勤怠管理とは？重要性と勤怠管理の方法＆効率化におすすめの方法

勤怠管理とは、労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況など、従業員の勤怠状況を把握することです。正確な給与計算やコンプライアンス違反回避のために、正確な勤怠管理を行う必要があります。

かつてはExcel（エクセル）やタイムカードでの勤怠管理が主流でしたが、近年はクラウド型の勤怠管理システムを利用する企業が増えています。このクラウド型の勤怠管理システムにはどのようなメリットがあるのでしょうか？

今回は、勤怠管理の重要性やおすすめの勤怠管理システムなどについて解説していきます。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況を管理することです。正確な給与計算や過重労働防止のために行います。

かつてはタイムカードやExcel（エクセル）を活用して勤怠管理が行われることが一般的でしたが、客観性の担保が困難な点や人事担当者の業務負担増大を招く点が課題でした。

現在では、正確な勤怠データを効率的に集計できる手段として、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。

勤怠管理の重要性

勤怠管理を行う目的は、主に次の3点が挙げられます。一つひとつ解説していきましょう。

過重労働防止
賃金の正確な算出
コンプライアンス遵守

過重労働防止

従業員一人ひとりの労働時間を正確に把握し、過重労働を防ぐことも勤怠管理を行う重要な目的の一つです。1週間の労働時間が週55時間以上、1ヶ月での時間外労働が60時間を超える状態を「過労死ライン」と呼んでいます。

過労死ラインを超えると、脳や心臓の疾患リスクが通常の2〜3倍高まるとの研究結果が発表されており、業務体制の見直しや新規人材確保など、残業時間削減に向けての取り組みが必要です。また、近年では過労死ラインを下回る労働時間でも、シフト勤務や交替制など、身体に負担の掛かる勤務形態で働いていた場合、過労死に至るケースが散見されています。

めまいや倦怠感、動悸などの症状を訴えている従業員がいた場合、すぐに休むよう命じてください。長時間労働に伴う体調不良のサインが表れています。

賃金の正確な算出

勤怠管理は、正しい給与計算を行うためにも必要です。特に、時間外労働や深夜残業、休日労働は割増率も異なるため、勤怠管理によって労働時間数や残業代を正確に把握しなければなりません。

勤怠管理が正しく行われていないと賃金の未払いや支払い遅延を招き、従業員とのトラブルに発展します。トラブル回避や従業員との信頼関係を維持するためにも、勤怠管理によって給与計算を正しく行うことが重要です。

コンプライアンス遵守

従業員一人ひとりの正確な勤怠データを把握し、コンプライアンス違反を回避することも勤怠管理の重要な目的の一つです。特に近年は法改正が行われる頻度が増えており、法改正に沿った対応を行う必要があります。

2019年4月からは働き方改革関連法が施行され、時間外労働削減や5日間の有給休暇取得義務化などが各企業に求められました。

時間外労働に関しては上限が明確化され、特別条項付き36協定を締結しても、複数の規定を全て達成しない限り、罰則が科せられます。下記に規定項目をまとめたので、参考にご覧ください。

特別条項付きの36協定を締結した場合の規定

適用回数は年6回
臨時的な特別な事情がある場合のみ適用可能
時間外労働の上限は年720時間以内
時間外労働+休日労働の合計は月100時間未満
2～ヶ月月平均で時間外労働+休日労働の合計は80時間以内

一方、有給休暇に関しては、10日以上有給休暇を付与されている従業員を対象に、5日以上の取得義務化が設けられました。有給休暇取得義務化の背景には、ワークライフバランス改善や長時間労働の是正が挙げられています。

また、2023年4月からは1ヶ月で時間外労働が60時間を超えた場合、基礎賃金に割増率50%を掛けた割増賃金を超過時間分支払わなくてはなりません。今までと同じように残業を命じていた場合、倍の残業代を支払う計算となります。

勤怠管理の方法

勤怠管理を行う方法には、主に次の4種類が挙げられます。

紙の出勤簿
エクセル
タイムカード
勤怠管理システム

紙の出勤簿やエクセルは低コストで運用できますが、データの客観性に乏しい点が懸念点として挙げられます。タイムカードも不正打刻が発生する可能性があり、上記2つの方法と同様、客観性や正確性の担保が困難です。

一方、勤怠管理システムは正確な勤怠データを効率的に集計することができます。外出先からでも出退勤時刻を打刻できるだけでなく、労働時間や有給休暇の取得状況など、各種データを自動集計する機能を搭載しています。

紙の出勤簿

勤怠管理を行う方法として、従業員が紙の出勤簿に出退勤時刻や欠勤の有無などを記載する方法が挙げられます。

紙の出勤簿は用意するものが少なく、コストを削減できる点がメリットです。デジタル機器を使わないため、操作性に悩まされる心配も要りません。

一方、従業員からの自己申告制となるため、客観性に乏しい点がデメリットとして挙げられます。また、外出頻度の多い営業マンは翌日に出退勤時刻を記載する形となり、正確性の担保が困難になります。

表：紙の出勤簿のメリットとデメリット

メリット	デメリット
・低コストで導入できる・誰でも簡単に行える	・勤怠データの客観性や正確性の担保が難しい・リアルタイムでのデータを把握できない・外出先から出退勤時刻を打刻できない・人事担当者の業務負担が増す

Excel（エクセル）

Excel（エクセル）での勤怠管理は、従業員本人または人事担当者が、勤怠データを打ち込む形となります。

エクセルは、コストを掛けずに導入できる点がメリットです。業務での使用頻度も高く、操作に慣れている従業員も多いので、スムーズな適応が望めます。

反面、従業員本人が勤怠データを記録する形を取った場合、紙の出勤簿と同様に客観性や正確性の担保が困難になります。また、数式が壊れた場合は、復旧するまで別の方法で勤怠管理を行わなくてはなりません。

表：紙の出勤簿のメリットとデメリット

メリット	デメリット
・低コストで導入でき・操作に慣れている従業員も多い	・客観性や正確性の担保が難しい・リアルタイムでのデータを把握できない・数式が壊れると別の方法で勤怠管理を行う必要がある・集計や計算に手間が掛かる

タイムカード

タイムカードでの勤怠管理は、出退勤時にタイムレコーダーへタイムカードを挿入し、時刻を記録する形です。

挿入するだけで出退勤時刻を記録できるため、誰でも簡単に操作できます。

反面、本人以外の従業員でも簡単に打刻できるため、不正打刻への対策が必要になります。また、紙の出勤簿やエクセルと同様、外出先からは打刻できません。

表：タイムカードのメリットとデメリット

メリット	デメリット
・簡単に操作できる・正確性を一定水準担保できる	・不正打刻が発生する・外出先からは打刻できない・人事担当者への業務負担が増える

勤怠管理システム

勤怠管理システムを導入し、労働時間や有給休暇の取得状況を把握する方法です。

勤怠管理システムを活用するメリットは、勤怠データを正確に記録できる点です。スマートフォンアプリやGPS、生体認証など、多様な打刻方法を搭載しており、外出先からでもスムーズに出退勤時刻を打刻できます。

さらに、時間外労働や深夜残業、休日出勤の時間数はシステムが自動で集計するため、人事担当者が集計する必要はありません。事前に設定した残業時間数を超過している従業員がいた場合はアラートを発し、過重労働やコンプライアンス違反を未然に防ぎます。

一方、近年は勤怠管理システムを提供しているベンダーが増えており、豊富な選択肢から自社にマッチしたシステムを見極める必要があります。ミスマッチが発生すると、想定していたような費用対効果は得られません。

また、パッケージ型の勤怠管理システムはカスタマイズ性に優れている一方、多額の初期費用やランニングコストが発生します。

表：勤怠管理システムのメリットとデメリット

メリット	デメリット
・正確な勤怠データを記録できる・人事担当者の負担を軽減できる・過重労働を未然に防げる・外出先からでも打刻できる・ハイスペックなシステムが増えている	・ミスマッチが発生しやすい・パッケージ型は多額の費用が必要になる

アナログ管理で勤怠管理を行うことで生じる課題

アナログ管理で勤怠管理を行っていると、次の4点の課題に直面します。一つひとつ解説していきましょう。

人事事担当者の業務負担が増える
リアルタイムでの勤怠データを把握できない
保管コストが増える
テレワークへ移行できない

人事担当者の業務負担が増える

アナログ管理による勤怠管理は、短期間に業務量が増加する傾向にあります。出勤簿やタイムカードで記録した1ヶ月の勤怠状況を確認するため、月末～月初に掛けて業務が集中するからです。

仮に出退勤時刻に誤記があった場合は従業員に修正作業を命じなければならず、コミュニケーションコストが発生します。人事担当者は限られた時間で多くの仕事をこなさなければなりません。

採用活動や社内研修、人事評価制度など、組織活性化に向けた仕事に加え、人材不足の場合は給与計算や社会保険料の手続きなど、労務管理を兼任している場合も少なくありません。

勤怠管理に工数が掛かるとコア業務に割く時間を確保できず、業務の進捗や正確性に悪影響が生じます。また、残業時間増加によって心身を休める時間を確保できず、仕事へのモチベーション低下や体調不良を招きます。

リアルタイムでの勤怠データを把握できない

アナログ管理での勤怠管理は、外出先からの打刻に対応していません。外出や出張頻度の多い営業マンは帰社してから出退勤時刻を打刻するため、正確性の担保が困難になります。

また、残業時間や有給休暇の取得状況など、勤怠データをリアルタイムで把握できません。コンプライアンス違反回避には、従業員の意識と上司のマネジメント能力に依存する傾向が強くなります。

保管コストが増える

2020年4月から賃金請求権の期限が5年に延長されたことに伴い、賃金や労働に関する書類も5年間の保存が求められています。労働基準法にも書類保管を義務付ける規定が、盛り込まれました。

紙の出勤簿やタイムカードで勤怠管理を行っていた場合、過去5年分の書類を保管するスペースが必要になります。仮に従業員から時間外手当や休業手当の支払い請求を申請された場合、すぐに対応の正当性を証明できるよう、該当書類を見つけやすい場所に保管しておかなければなりません。

テレワークへ移行できない

アナログでの勤怠管理は外部からの打刻に対応しておらず、テレワークへ移行できません。新型コロナウイルスなどの感染症が拡大してもオフィスワークを続けなければならず、職場内クラスターを招く可能性が高まります。

また、働き方の多様化に対応できず、育児や介護を理由に退職する従業員を引き止められません。

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システム導入によって得られるメリットは、次の5点です。

正確な労働時間を把握
業務効率化
コスト削減
在宅勤務の導入
法改正への自動対応

勤怠管理システム導入によって、正確な勤怠データを効率的に集計できるようになります。また、勤怠管理システムが労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況など、各種データの集計〜計算まで行うため、人事担当者は他の作業に集中できます。

そして、クラウド型の勤怠管理システムは月額料金を支払えば、アップデートやメンテナンスも一任できるため、初期費用やランニングコストを大幅に削減することが可能です。

正確な労働時間を把握

勤怠管理システムを導入する最大のメリットは、正確な勤怠データを集計できる点です。GPSやICカード、ビジネスチャットなど、多彩な打刻方法を搭載しており、自社の就業形態に応じて打刻方法を選択することが可能です。

データのコピーが難しく紛失のリスクがない生体認証も搭載しており、不正打刻が起きる心配も要りません。さらに、労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況は、勤怠管理システムが自動集計するため、リアルタイムでの勤怠データを把握できます。

仮に残業過多や有給休暇の取得状況が遅れている従業員に対してはアラートを発し、過重労働やコンプライアンス違反を防げます。

業務効率化

勤怠管理システムの導入によって業務全般を自動化できるため、人事担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

勤怠データの集計や割増賃金の計算、有給休暇の取得状況監視など、システム上で作業や情報管理を一元化でき、仮にミスがあってもすぐに修正可能です。また、給与計算システムや労務管理システムと連携すると、バックオフィス業務全般を効率化できます。

一方、従業員側も残業や有給取得の申請をシステム上で行えるため、業務の隙間時間に申請と承認作業を完結できます。

コスト削減

煩雑な計算業務や手間の掛かる集計業務を勤怠管理システムが担うことで、人的コストを削減できます。人事担当者は他の業務へ割ける時間を確保でき、残業時間削減や生産性向上を実現できます。

また、クラウド型の勤怠管理システム導入時に、ソフトウェアのインストールやインフラ環境構築は必要ありません。ベンダー側が提示している月額料金さえ支払えばすぐに利用できるため、初期費用はほとんど発生しません。

さらに、メンテナンスやアップデートもベンダー側が対応するため、運用負担やランニングコスト削減も望めます。

在宅勤務の導入

クラウド型の勤怠管理システムは、インターネット環境さえ整っていれば、場所を問わずシステムへアクセス可能です。外部から出退勤時刻打刻や残業申請を行える環境が整い、在宅勤務の導入を進められます。

在宅勤務はコスト削減や優秀な人材の流出防止、プライベートな時間の増加など、企業側と従業員双方に多大なメリットをもたらします。

表：在宅勤務導入のメリット

企業	従業員
・交通費や印刷費削減・優秀な人材確保・企業のイメージアップ・業務効率や成果物の品質改善職・場内クラスター回避	・通勤に伴う心身の消耗回避・プライベートな時間の増加・育児や介護との両立・集中力向上・感染症への感染リスク最小化

法改正への自動対応

クラウド型の勤怠管理システムを導入すると、法改正への内容を反映したシステムへのアップデートをベンダー側が行うため、自社で対応する必要はありません。法改正への対応漏れを心配する必要がなくなり、安心して利用できます。

勤怠管理システムの選び方のポイント

自社に合った勤怠管理システムを選ぶポイントは次の3点です。これら3点を意識して選定作業を行い、ミスマッチを回避してください。

自社の就業形態への対応
他システムとの連携
サポート体制

自社の就業形態への対応

システム選定時には、自社の就業形態に対応した機能を搭載しているか必ず確認してください。たとえば、自社でフレックスタイム制を導入している場合、スケジュールパターンの設定やシフト作成など、フレックスタイム制に対応した機能の搭載有無を見極めます。

確認不足の状態で選定作業を進めるとミスマッチが起きる可能性が高くなり、想定していた費用対効果は得られません。

他システムとの連携

既存システムとの連携も勤怠管理システムを選ぶ重要なポイントの一つです。勤怠管理システムは単体使用よりも、給与計算システムや労務管理システムと連携して使用した方が、業務効率改善が望めます。

自社で利用している既存システムと連携が望めるか、選定作業の際に確認してください。

サポート体制

ベンダーから手厚いサポート体制が望めるかを確認してください。

初めて勤怠管理システムを導入する場合、運用方法やアクシデントの対処方法など、疑問点が発生します。サポート代が無料に設定されているベンダーを選ぶと、コストを気にせずベンダーにサポートを仰げるため、疑問点を素早く解決できます。

まとめ

勤怠管理は、正確な給与計算や過重労働防止のために行います。エクセルやタイムカードでの勤怠管理は低コストで運用できる一方、外部からの打刻やリアルタイムでの勤怠データを把握できない点が課題です。

クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、正確な勤怠データを効率的に集計できるだけでなく、テレワークへの移行も可能です。法改正の内容を反映したアップデートやメンテナンスなど、ベンダーへ任せられる部分も多く、ランニングコストの削減も望めます。

ただし、市場にはハイスペックな勤怠管理システムも多く、どのシステムを選ぶべきか迷う方もいるでしょう。今回の記事で紹介したポイントやおすすめのシステムを参考に、選定作業を進めてください。

勤怠管理とは？重要性と勤怠管理の方法＆効率化におすすめの方法

勤怠管理とは