雇用契約書と労働条件通知書の違いは？兼用できる？記載すべき内容も解説

雇用契約書と労働条件通知書には、どちらも労働条件を記載します。そのため、似た書類として認識されていますが、違う点もあります。

そこで今回は、雇用契約書と労働条件通知書の違いや兼用できるか、書類に記載すべき内容などを解説します。入社手続きを担当している方は、ぜひ最後までご覧ください。

雇用契約書と労働条件通知書の違い

雇用契約書は締結が必要ですが、労働条件通知書は一方的な通知で問題ありません。雇用契約書は契約書の内容に対して、従業員の同意を得なければなりません。しかし、労働条件通知書の場合は、通知をするだけで構いません。

また、労働条件通知書は交付が義務付けられていますが、雇用契約書は義務付けられていません。労働条件を従業員に通知することは、労働基準法で会社側の義務として定められています。そのため、労働条件通知書で労働条件を通知する場合は必ず発行が必要です。

しかし、雇用契約書に通知しなければならない労働条件の項目が記載している場合は、労働条件通知書の交付は必要ありません。雇用契約書の締結は義務ではありませんが、労働条件通知書を兼ねている場合、締結が必要です。

雇用契約書とは

雇用契約書とは、会社と従業員がお互いに労働条件に合意した上で交わす契約書のことです。雇用契約書には、勤務時間や休日、賃金などの労働条件を記載します。

雇用契約書は会社が作成した後、従業員に内容を確認してもらい、内容に合意が得られたら署名捺印をもらいます。内容に同意が得られない場合、従業員が納得するまで修正が必要です。雇用契約書に署名捺印をするとお互い契約内容に同意したことになるため、必ず双方で内容を確認する必要があります。

雇用契約書は2部作成して、会社側と従業員側で1分ずつ保管するのが一般的です。

労働条件通知書とは

労働条件通知書は、労働条件を従業員に対して通知するための書類です。会社から従業員に対して、一方的に通知します。労働条件とは、勤務時間や休日、賃金などのことです。

従業員に対する労働条件の通知は、労働基準法第十五条で会社に義務付けられています。労働条件の中でも、法律で定められている絶対的明示事項と相対的明示事項は、必ず通知が必要です。この2つの項目については、後述します。

会社に義務付けられている労働条件の通知をするための書類として、労働条件通知書があります。アルバイトやパートなどの雇用形態にかかわらず、労働条件の通知は必要です。

雇用契約書や労働条件通知書を作成するタイミング

雇用契約書や労働条件通知書を作成するタイミングは、雇い入れ時です。従業員の入社日までに書類を作成し、従業員に渡す必要があります。雇用契約書や労働条件通知書には労働条件が記載してあり、労働条件を通知するのは会社側の義務だからです。このことは、労働基準法で定められています。

しかし、労働条件通知書で既に労働条件を通知してある場合、雇用契約書を締結するのは、入社した後でも問題ありません。会社に義務付けられているのは、「労働条件の通知」だからです。雇用契約書の締結に関しては、法律で定められていません。

雇用契約書や労働条件通知書を作成するタイミングは一般的に入社日までですが、会社によって内定時だったり、入社日だったりと差があります。入社日当日に労働条件を明示すると従業員から「聞いていた条件と違う」といったトラブルに発展する可能性があるため、内定が決まったらすぐに作成するようにしましょう。

雇用契約書と労働条件通知書は兼用できる？

雇用契約書と労働条件通知書は、兼用できます。どちらも労働条件を記載する書類のため、一方を作成すれば問題ありません。

ただし、雇用契約書と労働条件通知書を兼用する場合は、記載する労働条件の項目に注意が必要です。労働条件の通知には、必ず従業員に伝えなければならない項目がいくつかあります。記載すべき項目は絶対的明示事項と相対的明示事項の2種類に分類でき、どちらも網羅する必要があります。記載項目に漏れがあると罰則を科せられる可能性があるため、必ず記載しましょう。

また、雇用契約書と労働条件通知書を兼用する場合、電子で交付することも可能ですが、条件を満たす必要があるため気をつけましょう。電子で交付する場合、対象の従業員が電子交付を希望している必要があります。会社側の都合で電子交付することは、認められません。

雇用契約書と労働条件通知書は兼用できますが、記載する項目や電子交付する際は十分に注意するようにしましょう。

労働条件通知書に記載すべき内容

労働条件通知書に記載すべき内容は、次の3つです。

詳しい内容を確認していきましょう。

絶対的明示事項

絶対的明示事項は、労働条件通知書に必ず記載しなければならない事項です。業務内容などにかかわらず、どの企業も記載が必要となっています。

絶対的明示事項は、以下の5つです。

参考：厚生労働省 採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。

上記の項目は基本的に、書面の交付により明示することが必要です。このことは、労働基準法第十五条で定められています。

項目の内容を一つずつ説明します。

労働契約の期間

労働契約の期間に定めがあるか、記載します。正社員など無期雇用契約の場合は「無し」、パートやアルバイトで有期雇用契約の場合は「有り」と記載しましょう。定めがある場合は、具体的な年月日を記載します。例えば、「2022年1月1日から2022年12月31日まで」というように、具体的に記載が必要です。

就業場所および従事すべき業務に関する事項

従業員が入社した後、実際に働く勤務地を就業場所として記載します。また、従事する業務を具体的に記載します。具体例としては、「経理業務」や「営業業務」などです。就業場所や業務内容は入社後に変更する可能性がある場合、その旨も記載しておきましょう。

始業および終業の時間、時間外労働の有無、休憩時間、休日、休暇、就業時転換に関する事項

就業時転換とは、労働者を2組以上のグループに分類し、交代で働かせることです。このような場合、記載する必要があります。

賃金に関する事項（昇給に関する事項を除く）

決定した賃金や計算方法、支払い方法、賃金の締め切りおよび支払いの時期などを記載します。

退職に関する事項

解雇の事由や退職の手続き方法などを記載します。

相対的明示事項

相対的明示事項は、会社が就業規則などで定めている場合に明示しなければならない事項です。定めているにもかかわらず明示しないと、罰則が課せられる可能性があります。

相対的明示事項は、以下の8つです。

参考：厚生労働省 採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。

相対的明示事項は絶対的明示事項と異なり、口頭での明示も認められています。

有期雇用労働者に対する明示事項

有期雇用労働者に対する明示事項は、以下の通りです。

• 昇給の有無
• 退職手当の有無
• 賞与の有無
• 短時間労働者の雇用管理の改善等に関する事項にかかる相談窓口

労働基準法で定められている絶対的明示事項と相対的明示事項の他に、上記の項目を明示する必要があります。このことは、パートタイム・有期雇用労働法第6条第一項、同法施行規則第二条に定められています。

参考：大阪府 3 労働条件の明示

労働条件通知書を作成する際の注意点

労働条件通知書を作成する際の注意点は、次の3点です。

一つずつ確認していきます。

記載項目に抜け漏れがないか

労働条件通知書を作成する際は、記載項目に抜け漏れがないか確認しましょう。記載項目に抜け漏れがあると、法律に違反する場合があるからです。労働条件通知書に記載する項目には絶対的明示事項と相対的明示事項があり、どちらも必ず記載が必要です。このことは、労働基準法第十五条で定められています。

万が一記載項目に抜け漏れがあると、従業員に対して労働条件を通知する義務を怠ったことになり、罰則を科される可能性があります。記載すべき項目は事前に確認し、記載項目に抜け漏れがないよう十分に気をつけましょう。

雇用契約書の内容を変更する際は従業員の同意が必要

雇用契約書の内容を変更する際は、従業員の同意が必要です。雇用契約書は会社側と従業員双方が内容に同意したうえで、締結した契約を証明する書類だからです。雇用契約書を締結する際に従業員から同意を得る必要がありますが、変更する際も同意は必要です。

特に、従業員にとって重要な項目である勤務時間や就業場所などを、同意を得ないで変更すると、離職される可能性があります。雇用契約書の締結は義務ではありませんが、締結する場合は変更の際も同意を得るようにしましょう。

パートやアルバイトなど有期雇用労働者に対しても作成が必要

労働条件通知書は、パートやアルバイトなどの有期雇用労働者に対しても作成が必要です。労働条件の通知については、以下のように法律で定められているからです。

第十五条　使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

引用：e-GOV 労働基準法第十五条 労働条件の明示

上記のように、労働条件の明示は「労働者」すべてに対して行う必要があります。そのため、パートやアルバイトなど有期雇用労働者に対しても労働条件通知書を作成するようにしましょう。

労働条件通知書は電子交付可能

労働条件通知書は、電子交付が可能です。従来は書面での発行が義務付けられていましたが、2019年4月から電子での交付が認められるようになりました。電子で交付をする場合、FAXやメール、SNSなどでの明示が認められます。

原則としては書面での交付が必要ですが、以下の3つの要件を満たす場合、電子交付が可能です。

• 従業員が電子交付を希望していること
• 従業員本人のみが閲覧できること
• 従業員自身が出力して書面を作成できること

電子交付の際、従業員本人以外が閲覧できるホームページやブログ、掲示板などに書き込みをする形だと、認められません。また、労働条件を電子で交付する際も、書面での明示と同じように記載すべき項目が定められています。電子交付だからといって、記載する項目を省略することはできません。

労働条件通知書を交付しないと罰則がある

労働条件通知書を交付しないと、罰則があります。なぜなら、労働条件の通知は会社の義務だからです。労働条件の明示をしなかった場合は、30万円以下の罰金を支払わなければなりません。このことは、労働基準法第百二十条で定められています。

第百二十条　次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。

引用：e-GOV 労働基準法第百二十条

明示しなければならない事項は絶対的明示事項と相対的明示事項の2種類あり、絶対的明示事項は原則として書面での交付が定められています。労働条件通知書を交付しないと罰則があるため、雇用形態にかかわらず交付するようにしましょう。

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まとめ

雇用契約書と労働条件通知書の違いは、内容に従業員の同意が必要かどうかです。雇用契約書は従業員の同意が必要ですが、労働条件通知書は必要ありません。また、労働条件通知書は交付が義務付けられていますが、雇用契約書は義務付けられていません。

雇用契約書や労働条件通知書を作成するタイミングは、社員が入社するときです。労働条件の通知は会社の義務のため、必ず作成しなければなりません。雇用契約書と労働条件通知書は、兼用することが可能です。

労働条件通知書には記載しなければならない項目が法律で定められており、絶対的明示事項と相対的明示の2種類に分類できます。絶対的明示事項は必ず明示が必要な事項で、相対的明示事項は会社で定めている場合に明示が必要な事項です。また、入社する従業員が有期雇用労働者の場合、別途通知が必要な項目があります。

労働条件通知書を作成する際は、記載項目に抜け漏れがないかや有期雇用契約労働者に対しても作成しているかなどを確認しましょう。労働条件の通知を怠ると、30万円以下の罰金を科せられる可能性があります。

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