労働条件通知書とは、労働条件を従業員に対して通知するための書類のことです。労働条件通知書の交付は基本的に会社の義務として、労働基準法に定められています。この記事では、労働条件通知書の書き方や記載すべき項目、記入例、注意点などを解説します。
労働条件通知書とは
労働条件通知書とは、勤務時間や休日、勤務地など労働条件を従業員に対して通知するための書類のことです。労働条件を書面で提示することで、従業員とのトラブルを防ぐ役割があります。また、労働条件の通知は会社の義務として定められており、必ず通知が必要です。労働条件を通知する書類として、労働条件通知書を発行する会社が多いです。
労働条件通知書について、詳しく説明していきます。
作成は会社の義務？
労働条件通知書の作成は、会社の義務です。労働条件通知書を作成して従業員に労働条件を通知することは、以下のように労働基準法に定められています。
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
労働条件通知書により、厚生労働省令で定める事項に関して通知する必要があります。ただし、これらの項目を雇用契約書などで通知している場合は労働条件通知書を作成しなくても、問題ありません。
発行する対象者
労働条件通知書は、すべての従業員に対して発行が必要です。パートやアルバイトなどの有期雇用契約労働者に対しても、発行しなければなりません。
労働条件通知書と雇用契約書の違い
労働条件通知書は一方的に従業員に対して送付しますが、雇用契約書はお互い内容に合意しなければなりません。労働条件通知書の場合、労働条件を記載した書類を従業員に対して送付します。
雇用契約書の場合、労働条件を記載した書類を従業員に確認してもらった上で内容に合意を得なければなりません。内容に合意が得られない場合は、従業員が納得できるように労働条件を修正します。
内容に合意が得られたら、雇用契約書に署名捺印をもらい、お互い一部ずつ保管します。
労働条件通知書に記載すべき項目
労働条件通知書に記載すべき項目は、絶対的記載事項と相対的記載事項の2種類に分類できます。それぞれの項目の内容を確認していきましょう。
絶対的記載事項
絶対的記載事項とは、労働条件通知書に必ず記載しなければならない項目のことです。どんな企業であっても、記載が必要です。絶対的記載事項は基本的に、口頭ではなく書面で明示する必要があります。
絶対的記載事項は、次の通りです。
- 労働契約の期間に関する事項
- 終業の場所および従事すべき業務に関する事項
- 始業および終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇ならびに労働者を二組以上に分けて終業させる場合における終業時点転換に関する事項
- 賃金の決定、計算および支払いの方法、賃金の締め切りおよび支払いの時期ならびに昇給に関する事項
- 退職に関する事項
上記の項目はすべて、労働条件通知書に記載が必要です。
相対的記載事項
相対的記載事項は、会社で就業規則などにより定めている場合、必ず記載が必要な項目です。相対的記載事項は、書面ではなく口頭で明示しても問題ありません。
相対的記載事項は、以下の通りです。
- 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算および支払いの方法ならびに退職手当の支払いの時期に関する事項
- 臨時に支払われる賃金、賞与およびこれらに準ずる賃金ならびに最低賃金額に関する事項
- 労働者に負担させる場器食費、作業用品その他に関する事項
- 安全および衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償および業務外の障害扶助に関する事項
- 表彰および制裁に関する事項
- 休職に関する事項
上記の項目は相対的記載事項となっており、定めている場合のみ明示が必要です。
労働条件通知書の書き方
労働条件通知書の書き方を説明します。
契約期間
契約期間は有期雇用契約の場合は「あり」、正社員など無期雇用契約の場合は「なし」と記載します。有期雇用契約は期間に定めのある契約のため、契約期間の開始日と終了日を具体的に記載します。無期雇用契約であっても試用期間が定められている場合は、記載しておきましょう。
就業の場所
就業の場所には、実際に対象の従業員が勤務する場所を記載します。転勤の可能性がある場合は、想定できる範囲で記載しておきましょう。
従事すべき業務の内容
対象の従業員が従事する業務の内容を、具体的に記載します。例えば、「営業」や「事務」などです。業務の内容がわかるように、具体的に記載しましょう。入社後に従業員の適正をみて業務変更の可能性がある場合は、記載しておきましょう。
始業、終業の時刻、休憩時間、就業時転換
始業や終業、休憩時間などを具体的に記載します。所定時間外労働がある場合は、こちらに記載しておきましょう。就業時転換は、交代制の勤務がある場合に記載します。
休日
休日は週に1日以上または4週間に4日以上必要となっており、会社で定められます。会社で定めた休日の内容を、具体的に記載しておきましょう。
休暇
休暇は有給休暇や誕生日休暇など、申請をすれば取得できる休日です。有給休暇は労働者が6か月以上連続して勤務した場合、年に10日以上与える必要があります。会社独自で休暇を定めている場合もあるため、どのような休暇があるか具体的に記載しましょう。
賃金
月給制の場合は月給の内訳を記載し、年俸制の場合は月あたりの金額を記載します。時間給の場合は1時間あたりの金額を、地域の最低賃金を下回らないように記載します。時間外労働時の計算方法や、インセンティブの条件なども記載しておきましょう。
賃金の締め切り日や支払日に関しても、日にちを明確に記載します。
退職に関する事項
退職の手続き方法や定年退職の年齢、解雇事由などを記載します。退職手続き方法は、退職の何日前までに会社に届出が必要か、など具体的に記載しておきましょう。
その他
その他は、退職手当に関することや休職に関することなどがあります。この他にも、従業員にあらかじめ伝えておくべき項目があれば、記載しておきましょう。
労働条件通知書の記入例
労働条件通知書の記入例は、以下の通りです。
労働条件通知書の書き方の注意点
労働条件通知書の書き方の注意点は、以下の3点です。
・雇用形態により記載内容は異なる
・記載内容に抜け漏れがないか確認する
・就業規則との相違がないか確認する
一つずつ確認していきます。
雇用形態により記載内容は異なる
労働条件通知書は、雇用形態により記載内容が異なります。例えば、パートやアルバイトなど期間に定めのある雇用形態の場合は、雇用期間を記載しなければなりません。雇用期間は絶対的記載事項として定められているため、かならず記載が必要です。
また、賃金に関しても正社員と異なる部分がある場合は、記載が必要です。賃金に関する事項も絶対的記載事項として定められており、労働条件通知書に記載しなければなりません。正社員と同じ内容を記載すると、後でトラブルになる可能性があります。
雇用形態により、労働条件通知書に記載する内容は異なるため、気をつけましょう。
記載内容に抜け漏れがないか確認する
労働条件通知書の記載内容に抜け漏れがないか、確認しましょう。記載内容に抜け漏れがあると、法律に違反してしまうからです。記載すべき内容には、絶対的記載事項と相対的記載事項があり、どちらも記載が必要です。
特に絶対的記載事項は基本的に書面での交付が必要なため、必ず記載するようにしましょう。
就業規則との相違がないか確認する
労働条件通知書と就業規則の内容に、相違がないか確認しましょう。相違があると、後で従業員とのトラブルに発展する可能性があるからです。
例えば、労働条件通知書には「転勤なし」と記載してあるにもかかわらず、就業規則に「転勤あり」と記載してある場合、転勤を指示したときにトラブルが発生するリスクがあがります。従業員は、転勤がないと思って入社している可能性があるからです。
こういった無用なトラブルを防ぐために、労働条件通知書と就業規則との間に相違が無いか確認するようにしましょう。
労働条件通知書は2019年4月から電子化可能になった
労働条件通知書は、2019年4月から電子化が可能になりました。従来は、書面での交付のみ認められていました。労働条件通知書を電子で交付する際は、以下の要件を満たす必要があります。
- 労働者が電子化を希望していること
- 労働者自身が労働条件通知書を印刷できること
- 第三者が閲覧できないこと
労働条件通知書を電子化するには、労働者が電子化を希望している必要があります。会社の一方的な都合で勝手に電子化をすることは、認められません。
また、第三者が閲覧できるブログや掲示板などに労働条件を通知することは、認められません。電子交付する際は、メールやSNS、FAXなどで交付することが認められています。
労働条件通知書には保管期限がある？
労働条件通知書の保管期限は、従業員が退職または死亡してから5年間となっています。従来は3年間でしたが、2020年4月から5年に延長されました。このことは、労働基準法で定められています。
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
賃金や残業代の支払いでトラブルが起きた際などに、労働条件通知書を確認することがあります。そのため、保管期限が経過する前に廃棄することは認められません。保管期限を守って、保管するようにしましょう。
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まとめ
労働条件通知書は、勤務時間や休日など労働条件を従業員に対して通知するための書類です。労働条件通知書の発行は、労働基準法で会社に義務付けられています。発行する対象者はすべての労働者で、雇用形態にかかわらず交付する必要があります。
労働条件通知書に記載する項目には絶対的記載事項と相対的記載事項があり、絶対的記載事項は原則として書面で交付しなければなりません。定められた項目を記載しなかった場合、罰則を科せられる可能性があります。
労働条件通知書を作成する際は、記載項目に抜け漏れがないかや、雇用形態によって内容を変えているか、就業規則との相違がないかなどに注意しましょう。
労働条件通知書は、一定の要件を満たす場合、メールやSNSなどでの電子交付が可能です。労働条件通知書には5年の保管期限があり、その間は保管しておく必要があります。
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