2023年10月1日から、インボイス制度が施行されます。企業の経理担当者の方の中には、インボイス制度を導入することでメリットは何か、どんな対応が必要なのかを考えている方もいらっしゃるでしょう。
今回は、インボイス制度の概要やメリット・デメリット、施行までに企業が準備しておくべきことまで解説します。
インボイス制度とは？
インボイス制度は、2023年10月1日から施行される制度です。売り手側が買い手側に正確な適用税率や消費税額を伝えるために設けられました。
インボイス制度の正式名称は「適格請求書等保存方式」です。「適格請求書等保存方式」には、請求書はもちろん、領収書やレシート、納品書などあらゆる書類が含まれています。
現行制度との大きな違いは、区分記載請求書に記載される内容が異なることです。インボイス制度では、現行の区分記載請求書の内容に加えて「登録番号」と「適用税率および消費税額等の記載」の項目が追記されます。
これらが追記された請求書を用いた書類、もしくはデータを活用することで、買い手側は正確な「仕入額控除」を受けられるようになります。
インボイス制度導入の背景
インボイス制度が導入される背景に、2019年10月から施行された「軽減税率」に対する対応があります。飲食店などでテイクアウトや宅配であれば8%、店内飲食であれば10%が適用されるなど、これまで一律であった消費税への税率に2種類の税率が混在するようになりました。
そのため、一つひとつの取引に対して、どの税率が適用されているかなどを証明する必要が出てきました。こうした一つひとつの取引に対して、どの税率が適用されたかが認識できない請求書だと、事業者は正確な税額計算や仕入税額控除が行えなくなってしまいます。
そのため、取引毎にどの税率が適用されたかが分かる区分記載請求書等保存方式が導入されるようになりました。この方式が導入されることによって、納税側のミスが起こらないと同時に、課税側も不正を失くすことができ、税金を適正に確保できるようになりました。
インボイス制度導入のメリット
インボイス制度を導入することで得られるメリットは、主に次の4点が挙げられます。
- 消費税額の正確な計算ができる
- 納税時の不正を防止できる
- 取引の継続や増える可能性がある
- 電子インボイスに対応ができる
それぞれのメリットについて解説していきます。
消費税額の正確な計算ができる
インボイス制度を導入することで、消費税額の正確な計算が可能になります。なぜなら、区分記載請求書に「登録番号」と「適用税率および消費税額等の記載」の項目が追記されたからです。そのため、納税額の計算が現行よりも容易に行えるようになります。
現行の方式では、軽減税率の計算のための消費税率が混合してしまっているため、確定申告等を行う際には、どちらの税率で取引を行っているのかを確認する必要がありました。加えて、税率ごとに消費税額を算出する必要があるため、経理処理が煩雑化しているデメリットもありました。
インボイス制度で導入される請求書では、消費税率とそれに伴う消費税額が商品ごとに記載されるため、簡単かつ正確に消費税額を把握できるようになります。そのため、業務を簡素化し、正確な計算ができるようになります。
納税時の不正を防止できる
納税時の不正防止にもインボイス制度は役立ちます。なぜなら、消費税額と税率の明記が義務付けられているからです。
軽減税率の導入によって、食料品などは8%、対象外の商品なら10%と2つの税率に対応することが求められるようになりました。しかし、現行制度では、請求書に税率の明記が定まっておらず、不正などが起こりやすい事実があります。
たとえば、本来であれば8%の商品なのにも関わらず、10%と記載することで差分の2%分の利益を得るなどです。こういった不正を防止する意味でも、きちんとした税率の明記が義務付けられているインボイス制度の導入は、納税時の不正防止につながるとされています。
また、不正を行うつもりがなくても、税率が2つに分かれているため、納税額の計算が複雑化し、ミスが発生してしまう場合もあります。こういったミスの防止にも、インボイス制度は貢献するとされています。
取引の継続や増える可能性がある
企業がインボイス制度を実施するためには、「適格請求書発行事業者」の登録を行うことが必要です。「適格請求書発行事業者」とは、税務署長から承認を受けることで、適格請求書の発行を行える事業者のことです。
インボイス制度によって「仕入税額控除」を受けるためには、「適格請求書発行事業者」が発行した適格請求書が必要になります。反対に、「適格請求書発行事業者」に登録していない請求書では、仕入税額控除を受けることはできません。
そのため、インボイス制度が施行された際には、「適格請求書発行事業者」に登録しておくことで、きちんとした請求書が発行される企業であると信頼を持ってもらえます。
したがって、既存顧客との取引継続はもちろん、新規取引が増える可能性もあるでしょう。反対に、「適格請求書発行事業者」に登録していなければ、既存顧客が離れてしまう可能性もあるため注意が必要です。
電子インボイスに対応ができる
電子インボイスに対応ができることも、インボイス制度を導入するメリットです。電子インボイスとは、電子データによって取り扱われている適格請求書のことです。
2023年に施行されるインボイス制度では、紙での書類対応の他に、電子データでの送付や保管が認められています。そのため、請求書の電子化や業務のペーパーレス化を進めたい企業にとっては大きなメリットになります。
電子インボイスに対応ができるようになれば、「郵送や印刷などが不要になるため、コスト削減につながる」「紙の書類がなくなることによる、保管スペースの削減」「郵送の手間がなくなることによる、業務効率化」など、さまざまなメリットを享受できます。
昨今、業務のペーパーレス化は大きなテーマになってきています。インボイス制度の施行によって、電子インボイスにも対応ができるのは大きなメリットといえます。一方で、電子インボイスに対応するためには、電子帳簿保存法などの法に則る必要があるため、施行までにきちんと確認しておくことが大切です。
インボイス制度導入のデメリット
一方で、インボイス制度を導入することによるデメリットも挙げられます。主なデメリットは次の4点が挙げられます。それぞれのデメリットについて解説していきましょう。
- 適格請求書発行事業者登録が必要
- 請求書の様式変更への対応が必要
- 経理業務の負担が増える
- 利益の減少の可能性がある
適格請求書発行事業者登録が必要
インボイス制度によって仕入税額控除を受けるためには、適格請求書が必要になります。そのため、事業者は適格請求書発行事業者登録が必須になりました。
従来であれば、すべての取引が仕入税額控除の対象になっていたため、インボイス制度のために負担が増えたといっても過言ではありません。
繰り返しになりますが、適格請求書を発行できる事業者は税務署長から承認を受けた「適格請求書発行事業者」のみになります。適格請求書発行事業者になるためには、登録申請が必要になりますが、申請から承認までは少々時間がかかります。
インボイス制度が施行されるのは2023年10月1日ですが、登録申請の受付期間は2023年3月31日までです。そのため、ゆとりを持って登録申請を行うことが必要です。
また、申請期限ギリギリになると申し込みが殺到し、さらに時間がかかってしまうことも考えられます。そのため、余裕を持った行動が求められます。
請求書の様式変更への対応が必要
インボイス制度に対応するためには、従来の請求書の様式を変更する必要があります。そのため、企業はインボイス制度に適応した項目が追加された様式などを用意することが大切です。
システムで請求書を作成している場合には、ベンダー企業に対して対応を依頼する必要がある場合もあるでしょう。また、中にはアップデートによって対応を行ってくれるシステムもあるため、きちんと確認しておくことが必要です。
また、Excel（エクセル）などで自作の請求書を作成している場合は、新たな項目に対応した請求書を作成する必要があります。内容を確認して、問題なく作成する必要があるため注意が必要です。
そのため、Excelなどで作成している場合は、インボイス制度の対応をするために、請求業務をシステム化することも一つの方法です。業務のデジタル化などにもつながるため、このタイミングで検討してみても良いでしょう。
経理業務の負担が増える
インボイス制度では、適格請求書の発行を取引相手から求められた場合には、対応することが義務付けられています。適格請求書発行事業者に登録した場合は、こうした対応を行うことが増えると予想されているため、経理業務の負担が増えることが考えられます。
加えて、確定申告等を行う際には、チェック項目が従来よりも増加するなど、内容もより煩雑化していきます。そのため、インボイス制度の導入当初は、経理業務の負担が増えてしまうことが懸念されます。
また、自社で扱っているシステムがインボイス制度に対応していない場合は、担当部署として新規システムの導入などが必要です。システムが変更されれば、操作について新たに覚える必要が生じたり、業務フローを覚える必要が出たりなど、導入までの負担が増えることも考えられます。
そのため、きちんとした運用をしていくためにも、ゆとりを持って進めることが求められます。
利益の減少の可能性がある
売上減少の可能性があることも、インボイス制度のデメリットです。なぜなら、適格請求書発行事業者登録が行えない事業者は、取引の縮小などが考えられてしまうからです。
現在では、免税事業者に消費税の納税義務は発生していません。免税事業者とは「課税期間の基準期間における課税売上高が1,000万円以下」の事業者のことです。売上高が小さな企業でも事業が継続していけるように優遇措置が取られています。
しかし、インボイス制度が施行されることで、免税事業者は適格請求書の発行を行えなくなります。そのため、免税事業者と取引している企業は、適格請求書の発行が行えないことで、取引の停止や値引きの要求を行うことが考えられます。
また、免税事業者が適格請求書発行事業者登録を行ったとしても取引は継続されますが、これまで免税されていた消費税を納税する義務が発生します。そのため、手元に残るお金は減少してしまうでしょう。
インボイス制度導入に必要なこと
インボイス制度導入に必要なことは、次の3点です。それぞれについて解説していきましょう。
- 請求書のフォーマットを変更する
- 経理業務の内容を変更する
- 業務に関わるシステムの変更や導入を行う
請求書のフォーマットを変更する
インボイス制度に対応する適格請求書を作成するためには、フォーマットの変更が必須になります。そのため、従来の記載項目に加えて、次の2点の記載が必要になります。
- 税率ごとに区分した消費税額および適用税率
- 登録番号（課税事業者のみ登録可）
上記の2点を追記することで、「適格請求書等保存方式」に変更され、インボイス制度に対応することができます。自社の請求書の作成時に、きちんと記載が行われているか、項目を追記するだけで対応が可能か、請求書自体を一から作り直す必要があるかなどを確認しておくと良いでしょう。
経理業務の内容を変更する
インボイス制度が施行されることで、経理業務の内容を変更する必要があります。なぜなら、インボイス制度によって請求書の取り扱いが変わってくるからです。
そのため、経理業務内容を従来のものから、インボイス制度に対応したものに変更することが大切です。インボイス制度によって課される義務は、次のとおりです。
- 必要な記載事項を満たした適格請求書の交付
- 記載事項・内容の誤りを修正した適格請求書の交付
- 適格請求書の写しおよびそれに係る電磁的記録の保存
- 適格返還請求書の交付
それぞれの内容を把握したうえで、きちんと対応ができるワークフローを施行までにまとめる必要があります。そのため、自社の経理業務の見直しを早めに行うことをおすすめします。
業務に関わるシステムの変更や導入を行う
インボイス制度の施行によって、請求書発行業務や会計業務はこれまでのやり方と大きく変わることが予想されます。また、業務のデジタル化などが推奨されているため、法律の整備も合わせて進められています。
そのため、業務に関わるシステムの変更や導入を進めることも大切です。請求書の必須事項の記載にすべて対応できるシステムはもちろん、電子保存に対応するための電子帳簿保存システムなどです。
インボイス制度に対応でき、スムーズな運用を行っていくためにも、システムの変更や導入を検討していくことが求められます。
まとめ
インボイス制度の施行によって、消費税の計算が正確になるなどメリットが多くあります。しかし、現行のままの業務対応やシステムでは、インボイス制度に対応できない企業も多くあることも事実でしょう。
そのため、業務に関わるシステムの変更や導入を進め、スムーズな運用を行っていくためにも、今から動き出してみてください。
