入社誓約書とは、従業員が入社の意思を会社に伝えるための書類です。入社誓約書には、入社の意志を確認する以外にも会社のルールを遵守してもらったり、内定を証明したりする役割があります。
そこで今回は、入社誓約書の書き方や作成の注意点など担当者が押さえておきたい情報を解説します。人事・労務担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
入社誓約書とは
入社誓約書とは、入社することを従業員が会社に伝えるための書類です。会社が作成し、内定者に渡します。内定者は内容を確認し署名後、会社に提出します。内定が決定した後、入社までの間に提出させるのが一般的です。
ここからは、入社誓約書の役割と法的拘束力について説明します。
役割
入社誓約書の役割は、内定者の入社の意志を確認することにあります。内定を出した後、内定者に辞退されると、再度採用活動をしなければならないため、入社前に入社の意志を再確認します。再度採用活動をするとなると、費用や時間がかかるからです。
また、もう一つの役割として、会社のルールを遵守してもらう役割があります。会社には就業規則やその他規律が多数定められているため、それらのルールに従うよう入社誓約書に記載しておきます。記載することで、入社後に「聞いていない」といったトラブルを防ぐことが可能です。ただし、会社の就業規則など規律に関しては、入社誓約書に署名してもらう前に伝えておく必要があります。
他にも、内定を証明する役割があります。実際には口頭でも雇用契約は成立しますが、書面にすることで内定者の不安を取り除くことが可能です。入社誓約書を内定者に渡すことで、会社側の採用の意志を内定者に伝えることができます。そのため、内定者は安心して他の企業への応募など転職活動を終えることができます。
法的拘束力
入社誓約書には、法的拘束力がありません。なぜなら、労働者には契約を解除する権利があるからです。入社誓約書の提出によって入社の意志を示した場合、雇用契約自体は成立しますが、入社を強制させるような効果はありません。
そのため、入社誓約書を提出した後に内定者の都合で辞退される可能性があります。内定辞退があると採用活動を再開させる必要があるため、費用や手間がかかります。入社の意志が変わったら、すぐに連絡してもらえるように、連絡を取りやすい状況をつくっておきましょう。
入社誓約書の書き方
入社誓約書の作成は会社側の義務ではないため、記載すべき項目は定められていません。そのため、一般的に記載する項目を紹介していきます。
・就業規則を遵守
・秘密保持義務
・経歴などに虚偽がないことの確認
・人事方針の遵守
・企業秩序を乱す行為の禁止
・競合避止義務
・第三者に対する守秘義務・競合避止がある場合、開示しないこと
・損害賠償・懲戒処分
・署名・捺印
それぞれの項目の内容を確認していきましょう。
就業規則を遵守
就業規則とは、従業員が守るべきルールや労働条件などを社内で定めたものです。具体的には、始業や終業の時間、解雇に関する事項、賃金などについて記載されています。入社後に就業規則を守らない従業員がいた場合、誓約書を見せることでトラブルを防ぐことが可能です。入社後、社内の基本的なルールを守ってもらうために、記載しておきましょう。
秘密保持義務
秘密保持義務は、従業員が業務上知りえた顧客情報や技術情報などを目的外で使用しないよ
うにするためのものです。秘密情報が社外にもれると、会社が大きな損害を被る可能性があるため、あらかじめ秘密保持の義務を負わせます。ただし、別途秘密保持契約書を結んでいる場合は記載する必要はありません。記載によって、従業員に秘密保持の重要性を再認識させることができます。
経歴などに虚偽がないことの確認
履歴書や面接時に話した経歴などに、虚偽が無いことを確認します。入社後に経歴詐称が発覚すると、解雇しなければならなくなる可能性があるからです。従業員を解雇するとなると再度採用活動が必要になり、費用や時間、手間がかかります。
特に資格が必要な業務に従事する従業員の場合、経歴の確認は重要です。職務経歴や保有資格など、あらかじめ虚偽が無いことを確認しておきましょう。
人事方針の遵守
人事方針とは、会社からの業務命令や職種変更、昇格降格などです。入社後に起こりうるトラブルを防ぐために、あらかじめ従うことを誓約してもらいましょう。入社後、実際に指示をしたとき拒否される場合があります。最悪の場合、裁判を起こされる可能性があるため、入社誓約書に記載しておきましょう。
企業秩序を乱す行為の禁止
企業秩序を乱す行為には、職務遂行に関する行為のみならず、職場外での行為も含みます。例えば、SNSに無断でお客様に関する情報を載せるなど、会社の社会的な評価に悪影響を及ぼす行為は企業秩序を乱す行為になります。会社が大きな金銭的損害を受ける可能性があるため、あらかじめ禁止しておきましょう。SNSに関しては、別途具体的に遵守すべき内容をまとめたガイドラインを作成しておくと、リスク対策として効果的です。
競業避止義務
競業避止義務とは、競合している企業や組織に属したり、自ら競合する会社を設立したりといった行為を禁止することです。顧客の持ち出しや、退職時の従業員引き抜き防止などの目的で記載します。
従業員退職時にも競業避止義務について誓約させることが多いですが、拒否される可能性があります。そのため、退職時のみならず入社時にも誓約させておきましょう。
第三者に対する守秘義務・競業避止がある場合、開示しないこと
第三者とは、前職の職場のことです。中途採用の従業員の場合、前職で守秘義務や競業避止について誓約させられている可能性があります。前職で誓約している場合、前職の秘密情報やノウハウなどを会社で開示しないように誓約させます。なぜなら、前職の会社からクレームを受ける可能性があるからです。従業員が前職の情報を漏らさないように、あらかじめ誓約させておきましょう。
損害賠償・懲戒処分
損害賠償は従業員の行為によって会社が受けた損害を補償すること、懲戒処分は違反行為をした従業員に対して制裁を科すことです。従業員が違反行為をした際にペナルティを科すことで、企業内外での非行を防止する目的があります。損害賠償の実際の金額は裁判所で決まるため、具体的な賠償額を定めることはできません。
署名・捺印
署名・捺印は、従業員本人にしてもらいます。社内手続き書類のため、特に実印である必要はありません。誓約書の内容に同意したことの証明として、署名捺印をしてもらいます。
入社誓約書の例
入社誓約書のフォーマット例を紹介します。
引用：日本の人事部 入社誓約書
誓約書の内容は以下の通りです。
- 就業規則など社内のルールを遵守すること
- 機密情報を漏洩しないこと
- 職場秩序を乱す行為をしないこと
- 損害賠償責任について
- 人事方針の遵守について
上記の例は、簡易的な内容のフォーマットとなっています。実際の入社誓約書では、自社にとって必要な項目をすべて記載しましょう。一度自社のフォーマットを作成しておけば、従業員が入社する際に印刷するだけで入社誓約書が作成できます。職種や契約形態によって記載する項目が異なる場合は、パターン別にフォーマットを作成しておきましょう。
また、入社誓約書と合わせて秘密保持契約書を作成する場合は、厚生労働省の各種契約書等の参考例を参考にしてください。
入社誓約書を作成する際の注意点
入社誓約書を作成する際は、次の3点に注意しましょう。
・企業の事業内容や職種によって記載項目は変わる
・入社誓約書の提出は社員の義務ではない
・入社誓約書とともに労働条件を通知する
一つずつ確認していきます。
企業の事業内容や職種によって記載項目は変わる
入社誓約書の内容は、企業の事業内容や職種によって記載する項目が変わります。例えば、職種が経理の場合、「防犯カメラの設置への事前了承」などを記載しておくと不正が疑われる場合に円滑に調査が進められます。金庫や通帳などお金に関する業務を実施する部屋に防犯カメラを設置する場合は、あらかじめ誓約書に記載しておくことで、不要なトラブルを防げます。
他にも、企業の事業内容や従業員が従事する職種によって記載しておいた方が良い内容は異なるため、必要な項目を洗い出しておきましょう。
入社誓約書の提出は社員の義務ではない
入社誓約書の提出は社員の義務として、法律で定められていません。そのため、提出を拒否されても、強制的に提出させることはできません。
入社誓約書の提出を社員に義務付けるには、就業規則など社内の規程で定める必要があります。例えば、「入社誓約書を提出しない場合、入社を認めない」などといった文言を記載します。入社誓約書の提出は社員の義務ではないため、提出してもらえるように社内のルールとして定めましょう。
入社誓約書とともに労働条件を通知する
入社誓約書とともに、従業員に労働条件を通知するようにしましょう。労働条件を通知していないと、誓約書に署名をもらっても効果がないからです。誓約書に署名をもらう際には、従業員に対して就業規則や労働条件などを通知している必要があります。
通知した条件に対して同意が得られるようであれば、入社誓約書に署名をして提出してもらいましょう。提出後に未通知が発覚すると、従業員とのトラブルに発展する可能性があります。必ず誓約書に署名を求める前に、労働条件を通知しておきましょう。
入社誓約書の提出を拒否されるとどうなる？
入社誓約書の提出を拒否されても、提出を強制することはできません。なぜなら、入社誓約書の提出に関しては法律で定められていないからです。しかし、就業規則などで「入社誓約書の提出を拒否した場合、入社を認めない」といった文言を記載してあれば、入社を拒否することができます。
他の企業と入社を迷っていたり、誓約書の内容に納得ができていなかったりすると、入社誓約書の提出を拒否される可能性があります。あらかじめ提出を拒否されたときに備えて、就業規則など、社内の規程で入社誓約書について定めておきましょう。
入社誓約書受け取り後に内定取り消しはできる？
入社誓約書を受け取ると労働契約が成立するため、よほどの理由が無い限り、内定取り消しはできません。労働契約成立後に内定取り消しをすると、「解雇」になります。従業員を解雇するには、やむを得ない事由が必要です。やむを得ない事由の例としては、以下のような場合があります。
- 従業員が経歴を詐称しており、業務に必要な要件を満たしていない
- 傷病により業務を遂行できない
- 従業員が反社会的行為を行った
- 会社の業績悪化
上記の事由があったとしても、内定取り消しをするほどではない場合は認められません。また、「社風に合っていないから」といった漠然とした理由で内定を取り消すことはできません。基本的に内定取り消しはできないことを、認識しておきましょう。
入社手続きには「人事労務コボット」がおすすめ
入社手続きには、入社手続きをペーパーレス化する「人事労務コボット」がおすすめです。「人事労務コボット」の概要や機能・特徴を紹介します。
人事労務コボットとは
「人事労務コボット」とは、さまざまな入社手続きをペーパーレス化することにより、担当者の業務負担を軽減するためのサービスです。「人事労務コボット」導入により、紙での作業と比較して、作業時間を約85%削減できます。
機能と特徴
「人事労務コボット」の特徴は、操作が簡単な点にあります。管理画面の操作は非常にシンプルで、メールアドレスの入力と書類項目の選択だけで必要書類のWebフォーマットの送信が可能です。従業員がそのWebフォーマットに情報を入力すると、書類が完成します。このように操作がシンプルなため、スムーズに手続きが進められます。
「人事労務コボット」の主な機能は、以下の通りです。
- 書類作成・送付
- 契約書の電子サイン
- 従業員の個人情報書類の回収
- 書類のアップロード
- 保証人サイン
- ビザ・運転免許証・雇用契約期限アラート
- CSV出力
- マイナンバー管理
- スマホ操作対応
- 本部・拠点間手の情報共有、社労士との共同管理
上記のように、入社手続きに必要な機能のほとんどに、一つのシステムで対応しています。また、「人事労務コボット」は運用サポートが充実しているため、多くの機能を使いこなせない心配が不要です。入社手続き効率化に興味をお持ちの方は、ぜひ当社ディップ株式会社までお問い合わせください。
まとめ
入社誓約書は、従業員の入社の意思確認や会社のルール遵守のために、従業員から提出してもらう書類です。従業員にとっては、内定を証明する役割があります。入社誓約書には、法的拘束力はありません。そのため、入社誓約書提出後に従業員から入社を拒否された場合、入社を強制することはできません。
入社誓約書には就業規則や人事方針など社内のルールを守ることや、秘密保持義務などを記載するのが一般的です。内容を確認した証明として、最後に従業員の署名や捺印をもらいます。入社誓約書を作成する際の注意点は、企業の事業内容や職種によって記載項目が変わることと、誓約書送付と同時に労働条件を通知することなどです。
入社誓約書の提出は義務ではないため、提出を拒否されたとき、提出を強制することはできません。しかし、就業規則などで提出を義務付けることは可能です。また、入社誓約書を従業員から受け取った後に内定取り消しをすることは、原則として認められません。ただし、やむを得ない事由がある場合に限り取り消しが可能です。
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