人事労務管理システムとは？機能や選び方などをわかりやすく解説

人事労務管理システムとは、人事や労務にかかる業務負担を軽減するためのシステムのことです。オンライン上で手続きを進めることで、担当者の業務負担を軽減します。

そこで今回は、人事労務管理システムの機能や選び方、導入のメリット・デメリットなどを解説します。人事や労務に関する業務に携わっている担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

人事労務管理システムとは

人事労務管理システムとは、人事や労務の業務を効率化するためのシステムのことです。例えば、入社手続きやマイナンバー管理、給与明細の配布などを効率化できます。手書きやエクセルで書類を作成する必要が無いため、業務負担が軽減できます。

人事労務管理システムを利用すると、オンライン上で書類を作成したり、送付したりすることが可能です。従業員情報や書類の管理も、システム上で行えます。対応できる書類や手続きは、利用するシステムによって異なります。

書類作成の際は従業員に自分の情報を入力してもらえるため、担当者は内容を確認するだけで書類作成が可能です。人事労務管理システムによって、人事労務担当者のさまざまな業務を減らすことができます。

人事労務管理システムの種類

人事労務管理システムには、以下の2種類があります。

• 単体型
• 機能拡張型・シリーズ連携型

特定の業務を効率化したい場合は「機能拡張型・シリーズ連携型」、業務全般を効率化したい場合は「単体型」がおすすめです。

それぞれの特徴を確認していきましょう。

単体型

単体型の場合、一つのシステムで人事労務関係の業務を完結できます。そのため、他のシステムを追加で購入する必要がありません。システム導入後、他のシステムを追加しようとすると、費用や手間がさらにかかる可能性があります。はじめから単体型のシステムを導入すれば、そのような心配がありません。

機能拡張型・シリーズ連携型

機能拡張型・シリーズ連携型は、機能拡張やシリーズ連携によって、必要な機能を利用します。例えば、従業員管理のシステムであっても、機能拡張によって入退社の手続きができます。必要な機能が明確になっていて、その部分だけ補うシステムを導入したい場合は、機能拡張型・シリーズ連携型のシステムを選びましょう。

人事労務管理システムの機能

人事労務管理システムの機能は、システムによってさまざまです。ここでは、機能の例を紹介していきます。

入退社の手続き

従業員の入退社の手続きの例は、以下のようなものです。

• 社会保険（健康保険・厚生年金）の加入手続き・資格喪失手続き
• 雇用保険の加入手続き・資格喪失手続き
• 特別徴収税への切替書類作成
• 退職証明書の作成

この他にも、手続きの手順をチェックリストとして登録できるシステムがあります。登録しておくと手続き漏れや遅延なく、手続きを進めることが容易になります。

従業員情報・マイナンバーの管理

従業員情報は、従業員の氏名や住所、電話番号などです。マイナンバーは行政手続きに必要なため、従業員から収集します。システム内でマイナンバーが管理できると、取得や削除時の記録が自動で残るため、非常に便利です。取扱い担当者を限定したり、データの閲覧履歴を残したりできるため、セキュリティ対策としても有効です。

給与計算・給与明細

給与計算は毎月、従業員の勤怠状況に応じて変わる場合があります。その場合、従業員ごとに計算しなければならないため、システムで計算ができると楽です。

給与明細の機能がシステムにある場合、従業員に対してシステム上で送信できます。送信した給与明細はスマートフォンでも見ることができるため、便利です。給与明細の他に、賞与明細や源泉徴収に対応していることもあります。

勤怠管理・有給管理

勤怠管理は従業員の出勤や欠勤情報、有給管理は有給の付与日数や消化日数などです。システムで管理することで、ひと目みて確認できます。有給の場合は年間に付与しなければならない日数や消化すべき日数が法律で定められている場合があるため、システムによってミスなく管理できます。

福利厚生の管理

福利厚生は、企業が従業員やその家族の健康や生活を向上させるために実施する取り組みです。例えば、健康保険や厚生年金、雇用保険、住宅手当などです。システム上でこれらの福利厚生の管理ができると、どの従業員が福利厚生を利用しているかすぐに確認できます。

電子申請

電子申請とは、紙で行っている行政手続きをオンライン上で行うことです。パソコンやスマートフォンを使って、申請をします。具体的には、健康保険や厚生年金、雇用保険などの加入・資格喪失手続きができます。提出先によっては、電子申請ができない場合もあります。

帳票の自動作成

帳票とは、資格取得届や資格喪失届、住所変更届などの行政手続きで提出する書類のことです。従業員情報を入力し、作成したい書類を選択すると、帳票を自動で作成できます。作成した帳票は電子申請したり、印刷したりして各提出先に提出します。

ワークフロー機能

ワークフロー機能は、業務の一連のやり取りの流れを可視化したもの（ワークフロー）を設定できる機能です。例えば、経費が決まるまでには経費申請から内容確認、承認などのアクションが必要ですが、これらをシステム上で順に処理できます。

あらかじめワークフロー設定をしておけば、従業員が経費申請した後、自動で内容確認や承認の依頼が対象者に届きます。従業員ごとに承認者を設定しておけば、わざわざ口頭やメールで承認を依頼しなくても、システム上で手続きが完結します。

採用管理

採用管理とは、採用に必要な候補者情報の管理や社内での情報共有などをする機能のことです。採用に必要な業務は多く、作業に手間や時間がかかるため、システムで自動化・効率化します。採用管理機能によって、採用後の人員配置や部署間の移動まで管理できるシステムもあります。

年末調整

年末調整は、給与などを支払う企業が従業員に対して、1年間の源泉徴収額と納めなければならない金額の差額を精算する制度です。源泉徴収額が大きい場合は還付、小さい場合は徴収といった形で精算します。

年末調整のためには、従業員に書類を提出してもらう必要があります。しかし、システムの機能を利用すると、簡単なアンケートに答えてもらうだけで書類の作成が可能です。担当者はその書類をもとに、年末調整に必要な書類をシステム上で作成します。そのため、担当者にとっても従業員にとっても負担が軽くなります。

経費精算

経費精算とは、取引先への訪問時の交通費や出張費用など、従業員が会社の業務のために立て替えた金銭を支払うことです。精算の際には立て替えた証拠として、領収書を提出してもらいます。システムに経費精算の機能があると、精算に必要な領収書の添付や申請、承認などをオンライン上で実施できるため、業務が楽になります。

人事労務管理システムの選び方

人事労務管理システムにはさまざまな種類があるため、自社に適したシステムを選ぶのは難しいです。システムを選ぶ際は、次の3つのポイントを意識して選びましょう。

一つずつ確認していきましょう。

必要な機能があるか

導入する人事労務管理システムに、必要な機能があるかを確認しましょう。機能は、導入するシステムによって異なるからです。労務管理に必要な機能がすべて揃っているものもあれば、一部だけ対応できるものもあります。既に他のシステムを利用している場合は、そのシステムと機能がかぶっていないかや足りない機能を補えるかなどを確認しておきましょう。

効率化したい業務を洗い出し、明確にしておくことが必要です。例えば、書類提出を楽にしたいのであれば、電子申請機能があるシステムを探します。自社が必要としている機能がシステムにあるか、導入する前に確認しましょう。

社内で使用しているシステムと連携できるか

社内でシステム化している業務がある場合、そのシステムと連携できるか確認しましょう。給与計算や勤怠管理はシステム化している企業が多いため、確認が必要です。

連携できる場合、システム導入の費用を低く抑えられる可能性があります。すべての業務を効率化できるシステムを導入するとなると、費用が高くなります。

また、導入するシステムが使用している会計ソフトと連携できるかも確認しておきましょう。人事労務管理システムで経費や給与を扱う場合、会計ソフトと連携できると伝票の入力が不要になるからです。担当者の業務負担を軽減できます。

社内で既に使用しているシステムと導入するシステムが連携できるかを、確認しておきましょう。

予算内の金額か

導入するシステムの金額が、予算内におさまるか確認しましょう。金額を確認する際は初期費用のみならず、運用費用も調べておきましょう。

人事労務管理システムでは、従業員一人あたりの金額×従業員数を毎月支払う形式が多いです。従業員数が何人以上だといくら、というように金額が設定されています。

また、導入後全ての機能が利用できるものと、オプションで機能追加するものがあります。使いたい機能がオプションの場合、追加で費用がかかる可能性があるため、確認が必要です。

対応している書類の数や機能によって、人事労務管理システムにかかる金額には幅があります。システム導入にかかるトータルの金額を計算して、予算内におさまるか確認しておきましょう。

人事労務管理システム導入のメリット

人事労務管理システムを導入するメリットは、主に次の5つです。

具体的な内容を確認していきましょう。

書類作成を効率化できる

今まで手書きやエクセルなどのツールで書類を作成していた場合、業務時間を大幅に削減できます。なぜなら、従業員が入力した情報をそのまま書類作成に反映できるからです。担当者は内容に誤りが無いか確認するだけで、書類作成が完了します。

書類の内容に不備や修正点があっても、データであれば簡単に変更することが可能です。また、一度従業員情報を登録すれば、さまざまな書類に利用できます。他にも、法改正などで書類に変更がある場合、システムが対応してくれます。そのため、法改正の度に情報を確認する手間や時間を省くことが可能です。システム導入によって、書類作成に関する業務のほとんどを効率化できます。

手続き完了まで時間を短縮できる

人事労務管理システム導入により、手続き完了までの時間を短縮できます。書類を送付したり、返送してもらったりの手間や時間が省けるからです。オンライン上で書類のやり取りができるため、郵送が不要になります。

また、行政手続きは一つの従業員情報で何種類もの書類が作成できるため、書類作成のたびに従業員情報を入力する時間が省けます。電子申請が可能なシステムであれば、書類の提出も簡単です。

オンライン上で作成した書類はそのままスマホで従業員に確認してもらえ、従業員が入力した情報もすぐに反映されます。そのため時間にラグがなく、手続き完了までスピーディーに進めることが可能です。

電子申請ができる

利用するシステムによっては、行政手続きの際に電子申請ができます。作成した書類を、そのままシステム上で送信することが可能です。電子申請を行うことで、書類を郵送したり、役場まで持ち込んだりといった手間が省けます。

また、郵送にかかる封筒代や切手代、書類の印刷代などの削減も可能です。他にも、電子申請により何件も宛名を書く必要がなくなります。電子申請ができるシステムを選ぶことで、担当者の業務負担を軽減できます。

書類を管理しやすくなる

人事労務管理システム導入により、書類を管理しやすくなります。なぜなら、システム上にすべての書類が保管されるからです。紙の書類の場合、ファイルに入れて棚などに保管する必要があります。書類を探す際は、膨大な書類の中から必要な書類を探し出さなければなりません。

一方、システムであれば書類の印刷をしなくてもシステム上に書類を保管できます。そのため、保管に場所をとりません。印刷が必要な場合は書類を選択し、簡単に印刷ができます。また、探すときも検索機能で簡単に見つけることが可能です。システム導入により、書類の保管など管理が容易になります。

手続き漏れがなくなる

人事労務管理システムによって、手続き漏れが少なくなります。理由は、システムに手続き手順をチェックリストのような形で登録できるからです。例えば、入社手続きに必要な手順をまとめておけば、毎回その手順に沿って手続きを進められます。

一つのシステムで手続きを管理することで、抜け漏れがなくなります。また、手続きに期限を定めて通知がくるようにしておけば、期限に遅れることなく手続きを進めることが可能です。手続き漏れをなくすには、手続き手順を自社用にカスタマイズできるシステムを選択すると効果的です。

人事労務管理システム導入のデメリット

人事労務管理システム導入のデメリットは、費用がかかることと慣れるまで操作に時間がかかることの2点です。それぞれ具体的にみていきましょう。

システム導入・運用にコストがかかる

人事労務管理システムを導入するには、初期費用と運用費用がかかります。運用には、数千円から数万円かかる場合が多いです。

一般的に、従業員一人あたりの単価が決まっており、会社の人数分をかけた金額を支払います。そのため、会社の従業員数が多ければ多いほど、かかる費用は高くなります。

従業員人数が少ない企業の場合は人事労務の業務負担が少ないため、システムを導入してもあまり効果を感じられない可能性があります。

業務効率化の度合いとシステムにかかる費用を計算して、納得できるようであれば導入を検討するようにしましょう。

慣れるまで操作に時間がかかる

システムを導入すると、操作に慣れるまで時間がかかる可能性があります。そのため、直感的に操作できる使いやすいシステムを選びましょう。

操作が複雑だと、実際の業務で使われない可能性があります。また、機能が多すぎると操作を覚えるのが大変で、機能を使いきれません。業務効率化のためには、実際に操作する担当者が使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

基本的な機能が使いやすく、サポートが充実しているシステムを選択するようにしましょう。

人事労務管理システムなら「人事労務コボット」がおすすめ

人事労務管理システムなら、「人事労務コボット」がおすすめです。「人事労務コボット」は、入社手続きや雇用契約をペーパーレス化するシステムです。ペーパーレス化により、作業時間を約85%削減できるため、担当者の業務負担を軽減できます。

「人事労務コボット」をおすすめする理由は、管理画面の操作が簡単だからです。従業員のメールアドレスを入力し、手続きに必要な書類項目を選ぶだけで、従業員に手続きに必要なWebフォーマットが送信されます。従業員がそのフォーマットに情報を入力すると、書類が作成できます。このように、担当者はメールアドレスの入力と書類項目の選択、内容の確認をするだけで必要書類の作成が可能です。

操作が複雑なシステムだと、導入した後に担当者が使いこなせず、かけた費用が無駄になる可能性があります。そのため、はじめての人事労務管理システム導入に「人事労務コボット」をおすすめします。

まとめ

人事労務管理システムは、人事や労務に関する業務の効率を上げるためのシステムです。利用できる機能はシステムによってさまざまで、入退社の手続きができたり、電子申請ができたりします。

システムを選ぶ際は、必要な機能や予算、既存とのシステムとの連携の可否などを確認し、自社に適したシステムを選択しましょう。人事労務管理システムを導入するメリットは、必要な手続きを効率化して作業時間を短縮できることにあります。また、データで業務を行うため、管理も容易になります。デメリットは、システム導入に費用がかかる点と慣れるまで操作に時間がかかる点です。

人事労務管理システムを導入するなら、「人事労務コボット」がおすすめです。機能や操作がシンプルなため操作を覚えやすく、専任の運用サポートがシステムの効果的な使い方を教えてくれます。システム導入を検討している方は、ぜひ当社ディップ株式会社までお気軽にお問い合わせください。