入社時に必要な書類や入社手続きの流れをわかりやすく解説

入社手続きは、従業員が新しく入社する度に必要です。入社手続きには必要な書類が多数あり、会社側が作成したり、従業員から回収したりする必要があります。

そこで今回は、入社時に必要な書類や入社手続きの流れをわかりやすく解説します。入社手続きを担当している方は、ぜひ参考にしてください。

入社時に必要な書類：全企業共通

全企業共通で入社時に必要な書類は、次の通りです。

• 年金手帳
• マイナンバー
• 雇用保険被保険者証
• 源泉徴収票
• 扶養控除等申告書
• 給与振込先の届出書
• 健康保険被扶養者異動届（対象者のみ）

一つずつ書類の内容を確認していきましょう。

年金手帳

年金手帳は、厚生年金の加入手続きの際に必要です。入社時に会社が一時的に預かり、退職時に返却します。

従業員が入社までの間に年金手帳を紛失していて回収できない場合、再発行が可能です。再発行は、年金事務所窓口や事務センターへの郵送、電子申請などで行います。令和4年4月から年金手帳は基礎年金番号通知書に切り替わったため、申請すると基礎年金番号通知書が再発行されます。

参考：日本年金機構 年金手帳や基礎年金番号通知書をなくしたのですが、再発行はできますか。

日本年金機構 基礎年金番号通知書や年金手帳を紛失またはき損したとき

マイナンバー

マイナンバーは、社会保険や雇用保険、年末調整など行政手続きの際に必要です。マイナンバーを回収する際は、使用目的を本人に伝えなければなりません。

マイナンバーの確認は、マイナンバーカードで行います。従業員がマイナンバーカードを持っていない場合は、マイナンバーが記載された住民票記載事項証明書または通知カードで番号を確認します。ただし、この場合は本人確認書類の提出も必要です。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険加入の際に必要です。前職で雇用保険に加入していた人から、回収します。今までに雇用保険に加入したことのない人は雇用保険被保険者番号を持っていないため、回収は不要です。

雇用保険被保険者証を紛失してしまった従業員がいる場合は、ハローワークで再発行してもらいます。マイナンバーカードや運転免許証などの本人確認書類を持って、申請をします。雇用保険の被保険者番号は電話で聞くことができないため、雇用保険被保険者証の再発行が必要です。

参考：厚生労働省千葉労働局 雇用保険被保険者証の再交付について

源泉徴収票

源泉徴収票は、年末調整で必要です。前職で給与を受け取っていた人から、回収します。過去に給与を受け取ったことのない従業員は年末調整を行わないため、源泉徴収票を回収する必要はありません。

年末調整では、実施する年の1月から12月の収入を把握する必要があります。その際、正確な収入金額を把握するために、源泉徴収票が必要です。

そのため、入社が1月以降で、1月から入社日までの間に収入が一切ない従業員の場合は源泉徴収票は必要ありません。

扶養控除等申告書

扶養控除等申告書は扶養家族の有無にかかわらず、提出が必要です。扶養控除申告書とは、所得税法上の扶養状況を申告してもらうための書類のことです。従業員が勤務先に対して、申告を行います。

会社側は扶養控除等申告書の内容をもとに、毎月の所得税や年末調整の金額を計算するため、提出してもらう必要があります。

給与振込先の届出書

給与振込先の届出書は、給与振込先口座を確認するために提出してもらいます。金融機関名や支店名、口座番号などを記載した届出書を、従業員から回収します。

届出書が無い場合は、通帳やカードのコピーで代用することも可能です。

健康保険被扶養者異動届（対象者のみ）

健康保険被扶養者異動届は、家族を被扶養者にするときに提出します。前職で被扶養者を申請していたとしても、申請が必要です。健康保険被扶養者異動届は会社が作成し、日本年金機構に対して提出します。

入社時に必要な書類：企業別

入社時に必要な書類は、企業によって異なります。全企業共通で必要な書類以外の書類を、7つ紹介します。

自社の就業規則などで入社手続きに必要な書類が定められている場合は、従業員から回収が必要です。具体的に確認していきましょう。

入社誓約書

入社誓約書は、従業員が会社に入社する意思があるかどうか確認するための書類です。内定が決まった後、会社から従業員に用紙を渡します。

入社誓約書には、会社のルールや待遇を記載するのが一般的です。従業員に内容を確認してもらい、入社の意志が固まったら署名捺印をして提出してもらいます。

雇用契約書

雇用契約書は、企業から従業員に対して労働条件を明示するための書類です。労働条件通知書とほとんど同じ内容になりますが、雇用契約書は双方の合意が必要です。

お互い内容に納得した上で署名捺印をして、契約書を交わします。雇用契約書の締結は法律で定められていませんが、トラブル防止のために結ぶのが一般的です。

健康診断書

健康診断書は、従業員の健康状態を確認するために受け取ります。雇い入れ時の健康診断は法律で定められており、会社は従業員に健康診断を受診させなければなりません。ただし、入社前3か月以内に従業員が健康診断を受けており、結果を提出できる場合は雇い入れ時の健康診断を省略できます。

雇い入れ時の健康診断は、入社前と入社後のどちらかに実施します。入社前に受診を依頼する場合は、入社日に健康診断書を提出してもらいましょう。

住民票記載事項証明書

住民票記載事項証明書は、履歴書に記載してある住所が正しいか確認するために提出してもらいます。住所によって住民税の手続き先が決まるため、誤りがあると入社手続きを進められません。

住民票記載事項証明書は、従業員が住んでいる市区町村の窓口で発行できます。

身元保証書

身元保証書には社員が入社後、問題を起こしたときに連帯責任を負う身元保証人に署名してもらいます。問題の例としては、会社の機密情報を無断で外部にもらすことなどがあげられます。会社は大きな損害を被る可能性が高いため、損害賠償の請求が可能です。

しかし、本人に請求してもお金が支払えなかったり、連絡が取れなくなったりすることがあります。そういったリスクに備えて、身元保証書を提出してもらいます。

卒業証明書

卒業証明書は、学歴が正しいか確認するために提出してもらいます。卒業前の場合は、「卒業見込み証明書」を提出してもらいます。社員を新卒採用した場合に、提出してもらうことが多いです。

免許証・資格証明書

免許証や資格証明書は、職種・業務内容によって必要な場合があります。例えば、ドライバーであれば、免許証は必須です。免許証が無ければ無免許運転になり、事故が起きたら会社の責任になります。勤務に必要な免許や資格がある場合は、入社時に提出してもらいましょう。

入社時に会社側が作成する書類

入社時に会社側が作成する書類は、次の7つです。

内容を確認していきましょう。

内定通知書

内定通知書は、採用が決まった人に対して企業から内定を通知するための書類です。内定通知書の発行は、法律では定められていません。

内定通知書を送付した後に内定取り消しをする場合、やむを得ない事情が無ければ認められません。そのため、内定通知書の発行は慎重に行う必要があります。

入社承諾書・誓約書

入社承諾書・誓約書は、内定者が企業に入社することを意思表示するための書類です。発行は、会社の義務ではありません。

内定通知書は企業側から内定を通知する書類ですが、入社承諾書・誓約書は従業員側が入社を誓約する書類です。

労働条件通知書

労働条件通知書は、賃金や労働時間、休暇などを記載した書類です。企業から従業員に対して、交付します。労働条件を通知することは、会社の義務として法律で定められています。具体的に通知が必要な項目は定められているため、確認が必要です。

ただし、雇用契約書で労働条件について通知している場合、労働条件通知書で通知しなくても問題ありません。

雇用契約書

雇用契約書は、企業と従業員の間で成立した雇用契約を証明する書類です。雇用契約自体は双方の合意があれば成立するため、雇用契約書の締結は義務ではありません。

ただし、雇用契約書と労働条件通知書を兼ねている場合は、必ず締結が必要です。雇用契約書は企業側が作成し、従業員が内容を確認後、お互いに署名捺印をして一部ずつ保管します。

健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届

健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届は、健康保険と厚生年金の加入手続きの際に必要です。入社日から5日以内に、年金事務所または事務センターに提出します。

健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届にはマイナンバーを記載する欄があるため、忘れずに従業員からマイナンバーを回収しておきましょう。

雇用保険被保険者資格取得届

雇用保険被保険者資格取得届は、雇用保険に加入するためにハローワークに提出する書類です。前職で雇用保険に加入していた従業員がいる場合は、雇用保険被保険者証の雇用保険被保険者番号を記載します。

特別徴収切替届出（依頼）書

特別徴収切替届出（依頼）書は、住民税を特別徴収に切り替える場合のみ作成が必要です。住民税を個人で納付する普通徴収から、毎月企業が給与から住民税分徴収して支払う特別徴収に切り替える際に提出します。特別徴収切替届出（依頼）書を提出しなかった場合、そのまま従業員は直接住民税を納めることになります。

入社手続きの流れ

入社手続きの流れは、次の手順で完了します。

具体的な作業を確認していきましょう。

ステップ1：入社時に必要な書類を作成する

最初に、入社時に必要な書類を作成します。入社時に作成が必要な書類は、資格取得届などの行政手続きに必要な書類や、労働条件通知書など従業員に送付する書類です。行政手続きに必要な書類は、入社日に従業員から書類を回収しなければ記入できない項目があるため、それ以外の項目を記入しておきましょう。

ステップ2：入社前に必要書類を送付する

必要な書類を作成したら、入社前に従業員に必要書類を送付します。具体的には、内定通知書や入社承諾書、労働条件通知書などの書類を送付します。労働条件の通知は会社側の義務として法律で定められているため、必ず行いましょう。

ステップ3：貸与品や備品などを準備する

従業員の入社前に、貸与品や備品などを準備します。例えば、ノートパソコンや名刺、筆記用具などです。従業員が入社した後、すぐに働き始められるように準備しておきましょう。

ステップ4：入社日に必要書類を従業員から回収する

入社日に、入社手続きに必要な書類を従業員から回収します。具体的には、年金手帳やマイナンバー、給与振込先届などです。入社日に書類が回収できていないと、その後の手続きが進められないため、忘れずに回収しましょう。

ステップ5：行政手続きを行う

必要書類が揃ったら、行政手続きを行います。行政手続きには、社会保険（健康保険・厚生年金保険）や雇用保険の加入手続き、住民税の手続きなどがあります。書類の提出期限がある手続きも多いため、期限を守って手続きを進めましょう。

ステップ6：法定三帳簿を作成する

法定三帳簿である「労働者名簿」と「賃金台帳」、「出勤簿」の帳簿を作成します。記載すべき事項や保存期間はそれぞれ法令で定められているため、確認してから作成しましょう。法定三帳簿は基本的に提出しませんが、労働基準監督署の調査で提出を求められる可能性があります。法定三帳簿の作成は法律で定められているため、必ず作成しておきましょう。

入社手続きなら「人事労務コボット」がおすすめ

入社手続きには、「人事労務コボット」がおすすめです。おすすめする理由は、次の3つです。

• 雇用契約書を作成から締結まで完結できる
• 入社手続きに必要なほとんどの書類を作成・回収できる
• システムのサポートが充実している

それぞれの内容を確認していきます。

雇用契約書を作成から締結まで完結できる

「人事労務コボット」を利用すると、雇用契約書の作成から締結までをワンストップで完結できます。雇用契約書は、自社のフォーマットに合わせてひな形を作成することが可能です。

契約書作成後、オンライン上で従業員に対して送付し、従業員はスマホ上で内容を確認できます。内容確認後、そのままオンライン上でサインが可能です。締結した契約書は管理画面上に保存されるため、PDFでダウンロードできます。

入社手続きに必要なほとんどの書類を作成・回収できる

「人事労務コボット」上で、入社手続きに必要なほとんどの書類を作成・回収できます。作成できる書類の例は、以下の通りです。

• 誓約書
• 身元保証書
• 内定通知書、承諾書
• 給与振込口座申請書
• 通勤手当申請書
• 緊急連絡先届

この他にも、運転免許証の画像など個人情報書類を回収できます。入社前に必要書類を作成・回収できるため、おすすめです。

システムのサポートが充実している

「人事労務コボット」は、システムのサポートが充実しています。システム導入後、専任のカスタマーサクセスチーム（CS)が担当者と連携をとり、情報管理や浸透の把握を行います。そのため、「人事労務コボット」を最大限に活用でき、導入を成功させることが可能です。

まとめ

従業員の入社手続きで必要な書類は、さまざまです。入社手続きも社内手続きから行政手続きまで、多くの作業があります。

入社手続きに抜け漏れがあると、従業員やその家族に迷惑をかける可能性があります。そのため、抜け漏れなく、迅速に手続きを進めることが重要です。

入社手続きをスムーズに進めるために、「人事労務コボット」がおすすめです。

「人事労務コボット」を導入することにより、契約の締結が容易になったり、入社手続きに必要な書類をペーパーレスで作成・送付できるようになったりします。入社手続きのDX化に興味をお持ちの方は、ぜひ当社ディップ株式会社までお気軽にお問い合わせください。