従来の紙で行う契約方法から、電子契約書を用いた契約締結を行う企業が増えてきています。電子契約書によって、契約を結ぶ場合に必要なのが「電子サイン」です。電子サインを行うことで、契約締結も紙の契約書同様の法的効力が担保されます。
今回は、電子サインが法的根拠や法的効力を持つ理由から、導入するメリット、利用シーン、おすすめの電子サインシステムまで解説していきます。
電子サインとは？
電子サインとは、その名のとおり電子上で契約書などのサインを行うことです。これまで紙の書類などで行っていた承認作業や本人証明を電子上で同じように行うことを指します。
広くは店舗でクレジットカードを利用した際にタブレットへサインするものから、PCから雇用契約書などへのサインなどが挙げられます。ここでは、電子サインについて次の3点から解説していきます。
- 法的根拠と法的効力
- 電子署名との違い
- 紙の契約書との違い
法的根拠と法的効力
電子サインは、本人が記載したものである証明ができれば、紙の書類と同様に法的効力が与えられます。法的効力が最も高い電子署名は、「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」です。
電子署名法では、電子文書が法的に有効であると認められるための水準が規定されています。一定の水準が保たれた電子サインは法的根拠が認められ、本人の意思に基づいた作成であると見なされます。
本人認証の方法はさまざまありますが、メールを利用した認証が一般的です。本人宛のメールアドレスにURLを送付し、本人がURLを開きサインを行った場合、開いたURLは本人しか知りえないものになるため、本人の確認が取れたものとされます。
電子署名との違い
電子署名とは、電子署名法で定められた署名方法で、電子サインの中の一つです。電子サインはメール認証などを活用して、本人であるという証明と、内容に改ざんがないことを保証する仕組みが作られています。
一方で、電子署名はより厳格な本人確認や非改ざん性の担保が行われます。具体的には、「公開鍵暗号」「公開鍵基盤（PKI）」「ハッシュ関数」という技術を活用します。
本人性の担保には、電子サインで行われるメール認証などとは異なり、暗号技術が用いられた「第三者機関である認定局が発行する電子証明書」が活用されます。
また、非改ざん性の担保には電子署名法の水準を満たした電子証明書と、ハッシュ関数を用いたタイムスタンプによって改ざんがないことを証明します。一般的な電子サインには、伝承証明書の発行は行わないため、法的な証拠力は電子文書の方が高くなります。
そのため、電子サインは「認印」、電子署名は「実印」のような証拠力の差があります。
紙の契約書との違い
まず、電子サインを行う契約書は、文字どおりPDFのようなデータを扱います。紙形式である契約書とは大きく異なります。また、証拠力の証明も異なります。
紙の契約書では署名欄に署名を行い、押印欄に押印を行うことで証拠力の担保としています。一方で、電子契約書は押印などの代わりに、電子サインや電子証明書を利用しています。
他にも、本人証明の手段も異なります。紙の契約書の場合は押印の際に、印鑑登録証明書を用いることで、本人証明を第三者機関に行ってもらいます。電子署名を行う場合は、電子証明書の活用が必要です。
最後に、非改ざん性の担保です。紙の契約書では契約書の差し替えなどが起こらないように割印を行うなどして、非改ざんの証明を行います。一方で電子契約書は、タイムスタンプの活用です。
これらのように、紙と電子契約書ではさまざまな違いがあります。
電子サインの導入メリット
電子サインを導入するメリットは、主に下記の3点が挙げられます。それぞれのメリットについて解説します。
- 契約業務の業務効率化
- 郵送費や管理費などのコスト削減
- コンプライアンス強化の実現
契約業務の業務効率化
電子サインは、パソコンやインターネットなどが用意できれば、いつでもどこでもサインすることが可能です。そのため、契約書を送付して数分で契約締結まで行うことも可能です。
紙の契約書の場合、印刷、製本、押印、封入、送付という手順を踏んで相手方に届きます。そして、相手方でも内容を確認したうえで、署名、捺印をしてもらい、返送してもらう必要があります。
そのため、スピード感は電子サインよりも大幅に遅れてしまいます。また契約書に不備があった場合は、また印刷から押印、送付などの作業を繰り返してしまうことになるため、正式な契約締結に至るまで多くの時間を要することになってしまいます。
また、電子サインで契約した電子契約書は、システム上に電子保存が可能です。過去の契約内容を確認したいときなどは、システム上の検索機能を活用すれば、簡単に見つけ出すことが可能です。紙の契約書の場合、過去の日付ごとに保管をしていたとしても、探し出すのに手間がかかってしまいます。
そのため、電子契約書の方が、簡単な保管や検索が可能です。契約締結までのスピード感や万が一の修正作業、過去の契約書の検索など、紙の契約書で行っていたときよりも大幅に業務効率化につながります。
郵送費や管理費などのコスト削減
前述したように、紙の契約書の場合は製本して相手方に郵送する必要があります。郵送の際には郵送代がかかると共に、紙の契約書には印紙税法に基づいて、相応の収入印紙を貼ることが義務付けられています。
契約金額がわずかであっても、年間で多くの契約書のやり取りを行う企業活動においては、大きなコストになってしまいます。また、紙の契約書の場合は、封入などの作業を人力で行う、正式契約を結んだ契約書をファイリングするなど人件費や、契約書を保管する保管スペースを用意するなどの管理費が必要になってきます。
電子契約書の場合は、印刷や郵送費などは当然かかりません。また、製本や封入などの作業も発生しないため、人件費もかからないことが特徴です。
加えて、締結した契約書はシステムを利用するサーバーやクラウド上に保管できるため、物理的な保管スペースも必要ありません。紙の契約書でかかっていた郵送費や人件費、保管費など、さまざまなコスト削減につながります。
コンプライアンス強化の実現
電子契約書を保管するシステムには、「いつ」「誰が」「どのような操作」をしたのかのアクセス履歴を残すことが可能です。たとえば、「3日前に総務担当者がA社の過去の契約書を閲覧した」などです。
紙の契約書の場合、誰が契約書を確認したのかなどについて客観的に知るすべはありません。万が一、契約書を紛失した場合などには、原因を辿れなくなってしまいます。
しかし、電子契約書の場合はアクセス履歴を残すとともに、あらゆる契約書のデータを一元管理することが可能です。そのため、インシデントが発生した場合でも、早急な対応を行うことにつながります。
また、サーバー上やクラウド上に保管することで、物理的な保管よりも紛失のリスクなどは低減されます。電子サインが行えるシステムを導入することは、セキュリティに関するコンプライアンス強化にも貢献するでしょう。
電子サインの作り方
電子サインの作り方は、主に次の2つの方法になります。それぞれの作り方について解説していきます。
- 手書き署名による作り方
- 電子印鑑による作り方
手書き署名による作り方
手書き署名とは、電子契約書に自身の名前を書いたり、クレジットカード決済を行ったりする際に手書きで電子サインを行うものです。PDFデータなどに直接、書き込めるもので、紙の契約書と同様に署名を行うイメージです。
パソコンを利用する場合は、マウスを使って署名を行う、タブレットなどを利用する場合は、タッチペンや指を利用して署名を行えば手書き署名となります。PDFの電子署名ツールや、電子契約サービスの手書き署名機能などを活用して作っていきます。
電子印鑑による作り方
電子印鑑とは、その名のとおり印影をデータ化して利用するものです。電子契約サービスの電子印鑑作成機能を活用して作成を行います。
電子契約サービスで作成した電子印鑑は、使用者のデータや押印時間などがログとして保存されます。そのため、本人である証拠力や非改ざん性の担保となります。日本での契約書は署名よりも押印に対応しているものが多いため、電子印鑑を作成し利用することが多くあります。
電子サインの利用シーン
実際に電子サインを利用するシーンは、主に次の3点が挙げられます。それぞれでどのような活用になるかを解説していきます。
- 社内での承認
- 人事・法務での契約書
- 契約業務
社内での承認
先方に提出する契約書はもちろん、見積書や経費精算での承認などを得る際に電子サインは活用できます。現在でも紙の稟議書を作成することで、関係者に回覧を回し、社内承認を得ている企業は多いでしょう。
社内での承認で電子サインを利用するメリットは、決済までのスピードが向上することです。紙ベースでの稟議書の場合、社内に決済者がいないため対応ができなかったり、どこかの決済者で止まってしまったりする場合などがあります。そのため、最終決済が下りるまでに相当の時間がかかってしまいます。
電子サインであれば、インターネットにつながる環境などがあれば、社内にいることなく決済印を押印することが可能です。そのため、決済までのスピードが向上することに加え、業務効率化にもつながっていきます。
人事・法務での契約書
現在の労働基準法では、雇用契約書の作成および交付を行う義務はありません。しかし、ほとんどの企業が雇用契約書を紙で作成し、契約者に押印をもらい保管をしています。
そのため、従業員が多ければ多いほど雇用契約書の量も多くなってしまい、押印をもらうまでに時間がかかってしまいます。また、昨今のコロナ禍の影響で、人材採用の面でも自社に来てもらわずに電子サインによって契約締結に至ることが可能です。
また、法務業務としてNDA（秘密保持契約）などを締結する場合は、NDAが締結してからでなければ、プロジェクトをスタートさせることはできません。こうした場合でも、電子サインによってサインが必要な関係者に素早くNDAを送付できるため、スムーズな締結が可能になります。
契約業務
ローン契約やクレジットカード契約などを結ぶ場合、申し込みの後に信用調査などの審査業務が発生します。こうした審査の承認を得る場合、紙の申込書を活用してしまうと、押印に時間がかかってしまうケースも少なくありません。
電子サインを活用すれば、署名によって申し込みを受け付けるとともに、対面でのやり取りが不要になります。そのため、業務効率化につながります。
電子サインが導入できるシステム
最後に、電子サインが導入できる主なシステムを5つ紹介しましょう。それぞれのシステムの特徴を解説していきます。
- マネーフォワード クラウド契約
- 電子印鑑GMOサイン
- freeeサイン
- クラウドサイン
- ContractS CLM
マネーフォワードクラウド契約
マネーフォワードクラウド契約は、株式会社マネーフォワードが提供している電子契約業務を行うクラウドサービスです。
最大の強みは、ワークフロー機能が標準で装備されていることです。ワークフローがシステム上に装備されているため、社内稟議の承認はもちろんのこと、契約業務の締結をスムーズに進められます。
また、システム上で作業は全て完結するためコンプライアンス強化にも貢献します。また、クラウド上に契約書を一元管理でき、必要な契約書の検索は取引先名や担当者名で簡単に可能です。物理的な管理スペースの削減の他に、契約書を探す手間も省けるため、業務効率化につながります。
加えて、マネーフォワードクラウド契約はサポート業務が充実しています。操作の解説動画やシステム上にデータを移行する際の代行作業など、スムーズな導入と運用が可能です。
チャットやメールでの運用サポートサービスもあるため、わからない点はすぐに解決することが可能です。
公式サイト
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供するセキュリティがトップレベルという電子契約サービスです。契約データは一つずつ暗号化されており、バックアップも毎日取っているため、契約書類を安全に保管しておけます。
導入企業数は140万社を超えており、国内の電子契約サービスのシェアNo.1となっている人気の高いサービスでもあります。大手企業などにも導入されているため、信頼度は抜群といえます。
フリープランがあるため、トライアルで導入を行い、問題がなければ本導入を行うことも可能です。
公式サイト
freeeサイン
freeeサインは、freeeサイン株式会社が提供する契約書の作成などをGoogle ドキュメントを活用して行えるクラウド型の電子契約サービスです。Google WorkspaceなどGoogleサービスを業務で活用している企業は、運用面での不安が低減されます。
また、freeeサインで書類を送付する送信料は無料であるため、件数が多い場合でもコストを心配する必要がありません。導入後の運用についても、ヘルプデスクなどのサポート体制も充実しているため、問題なく利用ができるでしょう。
公式サイト
クラウドサイン
クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が運営しているクラウド型の電子契約サービスです。
クラウドサインの特徴は、契約書のテンプレートが用意されていることです。クラウドタイプであるため、最新の法令に遵守した契約書を簡単に用意できます。そのため、自社で契約書の雛形がないなどの場合は、有効活用できるでしょう。
一方で、送信料が1回200円とfreeeサインなどと比較するとコスト高になってしまうことが難点です。
公式サイト
ContractS CLM（コントラクツ CLM）
ContractS CLMは、ContractS株式会社が提供するあらゆる契約業務を一つのプラットフォームで行えるクラウド型の電子契約サービスです。
ContractS CLMでは、専門分野の弁護士が作成した契約書のテンプレートを300種類以上用意されているため、自社に適した契約書をすぐに利用することが可能です。また、テンプレートは自由に編集が可能であるため、自社の運用に合わせた改編も容易に行えます。
また、ContractS CLMには契約業務の効率化を図るために、タスク管理機能が搭載されています。システムに保管されている契約書の次のアクションは何になるのか、部門メンバーの進捗状況はどうなっているかなどを確認できます。
契約書の締結はすべてContractS CLM上で完了するため、スムーズに契約業務を行えます。
公式サイト
まとめ
業務における電子サインのやり取りは、コロナ禍の影響もあり大きな広がりを見せています。電子サインがさらに普及することで、押印のために出社しなければならないなどの無駄な業務がなくなります。
また、ペーパーレスや業務効率化など、あらゆる点でメリットが多くあるため、ぜひ本記事を参考に電子サインの活用を進めてみてください。
なお、当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」も契約書の電子サインが可能になります。雇用契約書のやり取りが全てオンライン上でできるため、業務効率化につながっていきます。
シンプルな管理画面であるため、管理担当者の業務負担も大きく減らすことに貢献できます。ぜひ「人事労務コボット」の導入も検討してみてください。
