【2022】雇用契約に必要な書類は？入社前手続きの効率化方法

労働者を雇用する際には、雇用契約を結ばなければなりません。この雇用契約を結ぶには、たくさんの書類を準備・回収する必要があり、保険や税金の手続きもするためにコストも時間もかかります。これらの業務を効率化させて、スムーズに締結するにはいくつかの方法があります。

今回は、雇用契約を締結する際に流れや必要な書類について解説します。締結業務をスピーディーに行うコツも紹介していますので、ぜひこの記事を参考に入社手続きの業務を削減してください。

雇用契約とは

雇用契約とは、労働者が事業主の労働に従事し、事業主が労働に対する対価として報酬を支払うことを約束する契約です。これらは民法623条により定義されています。

雇用契約は労働者を保護するためのものです。そのため、契約を結ぶと社会保険や雇用保険の加入、有給休暇の取得ができるようになり、一方的な解雇の禁止など労働基準法に則って守られるようになります。

雇用主が雇用契約の中身を記載した雇用契約書を労働者に提示し、内容に同意し署名、捺印をすることで雇用契約が成立します。

雇用契約を締結する際に必要な書類

労働者と事業主間で雇用契約を取り交わす際には、2つの書類が必要となります。その書類は次の2つです。それぞれ詳しく紹介していきます。

雇用契約書

雇用契約書は賃金や労働時間、就業場所や休日などの労働条件を雇用者と事業主双方で確認し、取り交わす契約書です。

書面で必ず契約を締結する義務はなく、口頭でも雇用契約は成立するとされています。しかし、「言った」「言ってない」のトラブルを避けるために書面として契約を交わし、保存しておく方が良いでしょう。双方が内容を確認、同意した上で署名または押印が必要です。

労働条件通知書

労働条件通知書は、労働基準法にて書面での交付が義務付けられている書類です。そのため、企業は新しく従業員を採用した時には必ず交付する必要があります。

労働条件通知書は、雇用契約書のように双方の合意は必要ありません。記載されている項目や内容がほとんど同じことから、最近では雇用契約書と労働条件通知書を合体させて、「労働条件通知書兼雇用契約書」としてまとめて書面を発行している企業もあります。

雇用契約を締結する際の流れ

雇用契約を締結する際には、次の流れに沿って手続きを行うとスムーズに準備を進められます。それぞれ詳しく解説していきましょう。

必要書類の回収

雇用契約を締結する際は、まず労働者から必要書類を回収する必要があります。

入社手続きをする際は、多くの書類を提出してもらわなければなりません。中には役所などにわざわざ出向いて取得するような手間のかかる書類もあるため、早めに入職者に通知しておくと回収作業をスムーズに行うことができます。必要となる書類は次のとおりです。

入社する社員が新卒だった場合は、学校の卒業見込み証明書を求めることもあります。中途社員を採用する場合は、別途源泉徴収票が必要になったり、住宅補助がある場合は住民票なども必要となったりするでしょう。次の章にて詳しく紹介しています。

保険や税金関係の手続き

雇用契約を結んだら、保険に加入する必要があるので社会保険や雇用保険の手続き、税金関連だと住民税や所得税の手続きが必要になります。

社会保険は、労働者を守るための大切な補償です。提出が遅れると健康保険証の交付が遅れてしまい、社員や社員の家族の医療費が高額になってしまいます。トラブルになりかねないので、必ず期日以内に手続きを行う必要があります。

年金事務所もしくは健康保険組合や厚生年金基金に雇用開始から5日以内に「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出しましょう。

雇用保険は、雇用開始した日の翌月10日までに、ハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届」と雇用を証明できるものを提出します。雇用を証明できるものとして雇用契約書や後述する法定三帳簿などがあります。

法定三帳簿の準備

法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つのことを指します。労働保険や社会保険などの手続きを行う際に添付することを求められる場合があるため、従業員の入職が決まったら法定三帳簿の準備を行います。

労働基準監督署の調査が入った時に提出が必要な場合があるため、企業は不備がないように書類を作成し、定められた期間保管しておくことが義務付けられています。

労働者名簿

労働者名簿は労働基準法107条によって作成が義務付けられている書類です。労働者ごとに事業場所単位で作成しなくてはならないという決まりがあります。記載しなくてはならない項目は次のとおりです。

その他に、事業主が労働者を管理するために必要な項目に関しては任意で追加することができます。たとえば、本人の連絡先として電話番号や社会保険に関する事項などがあります。

保存期間は5年間（当面の間は経過措置として3年間）で、労働者の死亡、退職または解雇の日を起算日とします。

賃金台帳

賃金台帳は、労働基準法108条により作成が義務付けられているものです。

労働者名簿同様、事業所単位で作成し、管理しておく必要があります。正社員やアルバイト、パートタイマーなどの雇用形態は関係なく、雇用している全ての労働者全員の分を作成する必要があるため注意が必要です。

記載しなくてはならない項目は次のとおりです。

保存期間は5年間（当面の間は経過措置として3年間）で、最後の記入をした日を起算日とします。

出勤簿

出勤簿は、労働基準法施行規則第54条や「労働時間の適正な把握のために使用者が構ずべき措置に関するガイドライン」（厚生労働省）により、作成や保存が義務付けられています。適切な労務環境を提供できているかを確認し、労務の管理を行うためです。

こちらも、労働者名簿や賃金台帳と同様に事業場単位で作成する必要があります。賃金台帳に記載すべき事項は次のとおりです。

出勤簿も保存期間は5年間（当面の間は経過措置として3年間）で、労働者が最後に出勤をした日を起算日とします。

備品の準備と供給

入職者が出勤初日から問題なくスムーズに業務ができるよう、必要な備品の準備が必要です。準備しておくべき備品には次のようなものがあります。

その他に、システムを活用している場合は社員情報を事前に登録しておくことも大切です。

入社手続きをする上で必ず準備をしておく必要書類

入社手続きをする上で、必ず提出が必要となる書類があります。採用することが決まったら、労働者に事前に準備をして欲しい書類をまとめて伝えておくと、後々の手続きがスムーズに行えます。

手続きをする際に書類がないということにならないよう、早めに伝えておくと良いでしょう。手続きをする上で必要な書類は次のとおりです。それぞれ詳しく解説していきます。

雇用保険被保険者証　

雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入した際に発行される証明書です。

雇用保険の加入手続きは、労働者を受け入れる事業主が行います。中途社員が入社してくる際には前職で加入している分から引き継ぎ作業を行う必要があるため、必ず準備をしてもらいましょう。

しかし、雇用保険に加入するには条件があります。それは次の2つです。

そのため、受け入れた労働者の勤務時間や雇用期間などによっては加入の対象外ということもあるため、事前に交付した労働条件通知書や雇用契約書を確認しておきましょう。

源泉徴収票

年末調整を行うために必要となるのが源泉徴収票です。入職者の入社日と前職の最後の給与の支払日が同じ歳の場合は自社で年末調整を行う必要があります。本人が自身で確定申告をする場合は源泉徴収票を回収する必要はありません。

年金手帳

年金手帳は基本的に労働者もしくは事業者が保管をします。そのため、社内のルール的に事業者が保管をする場合は準備をしてもらう必要があります。

まれに紛失をしてしまい、基礎年金番号がわからないというケースがありますが、年金手帳は無料で再交付ができます。入職者本人の合意を得ていれば事業主が再交付の手続きを行うこともできますので、双方にとってベストな手段を選択しましょう。

給与振込先の届出書

給与振込先口座の情報は、給与の振り込みに必要な書類です。基本的には事業者独自で作成している書類に記入してもらいます。口座名や支店名、口座番号などが明記されているかを確認しましょう。

銀行の通帳のコピーを必要としている場合は準備に時間がかかる場合もあるため、早めに入職者に通知しておくと良いでしょう。

健康保険被扶養者異動届

入職者に扶養者がいる場合は被扶養者の加入手続きが必要となります。そのため、健康保険被扶養者異動届を記入してもらい、日本年金機構に提出する必要があります。

健康保険被扶養者異動届を提出する時には、続柄を確認できる戸籍標本や住民票の写しなどが必要です。また、収入要件確認のため確定申告書や雇用保険受給資格者証の写しも必要となるため、提出が遅れないよう早めに準備をしてもらいましょう。

扶養控除等申告書

扶養控除等申告書は税金や社会保険の手続きを行う際に必要です。人によっては扶養手当などの諸手当の計算にも活用されます。扶養家族がいない人も提出するため、原則として全員に準備してもらう必要があります。

企業によっては準備が必要な書類

その他に企業によっては準備が必要な書類として、次のようなものがあります。

健康診断書は、定期検診に準じたものを事前に受けてもらいます。年齢により生活習慣病検診などが加わることもあるでしょう。病院へ出向いて診断を受ける必要があるため、入職者の手間を考えて早めに通知すると良いでしょう。

雇用契約の締結をスムーズに行うコツ

最後に、雇用契約の締結をスムーズに行うためのコツを紹介します。

業務手順をマニュアル化する

雇用契約を結ぶために、事業主側はさまざまな手続きが必要です。それぞれの業務は決められた定型的な業務が多いため、手続きの流れややり方をマニュアル化しておくと、業務をスムーズに遂行できるようになります。

マニュアルと併せて伝達用のフォーマットなども準備しておけば、採用が決まった後の業務負担をより効率化させることができます。

システムを活用し電子上でも締結ができるようにする

システムを活用すると部署全体で進捗を確認できたり、業務の属人化を防ぐことができたりします。また、電子上で契約の締結ができる電子申請を活用すると、より締結にかかる時間やコストを削減できるでしょう。

特に、保険関連の手続きは電子上で申請ができるので、連携がされているシステムを選ぶとより作業の効率化が実現できます。窓口で出向く必要がなくなるため、移動時間に充てていた分を別の業務に生かすことができます。

雇用契約書の締結に関しても、労働者にメールなどで通知して、Web上で内容確認や合意ができるシステムがあります。郵送の手間などが省けるから、時間をかけずに手続きを完了できます。

まとめ

雇用契約を締結する際に流れや必要な書類について解説しました。締結業務をスピーディーに行うには書類の作成をスムーズに行ったり、必要な書類は早めに回収しておいたりすることが大切です。

当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」は、入社手続きを効率化できる労務クラウドサービスです。雇用契約書や内定通知書といった採用時に必要な書類のペーパーレス化を行い、Web上で電子締結できる仕組みとなっています。

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