会社は一つの組織であり、その組織を運用するにあたり「労務管理」が必要となります。
人が運用し、人が働いている以上、職場の環境がダイレクトに影響していきます。何も整っていない企業には成長の余地がありません。
本記事では、「労務管理」の役割と具体的な仕事内容、さらに労務管理を円滑に行うためのポイントを解説していきます。また、管理する上での今後の課題も提言します。これにより理解を深め、適切に運用できるようにしましょう。
労務管理の概要
まず、「労務管理」の概要についてですが、企業で働く従業員の労働状況・福利厚生などの『労働に関する事項を管理する業務』を主に指し示しています。
入社・退社申請、時間や給与の労働条件、社会保険などを労働基準法に則って管理することが業務内容となります。環境を整えることで働きやすさを提供し、生産性の向上を目指しています。
ここでは労務管理の詳しい役割と、人事管理との違いについて解説していきます。
労働管理の役割
労務管理を行うことで得られる結果として、最も求められているのが生産性の向上です。
優秀な人材が多く揃っているとしても、職場環境が悪ければそのパフォーマンスは充分に発揮されません。適切な労働時間や見合った給与があるからこそ、従業員のモチベーションが保たれます。
さらに、環境を整えることで職場で起こりうるトラブルを回避することもできます。長時間労働やハラスメントなどが発生しにくい環境を作るためにも、労務管理は必要となります。
人事管理との違い
労務管理と似たような言葉で、人事管理があります。では、この二つはどう違うのでしょうか。
労務管理が担当するのは、組織単位の事務的な手続きが主であり、社会保険・福利厚生の加入や雇用関係を管理しています。一方、人事管理は従業員と直接関わる業務を担当しており、人材の評価・採用など、効果的な活用を目指すためのシステムを構築します。
役割自体ははっきりと違いがあるものの、企業によっては二つを兼任している場合もあります。労務管理と人事管理はそれぞれの業務が深く絡み合っているため、明確な線引きは難しい面がありますが、基本的には前述のような役割分担が一般的です。
労務管理の基本「法定三帳簿」
労務管理を行う際に、まず基本として抑えておかなければならないものが「法定三帳簿」の作成です。会社が人を雇った場合、労働基準法によりこの帳簿の整備が義務付けられています。
作成後には、決められた期間これを保管しなければなりません。
法により定められていることなので、作成しなければ罰則の対象となります。
以下に、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿という三つの帳簿について解説します。
これらを確認しながら理解を深めていきましょう。
1.労働者名簿
「労働者名簿」は従業員の情報をまとめたもので、
- 氏名
- 生年月日
- 履歴
- 性別
- 住所
- 従事する業務の種類
- 雇い入れの年月日
- 退職の年月日とその事由
- 死亡の年月日とその原因
の9つの項目を記載します。退職・解雇・死亡日が起算日となります。
保存期間は3年間。内容の変更があった場合はすぐに訂正しなければなりません。
名簿様式はひな形も用意されていますが、自社で作成してもOKです。
2.賃金台帳
「賃金台帳」は個人的な賃金の支払い状況をまとめたものです。指名、性別に加え
- 賃金計算期間
- 労働日数
- 労働時間数
- 時間外労働時間数
- 休日労働時間数
- 深夜労働時間数
- 基本給や手当などの種類と額
- 賃金の控除をした場合はその額
を記載します。
こちらも保管期間は3年間。起算日は最終賃金を記入した日です。
他と同様、自社で様式から作成して構いません。
3.出勤簿
「出勤簿」に関しては労働者の勤務を適切に把握するため帳簿の整備が必要とされており記載内容は
- 氏名
- 出勤日
- 出勤時刻、退勤時刻、休憩時間
となっています。
こちらは給与計算などにも用いられるので、形式としてはタイムカードなどで管理・整備されていることが多いですね。
こちらの保管期間も3年間とされています。起算日は最終出勤日です。
労務管理の具体的な仕事内容
労働管理は組織全体の手続きなどを管理すること、そして法定三帳簿についても解説しましたが、具体的にはどんな仕事するのでしょうか。
仕事内容について以下にまとめたので、詳しくみていきましょう。
法定三帳簿を管理する
まずは「法定三帳簿」の作成と厳重な保管・管理は重要な仕事となります。
各帳簿の記載漏れがないか、変更が合った場合には即座に反映されているか、帳簿の紛失がないかなど注意すべき点は多いです。保管期間も厳守しなければなりません。
仮に適切に対応できていなかった場合、労働基準法違反となるのでしっかりと管理しましょう。
就業規則を作成する
常時10人以上の従業員を雇用する場合は労働基準法（第89条）に基づき「就業規則」を作成します。
休憩時間や補償、制裁などの職場内の規則を作成し、行政官庁に届け出と従業員への周知を行います。
記載内容に関しては「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」の２つがあるので確認しておきましょう。
労働契約・条件を管理する
働いている従業員全てが同じ役職、立場であるということはありません。それぞれに労働条件というものがあり、それらはある程度の期間をおいて変化していきます。
従業員の雇い入れ、昇進や転勤などのタイミングでそれぞれ手続きが発生します。帳簿への記入や必要書類の発行を管理するのも仕事内容のひとつです。
勤怠・給与を計算する
従業員の出退勤時間、休憩時間、遅刻・欠席、時間外労働、有給休暇などの勤怠管理を行い、それらのデータを元にして給与額の計算をするのも労務管理のうちです。
雇用形態によっては複雑な計算にもなっていきます。
正しい給与計算を行い正しく支払われることも大切ですが、それと同時に長時間労働になっている従業員が居ないかなどの確認も行います。
長時間労働の監視と防止は従業員を守り、会社も守る重要な業務です。
福利厚生を管理する
福利厚生には2種類あり、法律で定められた法定福利と社内で定められた法定外福利があります。これらを管理することも業務となります。
法定福利は健康保険、雇用保険、労働保険などの各種社会保険が含まれ、入社時に加入手続きを行います。
法定外福利は企業によっては求人情報に含めるなどの独自性があるように、内容は企業ごとに違うのが特徴です。
育児支援、特別休暇、レジャー施設の割引など内容も多岐に渡ります。
健康・安全衛生を管理する
環境に関する管理ですから、従業員の健康や安全衛生面を管理し快適に働ける環境を整えることも業務の一つです。
健康診断の取り組み、診断結果の記録と通知を行い、労働基準監督署への報告が必要です。
また従業員が50人以上の企業には、１年ごとにストレスチェックの実施が義務付けられていますので、通知や産業医への連絡も行います。
労働環境の改善を行う
社会問題としてあがるものに職場内のハラスメントがありますが、その各種ハラスメントや長時間労働の改善などが労務管理の大きな課題です。
現場で起きている問題を改善したうえで、コンプライアンスを意識した高齢者雇用の促進や女性の活躍推進など、労働環境の改善を行うことも重要な取り組みとなっています。
異動や休職・退職手続きを行う
異動や休職・退職があった場合にはそれぞれに対応した手続きが必要になり、対象の従業員とやり取りしながら進めていくことも労務管理が行います。
退職には労働者名簿の更新から、社会保険・雇用保険の資格喪失届、退職手当の支給などがあり、退職後も手続きが続くため連絡をします。
休職にも保険給付や手当の手続きが必要です。異動に際しては住所変更などもあり、事前に連絡や確認をしておく必要があります。
労務管理に役立つ資格
労務管理では多岐にわたり重要な業務が行われています。 近年では、人材マネジメントシステムや労務管理システムの普及により、専門的な知識や資格が必須ではなくなりました。
しかし、労務管理を行うにあたり、取得していれば役立つ資格もありますので、以下に紹介します。
- 労務管理士 労働基準法の基礎知識、実践で必要な知識が得られる資格です。Web上でも試験を受けられ、取得することが可能です。
- 衛生管理者 健康障害や労災防止を目的とした社内衛生環境を管理する国家資格です。常時50人以上の労働者がいる職場では必ず一人は選任する必要があります。環境改善のスキルが身につきます。
- 社会保険労務士
社会保険労務士法に基づく国家資格です。専門知識が身につき、社会保険の申請代行などが可能となるため、取得していれば企業にとっては非常に有用です。
また、「ビジネス・キャリア検定試験」という業務の遂行能力を測定できる試験も存在します。 選べる試験分野に「労務管理」も含まれていますので、この資格を取得することでキャリアアップにつながるでしょう。
労務管理を円滑に行う際の4つのポイント
労務管理の業務はやらなければならない事も多く、闇雲に取り組んでも効率が悪くなるだけです。円滑に行うためには抑えるべきポイントがいくつか存在します。
以下に4つのポイントを解説します。これらを参考にしてみてください。
ポイント1.煩雑しがちな作業を効率化する
労務管理には専門的な知識が必要となる場面があります。
また、多くの業務をこなすため、作業が煩雑になりがちです。 自社で労務管理を行うことが難しいと感じた場合は、アウトソーシングを検討しましょう。
労務管理の専門家に依頼することで、より安全かつ確実に管理することができます。
また、労務管理システムを導入することで、システムに従った管理を行い、作業の効率化を図ることもできます。自社に合わせた労力確保も重要です。
ポイント2.基本法令への理解を深める
務管理は、労働基準法や労働組合法、マイナンバー法などを含めた遵守しなければならない法令・法律が存在します。これらを理解しないまま労務管理をすることは、管理者として危険であり、法そのものが今後改正される可能性もあります。
法が改正された場合、管理内容が違反していないか都度確認する必要があります。
社会保険労務士やマイナンバー実務検定など、労働法の理解を深める資格も存在するので、取得することでより円滑に管理することができます。
ポイント3.個人情報や機密情報の管理を徹底する
労務管理で取り扱う情報は個人情報であったり、企業の機密情報であったりと絶対に流出してはならないものばかりです。企業が大きければ大きいほど、その数も膨大になっていきます。
昨今では書類形式だけではなく、労務管理システムの導入により電子データでの管理も行われています。
これらを厳重に管理するためにも、セキュリティ機能が充実しているソフトを導入するなどして、管理体制を整える必要があります。
ポイント4.常に課題改善の意識を持つ
労務管理は、会社全体の労働環境を管理することになります。そのため、環境改善の意識は常に持つことが求められます。時代に応じて労働環境が常に最善であるか、もしそうでない場合は問題点を整理し、すぐに改善できるようにする必要があります。
ハラスメントの問題や、残業時間など、注目される問題点は変わっていきます。それらを柔軟に対応し、企業の生産性を高める意識が必要です。
労務管理の今後の課題4つ
労務管理は、帳簿を整理したり、規則を作成したからといって現状維持をしていればいいというものでもありません。ここでは、労務管理の課題について4つ紹介します。
これらの課題を理解し、今後の労務管理に役立ててみましょう。
課題1.変化する労働法への適応
時代が変わるにつれて、それに合わせて労働法も変化していきます。
法が改正された場合は、それに合わせた労務管理が行われていなければなりません。
最近ではコンプライアンスという言葉を聞く機会が増えましたが、それだけ多くの企業がこの問題に意識を向けているということです。
確認を怠って知らないうちに法令違反を犯してしまうことは許されません。定期的に法律を確認し、適切な管理が行われているかを見直すことが必要です。
課題2.多様性のある働き方への対応
「働き方改革」やここ数年のコロナ禍を経て、多くの企業がテレワークの導入やワーケーション、副業・兼業といった職場環境にも「多様性」が生まれました。
雇用形態や採用形態も変化し、これまでの方法では対応できなくなってきています。
しかし、そういった多様性こそすぐに取り入れ、対応することができるのも労務管理の特徴です。規則の見直しや労働契約の整備など、さまざまな価値観や働き方に対応していくことが求められます。
課題3.従業員が働きやすい環境づくり
最近では、仕事と生活のバランスが取れていること、つまりワークライフバランスが重要視されています。誰しもがずっと働き続けることだけを望んでいるわけではありません。仕事も私生活も充実させたいと考えています。
結婚や出産、退職や転職時に従業員が企業へ望む対応も、その基準は上がってきています。
全ての従業員が望む環境を整えることは難しいかもしれませんが、可能な限り要望を取り入れて環境を改善していくことが重要です。
課題4.業務改善による生産性の向上
生産性の向上を目的としている労務管理が行うべきものとして、業務の効率化が挙げられます。効率化を図るためには、バックオフィスや関連部門の業務効率化を考えていかなければなりません。ペーパーレス化により、承認作業などの手間がかなり軽減されました。
このように労務管理業務を効率化することで、生産性を高めます。同じような作業を繰り返していては効率的とは言えません。常に改善の余地がないかを探し続けることが必要です。
まとめ：新しい働き方に合わせた労務管理で、働きやすい会社を目指そう！
人が働く以上、職場の環境というものは常に最善であるのが望ましいです。労務管理はそのような環境を整えるために必須の業務となります。課題は決して簡単ではありませんが、正しい知識と理解度で、よりよい職場環境を作りたいですね。
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