【2022】雇入通知書とは？書き方・交付時期・雇用契約書との違い

企業が労働者を雇い入れる際には、「雇入通知書」や「雇用契約書」といった書類を作成しますが、書類による意味や違いを正しく認識していますか？

今回は、雇入通知書の記載内容や雇用契約書との違い、契約書でのトラブルを防ぐポイントなどについて解説します。雇入通知書と雇用契約書の違いや記載内容を正しく理解していないと、交付書類が原因で雇用者とトラブルになる可能性があります。

トラブルを避けスムーズに労働者を雇用するためにも、人事担当者や雇用主の方はぜひ最後までご覧ください。

雇入通知書とは？

雇入通知書とは、雇用主が労働者を雇用する際に、「業務内容」「賃金」「雇用期間」などを雇用者へ通知するために交付する書類のことです。

他にも「雇用条件通知書」「労働条件通知書」「雇用通知書」などがありますが、いずれも雇用主（企業）により名称が違うだけで、書類の役割は同じです。

事業者が人を雇う場合は、労働基準法第15条により、雇用主は労働者に対して労働条件を明示することが義務化されています。これは「正社員」「アルバイト」「パート」「派遣」などの雇用形態に関係なく、すべての労働者に対して必要です。

雇用主が労働者を雇う際は雇用形態に関係なく、雇入通知書の作成と交付が義務付けられていることを理解しておきましょう。

雇入通知書の記載内容

雇入通知書に記載する内容は、大きく分けて「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」の2つに分かれます。

絶対的明示事項には、「労働契約の期間」「労働時間」「就業場所」などを記載します。一方、相対的明示事項には「退職手当の定め」「安全の及び衛生に関する事項」「休職に関する事項」などの記載が必要です。

雇入通知書に記載する絶対的明示事項と相対的明示事項の具体的な項目は、下記の表をご参照ください。

参考元：労働基準法第 15条第 1項

つまり、絶対的明示事項には勤務する上で特に重要となる事項を、相対的明示事項には規定があれば明示する事項を記載します。

さらに、上記とは別に、制度の目的や主旨などを記載する「任意的記載事項」があります。こちらは必須ではなく、事業者が任意で記載する事項です。

また、雇入通知書の明示については、原則書面での明示が必要です。ただし、労働者が希望した場合には、メールやPDFなどでも明示できます（書面で出力できるものに限る）。

雇入通知書を交付するタイミング

雇入通知書を交付するタイミングは、基本的には入社日（雇い入れる日）です。労働基準法第15条第1項に、労働者への明示は「労働契約締結の際」と記載されているためです。

ただし、新卒採用の場合においては、入社前（正式に内定が出た段階）に渡すケースも見受けられます。

内定段階で交付するのであれば、雇入通知書に記載する「絶対的明示事項」がきちんと明記できることが条件です。内定段階で新卒者の配属先が決まっていない場合などは、絶対的明示事項にある「就業場所」の項目が記載できないため、雇入通知書の交付はできません。

また、転職者については、入社日に渡すことが一般的です。入社日より前に渡すのであれば、新卒者と同様に「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」の記載が条件になります。

雇入通知書と雇用契約書の違い

雇入通知書と雇用契約書は、書類の目的がそれぞれ異なります。

雇入通知書は、使用者が雇用者に対し「労働条件を提示」することが目的の書類です。労働基準法第15条では、使用者は労働者に対しての労働条件の明示が義務化されています。

また、前述したように、雇入通知書は「絶対的明示事項」の記載が定められています。別途定めがある場合は、「相対的明示事項」も併せて記載するのが望ましいでしょう。

一方、雇用契約書は労働者に対し「労働条件の合意」を目的とした書類です。雇用契約書は、使用者と雇用者が労働条件について合意し「労働契約を締結した証明」となる書類です。そのため、雇用契約書は雇入通知書とは異なり、双方の合意があって初めて効果がある書類です。

対して、雇入通知書は、使用者が一方的に交付する書類です。雇用者へ「労働条件を通知」する書類が「雇入通知書」、雇用者へ「労働条件の合意を求めるもの」が雇用契約書だと理解しておきましょう。

雇入通知書や雇用契約書を明示しないとどうなる？

雇入通知書（雇用通知書、雇用条件通知書など）は、「労働基準法」「パートタイム労働法」「労働者派遣法」で作成と交付が義務化されている書類です。

使用者が雇用者に対して雇入通知書を明示しなかった場合、労働基準法に基づき、次のような罰則が使用者へ科せられます。

一方、雇用契約書については作成しないことによる罰則規定はありません。雇用契約書が適用される法律は民法ですが、作成の推奨や罰則規定はなく、あくまでも任意です。

また、下記の厚生労働省のホームページ（人を雇うときのルール）にも雇用時のルールは明記されていますが、労働条件通知の記載はあっても雇用契約書についての記載はありません。「雇入通知書は義務で罰則あり」、「雇用契約書は任意で罰則なし」と理解しておくと良いでしょう。

トラブル防止のために注意すべきポイント

続いては、入社時におけるトラブルを防止するために、注意すべきポイントを3つ紹介しましょう。次の3つのポイントを意識すれば、入社時に余計なトラブルに見舞われることなく、スムーズに雇用を開始できるでしょう。1つずつ詳しく解説します。

雇入通知書と雇用契約書を併用する

入社前や入社後のトラブルを避けるためには、雇入通知書と雇用契約書を併用することをおすすめします。

「雇用契約書は任意だから作成しない」と考えている事業者の方もいるかもしれません。

確かに、雇用契約書の作成は任意であり、作成しないことによるペナルティもありません。ただし、雇用契約書を締結していない場合、万が一入社後に雇用者とトラブルになった際には、事業者の立場が非常に弱くなる可能性があります。

雇用契約書は、「使用者と雇用者の合意」を証明するための書類です。言った言わないのトラブルが発生した場合、雇用契約書があるとないとでは状況が大きく変わります。

雇用契約書がないと公的な証明ができないため、事業者の立場が弱くなり状況が悪化する可能性も考えられるでしょう。また、仮にトラブルがなかったとしても、雇用契約書がないことで雇用者が使用者に対して「不信感」を抱くかもしれません。

「締結するとマズいことでもあるのか」「労務管理が杜撰（ずさん）なところかも」と雇用者が不安を感じることで、入社を断られたり離職につながったりする恐れもあります。

雇用契約書できちんと従業員の合意を得ることで、事業者の立場を守りつつ従業員へ安心感を与えられるでしょう。入社前や入社後のトラブルを避けるためにも、雇入通知書と雇用契約書の併用をおすすめします。

書式はテンプレートを活用する

雇入通知書や雇用契約書の作成は、テンプレートを活用することをおすすめします。

雇入通知書や雇用契約書の書式には規定がないため、企業側が独自の書式で作成しても問題はありません。しかし、雇用についてのトラブルは、雇用契約書などの書類の不備が原因で起こるケースも見受けられます。

特に「絶対的明示事項」の記載など、雇入通知書には記載が必須となる項目が多く存在します。記載漏れなどがあれば、当然ながらトラブルの原因にもなりかねません。

厚生労働省のホームページでは、労働契約についての書式のテンプレートが豊富に用意されています。

参照先：主要様式ダウンロードコーナー｜厚生労働省

雇入通知書などの作成は上記のテンプレートをもとに、企業ごとにカスタマイズして使うと良いでしょう。書類の不備によるトラブルを避けるためにも、テンプレートを上手く活用しましょう。

住所や氏名は必ず直筆にする

雇用契約書に記載する「住所」と「氏名」の欄は、必ず雇用者本人が直筆できるようにしましょう。

直筆サインがなく押印のみで契約が完了するような書式だと、トラブルが起きた際に雇用主側の立場が弱くなる可能性があります。「契約書にサインしていない」「押印は会社が勝手にしただけ」と雇用者側から言われた場合、押印だけでは事実を証明することができないためです。

一方、雇用契約書に雇用者本人による直筆サインがあれば、筆跡鑑定により契約の合意を証明できます。

雇用契約書は、「契約の合意」を証明するための書類です。トラブルが起きた際にきちんと合意を証明できるよう、住所や氏名の記入は雇用者本人による直筆を必須としましょう。

入社契約や雇用契約をスマートに！「人事労務コボット」

ここまで、雇入通知書や雇用契約書といった、入社時に必要な書類の役割や作成時の注意点について解説してきました。企業における入社手続きや雇用契約をスマートに実施できるのが、当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」です。

人事労務コボットは、入社手続きや雇用契約のペーパーレスを実現し、入社手続きにかかる作業時間を約86％カットし、短期間で入社手続きが実現する支援ツールです。なぜ人事労務コボットの導入で入社手続きをスマートにできるのか、人事労務コボットの強みについて解説しましょう。

人事労務コボットの強み

人事労務コボットの強みは、次の4つです。それぞれ詳しく解説します。

契約書の電子サインが可能

人事労務コボットでは、入社時に交わす契約書の電子サインが可能です。雇用者の承認が必要な雇用契約書や誓約書などの作成や送付、締結までの一連の流れをオンライン上で完結できます。

雇用者はスマホやPCを使い、スムーズに契約書へのサインや押印ができます。また、締結済みの契約書類は、PDF形式でのダウンロードが可能です。雇入通知書の電子化に必要な「書式化できること」の条件もクリアしています。

個人情報の取得や管理が楽

個人情報や取得や管理といったことも、人事労務コボットならスムーズに実施可能です。

入社時に必要となる従業員の個人情報なども、専用のWebホームを使い回収できます。回収した情報は、管理画面上にオンタイムで反映されます。

また、従業員の引っ越しや結婚といった入社後の情報変更についても、オンライン上で手続き可能です。

オンライン上での保証人のサインも可能

雇用者が未成年などで保証人のサインが必要な場合でも、人事労務コボットならオンラインでのサインが可能です。

人事労務コボットなら電子サインによる承諾が可能なため、郵送する手間や届くのが遅いといったデメリットがなくなります。親元を離れて暮らす学生などであっても、保証人のもとに契約書を送信できるため、郵送の手間がかからずに、スムーズに保証書へのサインができます

入社や雇用契約に便利な機能を搭載

人事労務コボットでは、入社や雇用契約に便利な機能を豊富に搭載しています。

また、人事労務コボットの運用の際には、当社ディップ株式会社のカスタマーサクセスチームが専任でサポートします。人事労務管理の導入時はもちろん、運用後のシステム浸透まで徹底的にサポートを実施します。

まとめ

雇入通知書や雇用契約書について、書類の概要や記載内容、役割の違いや作成時のポイントなどについて解説しました。雇入通知書と雇用契約書は役割も目的も異なるため、それぞれの意味をきちんと理解しておく必要があります。

また、雇用契約書の作成と交付は任意ですが、雇入通知書の作成と交付は義務化されており、違反すると罰則の対象となる点には注意が必要です。

当社ディップ株式会社では、雇入通知書や雇用契約書など、入社時の手続きをサポートする「人事労務コボット」を提供しています。人事労務コボットを導入することで、入社手続きや雇用契約のペーパーレス化による雇用業務の改善が図れます。

人事労務コボットの資料請求やお問い合わせは、当社ディップ株式会社までお気軽にご連絡ください！

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