店長にとってアルバイトのシフトの作成は負担のかかる大変な作業です。それに加えて、急なシフト交代が発生するとさらに大変さが増します。代わりのスタッフが見つからなければ、最悪休業せざるを得ないケースもあるでしょう。
本記事では、そのような急なシフト交代がもたらすリスクや、負担を減らす対策を解説します。おすすめのツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
急なシフト交代が大変な理由
多くの店では人件費を抑えるため、最低限の人数でシフトを組んでいます。そのため、急なシフト交代は大変になりがちです。大変になってしまう理由を3点紹介します。
代替要員の確保が難しい
急なシフト交代で最も困るのが、代わりにシフトに入れる人を見つけることです。急なシフト交代は、シフト開始の数時間前に発生するケースも珍しくありません。
特に繁忙期や人が少ない時間帯などでは、代わりがなかなか見つからないでしょう。代わりを見つけるためには店長側・アルバイト側どちらも大変です。
店長側は代わりを探すための手間や時間をとられて、本来の業務に悪影響をおよぼす可能性があります。
代わりが見つからない場合には、店長が休日出勤などの長時間労働でカバーせざるを得ないケースもあるでしょう。
アルバイト側も、店長やほかのスタッフとの関係性が良好でなければ、急な交代の相談はしにくいものです。
スタッフ同士の関係性が疎遠な場合は、そもそもほかのスタッフの連絡先を知らないケースもあるでしょう。
シフト管理が煩雑になる
代わりの人を探すには、電話やSNSで個別に連絡してまわらなければならず、大変な手間と時間がかかります。
また、誰が代わりに入れるのか、交代した場合の能力や役割のバランスは大丈夫かといったシフト状況の把握も必要です。
年間の給与収入が103万円を超えると所得税が発生するため、それを超えないように働く学生や主婦なども少なくありません。いわゆる「103万円の壁」です。この場合、これ以上シフトに入れなかったり、別途シフト調整が必要になったりする可能性があります。
ほかにも、外国人留学生は1週間に働ける上限が28時間以内に制限されているため、制限を超えないようなシフト上の配慮が必要です。
ほかのスタッフの負担が増える
急なシフト変更は、ほかのスタッフに残業や休日出勤を頼むことになります。
代わりの人が見つからなかった場合は、通常よりも少ない人数で業務を回さなければならないため、残されたスタッフの負担が増えます。
業務を行なう必要最低限の人数が確保できなければ、最悪の場合、営業ができなくなる可能性もあるでしょう。
急なシフト交代がもたらすリスク
急なシフト交代は単に大変なだけでなく、業務にさまざまなリスクももたらします。急なシフト交代がもたらすリスクを紹介します。
スタッフの不満が募る
急なシフト交代が頻繁に発生し、特定のスタッフが頻繁に交代させられていると「いつも自分ばかりシフトを代わっている」「せっかくの休みが台無しになった」「プライベートの予定が立てられない」といった不満が蓄積します。
モチベーションが低下するだけでなく、離職につながる可能性もあるでしょう。
顧客満足度が低下する
シフト交代がスムーズにできずスタッフ数が不足すると、店のオペレーションがうまく回らずサービスの質が低下して、顧客満足度が損なわれる可能性があります。
代わりのスタッフが見つかった場合でも、そのスタッフのスキルが不十分なときは、同様にサービスの質が低下するでしょう。
残されたスタッフの負担が増えればミスが発生しやすくなり、さらに顧客満足度が下がりかねない悪循環にも陥りがちです。
サービスの低下が多発すれば、「待ち時間が長い」「呼んでも来ない」「スタッフの対応が雑」などのネガティブな口コミが投稿・拡散されるリスクがあります。
法的トラブルにつながる可能性がある
店側の都合で一方的にシフト変更をするのは、労働契約法違反に当たる可能性があります。
やむを得ない理由がある場合は、事情を説明したうえでスタッフの同意を得るなど適切な手続きを踏む必要があります。
また、スタッフから急なシフト変更を求められたときに、代わりのスタッフを自分で見つけるように要求することもNGです。
労働基準法では、労働者が責任をとらなくてはならないのは労働の提供であり、代わりのアルバイトの手配は使用者側に責任があるからです。
ほかにも、午後10時から翌朝5時までの深夜帯に働けない18歳未満のスタッフを、誤って代わりのスタッフとして働かせると、労働基準法違反になる可能性もあります。
急なシフト交代をスムーズにする方法
急なシフト交代をしなければならなくなったときにトラブルを発生させないためにはどのような対策が必要なのでしょうか。急なシフト交代をスムーズにする方法を紹介します。
シフト交代のルールを事前に決めておく
急なシフト交代をスムーズに行なうには、あらかじめシフト交代のルールを決めておくことが大切です。
ルールがあいまいなままだと、交代時に混乱したり、スタッフの間で不公平感が生まれたりする可能性があります。
厚生労働省の資料では、あらかじめ定めておくルールとして以下の項目が挙げられています。
| ・確定したシフトを変更する際の期限や手続き ・一定期間中にシフトが入る曜日や時間帯：毎週〇・△曜日からシフトを指定するなど ・一定期間中の目安になる労働時間：1週間当たり平均〇時間勤務するなど ・一定期間中の最低限の労働時間：1ヵ月に〇日以上勤務するなど |
参考：「シフト制」労働者の雇用管理を適切に行うための留意事項│厚生労働省
また、病気などで急にシフトを交代しなければならないときに、まず誰に連絡するのかわかりやすいように緊急連絡網を作っておくとよいでしょう。
スムーズにシフトを調整できる仕組みを作る
急なシフト交代に備えるためには、コミュニケーションがとりやすい環境を構築して、スムーズな情報共有ができる環境作りが大切です。
スタッフ全員が自分やほかのスタッフの予定を簡単に確認できる環境があれば、急なシフト交代もスムーズに行なえます。
具体的には、チャットツールなどで情報共有できる仕組み作りをしていれば、シフト変更だけでなく業務効率も向上が見込めます。
また、店長などの管理者を仲介せずスタッフ間で直接シフト交代が行なえる仕組みがあれば、店長の負担が減るだけでなく現場のチームワーク向上も期待できるでしょう。
ほかにも、できるだけ多く働きたいなど交代要員になってもらいやすい人をあらかじめ把握しておくと、いざというときにあわてずにすみます。
さらに、スタッフごとのスキルをデータ化しておけば、急なシフト交代によるスキル不足でサービスの質が低下するリスクを減らせるでしょう。
そのためにも、普段からコミュニケーションをとって、代替要員の候補者やスタッフのスキルを把握しておくことが大切です。
シフト管理ツールを活用して負担を減らす
紙のシフト表は、店長が手動で調整して作成する必要があり、急なシフト交代の際も店長が個別に連絡していかなければなりません。
そのため紙ではなく、オンラインでリアルタイム更新可能なシステムを導入しましょう。システム上で希望調査や実際のシフト作成などを行なえるようにすれば、店長が手動でシフトを調整する時間を削減できます。
また、シフト管理ツールを使うと、現在の状況をリアルタイムで正確に把握できる点もメリットです。
スムーズなシフト調整はバイトルトークがおすすめ！
急なシフト交代などでスムーズなシフト調整したいと考えているのなら「バイトルトーク」を導入してみてはいかがでしょうか。バイトルトークは店長とアルバイトのためのコミュニケーションアプリです。
バイトルトークを使えば、スマートフォンを使って簡単にシフト提出ができ、提出された希望シフトを一覧で確認できます。
また、急なシフト変更があった際でも、全体に向け一斉連絡でシフト交代できる人を募集可能です。今までシフト調整に時間をとられていた店長の負担軽減につながる画期的なアプリです。
また、LINEなどの個人のSNSを使わなくてすむため、プライベートと仕事を区切りやすくなります。ほかにも、退職者に業務情報が残らなくなるため、セキュリティ面でも安心です。
バイトルトークの使用は基本無料です。シフトの作成や調整で悩んでいる方は、ぜひバイトルトークの導入をご検討ください。
まとめ
店長にとってシフト作成は負担の多い作業です。さらに急なシフト変更が入ると、調整でさらに手間をとらされ、本来の業務にも悪影響をおよぼすでしょう。
一方で、急なシフト変更を頼んできたスタッフに対して、自分で交代要員を探すように要求すると、法律違反になるため注意が必要です。
急なシフト変更で悩まないためには、シフト変更に関するルール作りやスムーズに調整できる仕組み作りが必要です。
また、シフトを紙やExcelで作っているのであれば、シフト管理ツールの使用をおすすめします。
なかでもバイトルトークは、無料で使用できるアルバイトのためのコミュニケーションアプリです。シフトの作成や調整が簡単にできるようになるため、シフトで悩んでいる方は、ぜひ下記リンクからバイトルトークの詳細をご確認ください。
