に関する情報を一元管理するシステムです。情報の一元化によって、管理コストや情報漏洩のリスクを削減できます。
応募者との面接日程調整や募集要項作成など、工数の掛かる業務を自動化する機能も搭載しています。
採用管理システムは、新卒採用や中途採用、アルバイト採用、いずれかの採用形態に特化していることが一般的です。自社の採用形態に合わせてシステムを選択しましょう。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況など、勤怠データを正確かつ効率的に集計できるシステムです。勤怠データの集計〜反映まで、一連の作業を自動化できます。
システムには常に最新の情報が反映されており、管理職は部下の勤怠状況を一目で把握できます。人事労務担当者と何度もやり取りを重ねる必要はありません。
また、生体認証やGPS、ICカードなど、多彩な打刻方法を搭載しており、自社の就業形態に応じて選択できます。従業員へ個別に配布されるモバイル端末を利用して出退勤時刻を打刻するケースも多く、不正打刻の発生を最小限に抑えられます。
給与計算システム
給与計算システムは、毎月従業員へ支払う給与額の算出を効率化できるシステムです。社会保険料や雇用保険料、所得税など、煩雑な計算業務はシステムへ一任できます。
法改正によって税率や保険料率が改定されても、クラウド型であれば自社で対応する必要はありません。ベンダーが自動アップデートで対応するため、計算ミスのリスクを最小限に抑えられます。
また、賃金台帳や算定基礎届、源泉徴収票など、各種帳票の作成〜役所への提出まで、システム上で完結できます。各種帳票のテンプレートは搭載されており、フォーマットを作成する必要はありません。
ペーパーレス化も進めることができ、消耗品購入費や印刷代を削減できます。
労務管理システム
労務管理システムは、入退社の手続きや年末調整など、各種手続きを効率化できるシステムです。社会保険資格取得届や扶養控除等申告書など、役所への提出が必要な書類の作成から回収まで、一連の作業をシステム上で完結できます。
回収した書類に記入ミスがあったとしても、差し戻しや再回収もシステム上で行えます。従業員と何度もやり取りを重ねる必要はありません。また、作成した書類はシステム上に保存できるため、ペーパーレス化を促進できます。
人事システムを導入するメリット
人事システム導入によって得られるメリットは、主に次の5つです。それぞれについて解説しましょう。
・人事業務の効率化を実現
・適正に応じた人員配置の実現
・ペーパーレス化の促進
・従業員のスキルアップを促進
・法改正へのスムーズな対応
人事業務の効率化を実現
人事システムを導入するメリットの一つは、人事業務全般を効率化できる点です。
従業員情報の管理やスキルの抽出、データ分析など、人事評価に関する業務はシステム上で完結できます。人事評価用のテンプレートが搭載されており、評価シートを作成する必要はありません。
人事異動のシミュレーションや組織図作成もシステム上で実施できるため、作業工数を大幅に削減できます。クリック操作やドラッグ＆ドロップで作業を進められるため、操作性に悩まされる心配は要りません。
また、連携性に優れたシステムを選ぶと、給与計算システムや勤怠管理システムなど、複数のシステムと連動できます。多くの業務を自動化し、バックオフィス業務全般を効率化できます。
適正に応じた人員配置の実現
適正に応じた人員配置を実現できることも、人事システムの導入によって得られるメリットの一つです。
個々の適正を正確に見極めた役割を任せることで、従業員が能力を最大限発揮できるようになります。業務品質のばらつきを削減しつつ、業務効率を高められます。
一方、従業員側も仕事で能力を発揮できる機会が増えると、悩みや不安が減るでしょう。成功体験の蓄積によって自信や積極性が身につき、効果的な人材育成につなげられます。
ペーパーレス化の促進
人事システムを導入すると、ペーパーレス化を促進できます。
データ分析や書類作成など、多くの業務をシステム上で完結できるため、書類の印刷や配布をする必要がありません。消耗品購入費や印刷代、OA機器のメンテナンス代を削減できます。
また、法定三帳簿や保険料控除申告書など、作成した書類は電子データとしてシステムに保存できます。オフィスで保管スペースの確保や定期的な整理整頓をする必要もなくなり、管理コストを削減できます。
従業員のスキルアップを促進
個々の適性に応じた人員配置を実現できると、従業員が高品質なパフォーマンスを継続的に発揮できるようになります。
仕事での成功経験を積み重ねられると、自信や積極性が身につくでしょう。前向きに仕事へ取り組むようになり、スキルアップへの意欲を高められます。
スキルアップに励む従業員の数が多くなると、生産性向上や組織力強化につながります。
法改正へのスムーズな対応
クラウド型の人事システムを導入すれば、法改正へのスムーズな対応も期待できます。法改正の内容に応じて、ベンダーが自動アップデートで対応してくれるためです。
コンプライアンス違反を犯した企業への視線は、年々厳しくなっているのが現状です。仮にマスメディアで報道された場合、社会的信用やブランドイメージ低下は避けられないでしょう。
人事システムを導入すれば、こういったコンプライアンス違反を回避しやすくなります。また、法改正が起きるたびに自社で対応する必要がなくなり、人事労務担当者への業務負担増大も避けられるでしょう。
人事システムを選ぶ上でのポイント
人事システムを選ぶにあたってミスマッチを避けるためにも、次の5つのポイントを意識して人事システムを選定するようにすると良いでしょう。
・人事業務での課題を把握しておく
・事システムの種類について理解を深める
・連携性に優れたシステムを選ぶ
・セキュリティ対策が強力なシステムを選ぶ
・無料トライアルを積極的に活用する
人事業務での課題を把握しておく
人事システムを選ぶにあたっては、自社が人事業務のどの分野で課題を抱えているのか、現状把握に努めることが重要です。
人事システムは、採用管理や勤怠管理、給与計算など、さまざまな種類があります。課題内容によって選ぶべきシステムは異なるため、人事業務での課題を正確に把握しておくことが重要です。
人事システムの種類について理解を深める
人事システムを選ぶ際には、人事システムへの理解を深めておくことも重要です。
多くのシステムは人事管理やタレントマネジメントなど、特定の分野に特化しています。さまざまな機能を搭載した統合型のシステムも増えてきていますが、まだまだ少数です。
また、統合型のシステムは特化型と比べると、導入費用も高くなります。課題解決へ導くシステムを導入できるよう、時間を掛けて選定作業を進めてください。
人事システムへの理解を深められると、ミスマッチのリスクも抑えられます。
連携性に優れたシステムを選ぶ
人事システムを選ぶにあたって、他のシステムとの連携が望める人事システムを選択しましょう。人事システムは単体で使用するよりも、勤怠管理システムや労務管理システムなどと連携した方が、多くの業務を効率化できるからです。
システムを選定する際、既存システムとの連携性を確認してください。
セキュリティ対策が強力なシステムを選ぶ
人事システムを選ぶ際は、ベンダーが講じているセキュリティ対策を確認してください。
人事システムは従業員の個人情報を多く扱うため、常に情報漏洩のリスクを抱えています。情報漏洩が発生してしまうと、社会的信用やブランドイメージが低下し、今後の企業経営に多大な悪影響をもたらしかねません。
脆弱性診断やデータの自動バックアップなど、どのようなセキュリティ対策を取っているか、サイト等から確認してください。
また、ベンダーがプライバシーマークやISMSを取得しているかどうかも確認しましょう。取得しているベンダーは、第三者機関からセキュリティ対策への取り組みを認められているため、有効な判断基準の一つになります。
無料トライアルを積極的に活用する
従業員が使いやすいシステムを導入するためにも、無料トライアルを積極的に活用しましょう。
無料トライアルは、一般的に2週間〜1ヶ月間ほど、システムを無料で利用できる期間です。コストを掛けずに操作性や機能性を確認できます。
仮に自社との相性が合わなかったとしてもコストは掛かからず、費用を最小限に留められるでしょう。
おすすめの人事システム15選
それでは、ユーザーの評価が高い人事システムを15種類紹介しましょう。人事システムを選ぶ際の参考にしてみてください。
・タレントパレット
・HRBrain
・カオナビ
・あしたのクラウドHR
・CYDAS PEOPLE
・スキルナビ
・ヒトマワリ
・sai*reco
・スマカン
・HRMOS タレントマネジメント
・マネーフォワード クラウド人事管理
・人事労務freee
・COMPANY
・SmartHR
・ジョブカン労務HR
タレントパレット
タレントパレットは、株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する人事システムです。中堅企業や大手企業から高い評価を集めており、サービス継続率は99.6%を誇ります。
タレントパレットは、機能性に富んだタレントマネジメント型システムです。スキル管理や異動シミュレーションなどを搭載し、人事評価をシステム上で完結できます。
コンピテンシー評価やMBOなど、さまざまな評価手法にも対応可能です。また、人材育成や採用管理、労務管理に関する機能も搭載しており、多くの業務を効率化できます。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
HRBrain
HRBrainは、株式会社HRBrainが提供する人事システムです。
HRBrainは人事評価の効率化とタレントマネジメント、双方の機能を搭載しています。仕事へ取り組む姿勢や勤務態度が直接確認できないテレワークでの人事評価にも対応しています。
サポートも手厚く、導入段階に合わせたきめ細かいサポートが期待できます。
料金プラン
- データベースプラン：問合せ
- タレントマネジメントプラン：問合せ
公式サイト
カオナビ
カオナビは、株式会社カオナビが提供する人事システムです。ユーザーからの評価が高く、タレントマネジメントシステム部門で、7年連続シェアNo.1に輝いています。
カオナビの特徴は、利便性と安全性を兼ね備えている点です。さまざまな企業からの要望に対応できるよう、従業員情報を管理するテンプレートを業界別に用意しており、情報の一元化をすぐに実現できます。
カスタマイズ性にも優れており、自社が使いやすい形へカスタマイズが可能です。また、人事評価は多様な評価手法に対応しているだけでなく、オリジナルの人事評価制度も整備できます。
そして、専任担当者が導入から運用まで継続してサポートしてくれるため、トラブルが生じても早期解決が望めます。セキュリティ対策も充実しており、初めてタレントマネジメントシステムを利用する方も安心できるでしょう。
料金プラン
- ストラテジープラン：問合せ
- パフォーマンスプラン：問合せ
- データベースプラン：問合せ
公式サイト
あしたのクラウドHR
あしたのクラウドHRは、株式会社あしたのチームが提供する人事システムです。ユーザーからの評価が高く、導入企業数は4,000社を突破しています。
あしたのクラウドHRの特徴は、人事評価の透明性確保と工数削減を実現できる点です。360度評価や1on1、経年分析など、さまざまな評価手法に対応するだけでなく、評価者のスキル向上に寄与する機能も搭載しています。
必要に応じてベンダーに人事評価制度の構築支援も依頼可能です。ベンダーは人事コンサルティングを長年手掛けており、豊富なノウハウを凝縮したサポートを受けられます。
自社の経営課題を正確に反映した上での提案を受けられるため、効果的な人材育成につなげられるでしょう。また、評価シートの自動添削や期日管理など、多くの業務を自動化できる点も魅力です。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
CYDAS PEOPLE
CYDAS PEOPLEは、株式会社サイダスが提供するタレントマネジメント型の人事システムです。
CYDAS PEOPLEの特徴は、人事評価手法の選択肢が多い点です。バリュー評価や360度評価、1on1などに対応しており、自社に合った評価手法を選択できます。評価フィードバックやスキルチェックなど、人事評価の公平性を高める機能も搭載されています。
また、他システムとの連携性に優れている点もCYDAS PEOPLEの魅力です。勤怠管理システムや給与計算システムとの連携によって、人事担当者の業務負担を軽減できます。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
スキルナビ
スキルナビは、株式会社ワン・オー・ワンが提供するタレントマネジメント型の人事システムです。
スキルナビは、ノーカスタマイズで利用できることが特徴です。スキル管理や目標管理、データ分析など、人事評価や人材育成に必要な機能が搭載されています。
また、専任のサポートチームが初期設定を行うため、導入作業がスムーズに進められるでしょう。
料金プラン
- 月額40,000円～
公式サイト
ヒトマワリ
ヒトマワリは、株式会社Touch&Linksが提供する人事システムです。
BI機能によって、さまざまなデータを可視化できることが特徴です。従業員の有給取得率や残業時間、男女別の離職率などをデータ化として抽出し、組織が抱える問題を可視化します。従業員へのアンケートもシステム上で実施できるため、従業員の要望を組織体制へ正確に反映できます。
また、応募者情報や選考の進捗管理など、採用業務の効率化も可能です。RPO機能を活用すると採用業務全般を外注でき、コア業務へリソースを集中できます。
料金プラン
- スタートプラン：月額10,000円
- スタンダードプラン：月額60,000円
公式サイト
sai*reco
sai*recoは、株式会社アクティブ アンド カンパニーが提供する人事システムです。
sai*recoは、人事業務全般の効率化が望めるシステムです。従業員情報の管理や入退社での手続きなど、ルーティンワークを自動化できます。
評価シートの作成から回収もシステム上で完結でき、ペーパーレス化を促進できます。差し戻しや再回収もシステム上で行えるため、従業員と何度もやり取りを重ねる必要はありません。
また、月額220円/1ユーザーから利用できる安さも大きな魅力です。
料金プラン
- 月額220円/1ユーザー
公式サイト
スマカン
スマカンは、スマカン株式会社が提供する人事システムです。一般企業に留まらず、官公庁や公的機関への導入実績も多数誇ります。
スマカンは、ユーザビリティに優れていることが特徴です。従業員情報の一元管理に加え、スキルや適性をさまざまな角度から可視化できます。
また、人事評価シートは自社に合わせて自由に設定できます。評価シートはノーコードで設計されているため、プログラミング知識は必要ありません。
コンピテンシー評価や1on1、OKRなど、さまざまな評価手法に対応しており、人事評価での公平性と客観性を担保できます。そして、大企業や国立大学、国立病院など、組織形態に応じてシステムをカスタマイズすることができます。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
HRMOS タレントマネジメント
HRMOS タレントマネジメントは、株式会社ビズリーチが提供するタレントマネジメント型の人事システムです。HRMOS タレントマネジメントは、ユーザーインタフェースに優れたシステムです。
人事異動や組織再編によって従業員情報に変更がある場合、一部分を変更すれば関連情報が自動でシステムに反映されます。情報の入力作業を行う必要はありません。また、コンピテンシー評価やMBO、OKRなど、さまざまな評価手法に対応しています。
役職や職種に応じて評価シートの項目設定も自由に変更可能です。さらに、1on1支援によって目標の進捗状況に関して定期的なフィードバックを得られ、人事評価への納得度を高められます。
サポート体制も充実しているため、疑問点やトラブルが発生しても早期解決が望めるでしょう。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
マネーフォワード クラウド人事管理
マネーフォワード クラウド人事管理は、株式会社マネーフォワードが提供する人事システムです。従業員の個人情報や組織に関する情報を一元管理し、管理コスト削減とペーパーレス化促進を実現します。
また、マネーフォワードシリーズと連携すると、勤怠管理や給与計算、年末調整など、バックオフィス業務全般の効率化が望めます。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
freee人事労務
freee人事労務は、freee株式会社が提供する人事システムです。
freee人事労務の特徴は、コストパフォーマンスに優れていることです。ベーシックプランを選択すれば月額3,980円で、勤怠管理や給与計算、年末調整業務を効率化できます。
勤怠管理では働き方改革関連法の内容にも対応しており、コンプライアンス違反のリスクを最小限に抑えられます。また、リソース不足に悩んでいる場合、アウトソースプランを選択するのも有効な選択肢です。
雇用契約書作成や社会保険の加入手続きなど、工数の掛かる業務を依頼できます。ベンダーから業務プロセス改善に向けた提案を受けられる点もメリットの一つです。
料金プラン
- ミニマム：月額1,980円
- ベーシック：月額3,980円
- プロフェッショナル：月額8,080円
- エンタープライズ：問合せ
- アウトソース：問合せ
公式サイト
COMPANY
COMPANYは、株式会社Works Human Intelligenceが提供する統合型人事システムです。大手企業をメインターゲットとしており、約1,200の大手法人グループが導入しています。
COMPANYには人事管理や給与計算、タレントマネジメントなど、さまざまな分野に関する機能が搭載されています。COMPANYを導入すれば。他のシステムを導入する必要がありません。
また、勤怠管理ではフレックスタイム制や裁量労働制など、多様な労働形態にも対応しており、働き方の自由度を高められます。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
SmartHR
SmartHRは、株式会社SmartHRが提供する人事システムです。クラウド型労務管理システムの分野で、4年連続シェアNo.1を記録しています。
SmartHRはユーザーインタフェースに優れており、直感的な操作が可能です。雇用契約締結や入社手続き、年末調整など、さまざまな業務をスムーズに進められます。
また、従業員情報の一元管理や組織図の自動作成など、人事評価を効率化する機能も搭載しています。
料金プラン
- HRストラテジープラン：問合せ
- 人事・労務エッセンシャルプラン：問合せ
- 人材マネジメントプラン：問合せ
公式サイト
ジョブカン労務HR
ジョブカン労務HRは、株式会社DONUTSが提供する人事システムです。
ジョブカン労務HRの特徴は、汎用性の高さです。労務管理や年末調整で利用するさまざまな帳票のテンプレートを搭載しており、手続きに掛かる時間を大幅に短縮できます。
個人情報入力や内容更新は従業員に依頼できるため、担当者が入力をする必要はありません。また、ジョブカンシリーズと連携すると、勤怠管理や給与計算、採用など、多くの業務を効率化できます。
料金プラン
- 無料プラン：0円
- 有料プラン：月額400円/1ユーザー
公式サイト
まとめ
人事システムを導入すると、人事担当者の業務負担を軽減できます。評価シートの作成やスキルの抽出など、工数の掛かる業務をシステムへ任せられるため、人事担当者は別の作業にリソースを割くことができます。
また、システム上で多くの業務を完結できるため、管理職や従業員と何度もやり取りを重ねる必要はありません。連携性に優れたシステムを導入すれば、給与計算や勤怠管理など、多くの業務を効率化できます。
ただ、自社が導入を検討している人事システムが、連携性に優れているとは限らないでしょう。当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」を導入すれば、従業員の入社手続きに掛かる時間を大幅に削減できます。
雇用契約書や内定承諾書、誓約書など、従業員からの署名が必要な書類の作成〜締結まで、オンライン上で完結できます。給与の振込先や緊急連絡先など、個人情報はWebフォームから収集するため、書類を用意する必要はありません。
一方で、従業員もスマートフォン上で書類やWebフォームへ記入できるため、スムーズに作業を進められます。 人事担当者の業務負担増大にお悩みの方は、当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」の導入をご検討ください。少しでもご興味をお持ちの方は、お気軽にお問合せください。
